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Sistema de registro y control de asistencia digital;
ORD. N°450
22-jul-2024
El sistema de registro y control de asistencia denominado “Kiosko Abrhilsoft”, presenta serias deficiencias que impiden su utilización en el marco de la relación laboral.
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes
e Informes en Derecho
E29444 (298) 2024
ORD. N°450
MAT.: Sistema de registro y control de asistencia digital.
RORD.: El sistema de registro y control de asistencia denominado "Kiosko Abrhilsoft", presenta serias deficiencias que impiden su utilización en el marco de la relación laboral.
ANTS.: 1) Instrucciones de 01.07.2024 de Jefe (S) de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 31.01.2024 de Sr. Cinue Beltrán Lobato, en representación de empresa "Abrl Sistemas & Proyectos".
SANTIAGO, 22.07.2024
DE:JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A:SR. CINUE BELTRÁN LOBATO
EMPRESA ABRL SISTEMAS & PROYECTOS
PARIS N° 748, OFICINA 71 E
SANTIAGO
cbeltran@abrhil.com
Mediante la presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado "Kiosko Abrhilsoft", y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establece el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021.
Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la empresa señalada, acompañó informe de certificación de la empresa Veltec Informática y Cía., Rut 76.201.051-8, firmado por el Sr. Marcial Navarro Salinas.
En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.
Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han formulado las siguientes observaciones:
1) Respecto del N°2.3, Transmisión automática a la base de datos: Todas las marcaciones realizadas en el sistema -obligatorias u opcionales-, deberán ser transferidas en línea a una base de datos central, sin importar si se trata de equipos fijos o móviles.
Observación: El informe de certificación acompaña evidencia del año 2022 la cual, para estos efectos, se considera obsoleta y, por ende, no permite acreditar el cumplimiento de la exigencia.
2) Respecto del N°2.5, Comprobantes de marcación: Contenido de los comprobantes de marcación. Todos los comprobantes de marcación deberán indicar, a lo menos, la siguiente información:
2.5.1 Respecto del trabajador: g) Código hash o checksum generado.
Observación: No fue posible validar ningún código hash de comprobantes de marcación.
2.5.2 Respecto del empleador: a) Razón social de las personas jurídicas o nombre completo si fuera persona natural.
Observación: La información del comprobante no coincide con los registros de la base de datos.
3) Respecto del N°2.9.6, Acceso a la plataforma web.
a) Acceso de funcionarios de la Dirección del Trabajo.
a.2) Acceso remoto:
a.2.1) Acceso desde equipos fijos ubicados dentro de la red de la Dirección del Trabajo: El sistema deberá validar que el acceso al portal se está realizando desde alguna de las direcciones IP en el rango 200.72.242.0/27, pertenecientes a la Dirección del Trabajo. De este modo, cuando los funcionarios de esta Dirección se conecten desde equipos ubicados dentro de su red no requerirán solicitar acceso a las plataformas.
Observación: La plataforma no cuenta con esta forma de acceso habilitado.
4) Respecto del N°2.9.6.1, Una vez que el sistema haya validado que la conexión la realiza un funcionario de la Dirección del Trabajo, se presentará un vínculo claramente destacado, que permita ingresar o reingresar a la sección de fiscalización. Este vínculo se deberá denominar "Fiscalización D.T.", y deberá quedar ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla.
Observación: Atendido que no se encuentra habilitado el acceso señalado en la letra a.2.1) del N°2.9.6, no se pudo revisar el portal de fiscalización.
5) Respecto del N°2.9.7, Reportes:
Observación: Atendido que no se encuentra habilitado el acceso señalado en la letra a.2.1) del N°2.9.6, no se pudo revisar la reportería exigida al sistema.
6) Respecto del N°2.14, Base de datos: La información contenida en los comprobantes de marcaje deberá ser consistente con aquella contenida en las respectivas bases de datos.
Observación: La información del comprobante no coincide con los registros de la base de datos.
Observación: El informe de certificación acompaña evidencia del año 2022 la cual, para estos efectos, se considera obsoleta y, por ende, no permite acreditar el cumplimiento de la exigencia. La evidencia debe tener el mismo rango de fechas de todo el informe.
7) Respecto del N°2.14.2, Las bases de datos deberán estar protegidas con mecanismos que aseguren la disponibilidad del servicio de almacenamiento de información y de sus respaldos. En tal sentido se podrán implementar, por ejemplo, procesos de replicación en línea de los registros entre dos servidores de base de datos, en la medida que ellos se encuentren distantes unos de otros en, al menos, 5 kilómetros, pudiendo utilizar tecnologías basadas en nube pública privada.
Observación: El informe de certificación acompaña del año 2019 la cual, para estos efectos, se considera obsoleta y, por ende, no permite acreditar el cumplimiento de la exigencia. La evidencia debe tener el mismo rango de fechas de todo el informe.
8) Respecto del N°2.14.6, El servicio de base de datos que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de almacenamiento externos, de tal forma que, en caso de algún incidente, se pueda recuperar la información histórica. Además, las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que prevengan la adulteración de información post - registro.
Observación: No se adjunta evidencia de los respaldos de la plataforma.
9) Respecto del N°3.9.3, Modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones.
Observación: Si bien el informe de certificación indica que el sistema cuenta con la funcionalidad requerida, no se acompaña documentación que sustente dicha afirmación.
10) Respecto del N°3.9.4, Procedimiento de modificación, reemplazo o agregado de marcaciones en relación con el N°3.9.3.
Observación: Si bien el informe de certificación indica que el sistema cuenta con la funcionalidad requerida, no se acompaña documentación que sustente dicha afirmación.
11) Respecto del N°3.9.5, Las modificaciones, eliminaciones, reemplazos, correcciones o llenados de registros omitidos, así como también los correspondientes ingresos, salidas, ausencias o atrasos, siempre deberán quedar visibles en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar dicha acción y averiguar qué ocurrió.
Observación: No se logra validar la evidencia en el sistema.
12) Respecto del N°3.13, Alertas por falta de marcación: Sin perjuicio de lo señalado respecto del llenado de marcaciones faltantes, los sistemas deberán contemplar dos alertas automáticas relativas a la omisión de un registro de inicio o término de actividad:
a) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de inicio de una actividad -jornada, colación, etc.-, contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.
b) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de término de una actividad, por ejemplo, jornada, colación, etc., contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.
Observación: En ambos casos se acompaña evidencia poco clara y sin contexto.
13) Respecto del N°5, Formalidades de la solicitud de autorización, N°5.1-. Menciones de la carta conductora: La carta conductora de la solicitud de autorización debe indicar, como mínimo, lo siguiente:
d) Respecto de la empresa desarrolladora o comercializadora del sistema: Nombre o razón social, domicilio, RUT y correo electrónico de contacto.
Observación: La carta conductora identifica a la empresa solicitante como "ABRL Sistemas & Proyectos" lo cual, sin su forma societaria, no constituye una razón social.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado "Kiosko Abrhilsoft", presenta serias deficiencias que impiden su utilización en el marco de la relación laboral.
Finalmente, en cuanto al reingreso de la solicitud, es necesario tener presente que con fecha 09.05.2024 fue publicada en el Diario Oficial la Resolución Exenta N°38 de 26.04.2024 a la cual, desde esa misma data, deben ajustarse los sistemas electrónicos de registro y control de la asistencia.
Saluda atentamente a Ud.,
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
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