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Sistema de registro y control de asistencia digital;
ORD. N°1475
05-dic-2023
El sistema de registro y control de asistencia presentado por la empresa por la empresa Proiecta Ltda., denominado "Temporis", no se ajusta a todas las exigencias que sobre la materia establece el Dictamen Nº2927/58, de 28.12.2021, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho
E234674 (2239) 2023
ORD.: 1475
MAT.: Sistema de registro y control de asistencia digital.
RORD.: El sistema de registro y control de asistencia presentado por la empresa por la empresa Proiecta Ltda., denominado "Temporis", no se ajusta a todas las exigencias que sobre la materia establece el Dictamen Nº2927/58, de 28.12.2021, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones 24.11.2023 de Jefe (S) Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 14.09.2023 de Sr. Luis Astudillo Gallardo, en representación de empresa Proiecta Ltda.
SANTIAGO, 05.12.2023
DE:JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A:SR. LUIS ASTUDILLO GALLARDO
EMPRESA PROIECTA LTDA.
lastudillo@proiecta.cl
Mediante su presentación de antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado "Temporis", y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establece el Dictamen Nº2927/58, de 28.12.2021.
Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la empresa señalada, acompañó informe de certificación emitido por la empresa Tecinf Aplicada 3D S.p.A., Rut N°76.536.170-2, firmado por el Sr. Eduardo Durán Oliva.
En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.
Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han realizado las siguientes observaciones:
1) Respecto del N° 2.1, Enrolamiento e identificación o autentificación.
Observación: No se acompaña evidencia respecto de todo el numeral.
2) Respecto del N°2.2, Marcaciones: El sistema deberá registrar en forma automática -al momento de la respectiva marcación- el nombre completo del trabajador y el número de su cédula nacional de identidad, indicando fecha, hora, minuto y segundo en que se inicia o termina una actividad, y si corresponde, su ubicación. Además, el registro deberá incluir el nombre o razón social del empleador y su rol único tributario. La misma información contendrán los registros de las demás marcaciones que, opcionalmente, desee incorporar el empleador.
Observación: No se puede verificar la hora de envío de la notificación.
3) Respecto del N°2.2.3, A fin de poder verificar la validez del comprobante de marcación, el sistema deberá contemplar una funcionalidad web que permita consultar la información en línea, a través de la utilización del mismo código hash o checksum.
Observación: No se puede verificar ninguno de los códigos hash o checksum que se envían en el informe.
4) Respecto del N°2.3, Transmisión automática a la base de datos: Todas las marcaciones realizadas en el sistema -obligatorias u opcionales-, deberán ser transferidas en línea a una base de datos central, sin importar si se trata de equipos fijos o móviles.
Observación: No se puede verificar la hora de envío de la notificación.
5) Respecto del N°2.3.1, Excepción: Considerando que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas podría no haber conexión permanente de datos para su transmisión, se considerará ajustado a la norma aquel sistema que permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío posterior a la plataforma Web se realice automáticamente cuando la plataforma recupere la señal. Para cumplir el fin señalado en el párrafo anterior, el sistema deberá contar con una marca de tiempo, vale decir, asignación por medios electrónicos de la fecha y hora en que se efectúa una marcación.
Observación: La evidencia de marcación no corresponde al comprobante enviado.
6) Respecto del N°2.4.5, los correos electrónicos deberán ser remitidos a los trabajadores de forma automática, utilizando para ello cuentas de correo de "sistema", vale decir, no nominativas.
Observación: La evidencia no permite verificar la fecha y hora del envío del comprobante lo que, a su vez, impide determinar si la acción es automática.
7) Respecto del N°2.5, Contenido de los comprobantes de marcación.
Observación: No se puede verificar la hora de envío de la notificación.
8) Respecto del N°2.9.7, Reportes:
Observación: No se pudo obtener ningún reporte de la plataforma.
9) Respecto del N°2.10, Mensaje de alerta de intentos de marcación: Las alertas serán enviadas electrónica y automáticamente al empleador, a fin de detectar fallas a nivel de software o hardware.
Observación: No se puede verificar que las alertas sean envidas electrónica y automáticamente.
10) Respecto del N°2.14.4, Los sistemas deberán remitir diariamente, y de manera automática, un reporte con el detalle de todas las acciones del periodo al respectivo empleador. Lo anterior, con el objeto de garantizar la disponibilidad de la información en caso de fiscalizaciones presenciales o por cambio del proveedor del servicio. Si el reporte, atendida la cantidad de trabajadores, resultare demasiado extenso, se podrá fraccionar por oficinas, locales o faenas, pero manteniendo su carácter diario.
Observación: No se puede verificar que la información sea remitida diaria y automáticamente.
11) Respecto del N°3.6, Inclusión. La utilización de los sistemas y sus componentes no deberán incurrir en actos de discriminación respecto de aquellos trabajadores beneficiarios de las normas sobre inclusión laboral. En virtud de lo señalado, todas las plataformas deberán contemplar, como mínimo, dos medios de enrolamiento y reconocimiento, por ejemplo, parámetros biométricos y claves o tarjetas de aproximación.
Observación: No se pueden verificar los métodos de marcación e identificación al omitir el ítem 2.1, por lo tanto, la evidencia que se adjunta en este numeral no es concluyente.
12) Respecto del N°3.9.3, Modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones: Con el objeto de asegurar que la información contenida en los sistemas sea fidedigna, los empleadores sólo podrán modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones en los siguientes casos:
a) Modificación o reemplazo: El empleador podrá modificar o reemplazar una marcación existente en la plataforma, por ejemplo, para eliminar un atraso o reemplazar una inasistencia por una licencia médica un permiso otorgado con posterioridad a la ausencia.
Observación: Indica que el sistema no lo permite.
13) Respecto del N°3.13, Alertas por falta de marcación: Sin perjuicio de lo señalado respecto del llenado de marcaciones faltantes, los sistemas deberán contemplar dos alertas automáticas relativas a la omisión de un registro de inicio o término de actividad:
a) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de inicio de una actividad -jornada, colación, etc.-, contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.
Observación: No se puede verificar la hora de envío de la notificación.
b) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de término de una actividad, por ejemplo, jornada, colación, etc., contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.
Observación: No se puede verificar la hora de envío de la notificación.
14) Respecto del N°3.27 Trabajo a distancia. Los trabajadores que presten servicios a distancia y los teletrabajadores podrán encontrarse sujetos a un sistema de registro y control de asistencia, el cual, además de los requisitos contenidos en el presente informe, deberá cumplir las condiciones que a continuación se indican:
a) Contemplar una alerta relacionada con el derecho de desconexión del dependiente. En efecto, una vez cargadas las jornadas y tomando como punto de partida la marcación de inicio de jornada, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico a las partes informando que restan 30 minutos para el inicio del derecho a desconexión.
Observación: No se puede verificar la hora de envío de la notificación.
15) Respecto del N°5.1, Menciones de la carta conductora: La carta conductora de la solicitud de autorización debe indicar, como mínimo, lo siguiente:
d) Respecto de la empresa desarrolladora o comercializadora del sistema: Nombre o razón social, domicilio, RUT y correo electrónico de contacto.
Observación: En el campo domicilio sólo se indica "Merced", lo cual no permite dar por cumplida la exigencia.
16) Respecto del N°5.2, Documentos que se deben acompañar a la solicitud: A la carta conductora se deberán acompañar, en documentos separados, el informe de certificación, el diagrama de arquitectura y el informe de vulnerabilidades.
Observación: No acompaña el diagrama de arquitectura de la plataforma.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema electrónico de registro y control de asistencia presentado por la empresa Proiecta Ltda, denominado "Temporis", no se ajusta a todas las exigencias que sobre la materia establece el Dictamen Nº2927/58 de 28.12.2021, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.
Saluda atentamente a Ud.,
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCION DEL TRABAJO
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