ORD.Nº 5254/200

Dictámenes

Registro de Asistencia Computacional. Características.

ORD.Nº 5254/200

17-dic-2004

El sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone CAR S.A., que se detalla en el presente informe, se ajusta a las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional y puede, por consiguiente, estimarse un sistema válido para dichos efectos, de acuerdo a la normativa laboral vigente sobre la materia.

ORD.Nº 5254/200

DEPARTAMENTO JURIDICO

K 14124(1373)/2004

ORD.: Nº 5254/200

MATE.: Registro de Asistencia Computacional. Características.

RDIC.: El sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone CAR S.A., que se detalla en el presente informe, se ajusta a las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional y puede, por consiguiente, estimarse un sistema válido para dichos efectos, de acuerdo a la normativa laboral vigente sobre la materia.

ANT.: 1) Comparecencia personal de don Cristian Zúñiga Pastén, Jefe de Negocios de DBNeT, el 09.12.2004.

2) Solicitud de 29.10.2004, de don Iván Dinamarca Contreras, representante legal de CAR S.A, ingresada en el Departamento Jurídico el 9.11.2004.

FUENTES:

Código del Trabajo, artículo 33.

Decreto Reglamentario N° 969, de 1933, artículo 20.

CONCORDANCIAS :

Dictamen N° 696/27, de 24.01.1996.

SANTIAGO, 17.12.2004

DE : DIRECTOR DEL TRABAJO ( S )

A : SEÑOR IVAN DINAMARCA CONTRERAS, REPRESENTANTE LEGAL DE

CAR S.A.

HUERFANOS N° 1060, 3° PISO,

SANTIAGO/

Mediante la presentación del antecedente Ud. solicita que esta Dirección determine si el sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone, se ajusta a las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional y puede, en consecuencia, estimarse un sistema válido para dichos efectos, de acuerdo a la normativa laboral vigente sobre la materia.

Al respecto, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:

El inciso 1° del artículo 33 del Código del Trabajo, dispone:

" Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o un Mediante la presentación del antecedente Ud. solicita que esta Dirección determine si el sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone, se ajusta a las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional y puede, en consecuencia, estimarse un sistema válido para dichos efectos, de acuerdo a la normativa laboral vigente sobre la materia.

Del precepto legal preinserto se colige que para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, tanto ordinarias como extraordinarias, deberá llevarse un registro, que puede consistir en:

un libro de asistencia del personal,

un reloj control con tarjetas de registro.

La Dirección del Trabajo, por su parte, en ejercicio de las facultades de interpretación y fiscalización que la ley le entrega, que implican adecuar la normativa laboral a una línea de modernidad utilizada por las empresas en esta materia, armonizando la utilización de instrumentos de alta tecnología con el cabal cumplimiento de las disposiciones legales sobre jornada de trabajo y la labor de fiscalización propia de este Servicio, fijó mediante dictamen N° 696/27, de 24 de enero de 1996, las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional para considerar que el mismo constituye un sistema de control de asistencia y de determinación de las horas de trabajo de acuerdo al ordenamiento jurídico laboral vigente.

Básicamente, las exigencias contempladas por el dictamen precedentemente citado, dicen relación con la identidad del trabajador, el registro automático de la misma, de la fecha, hora y minutos en que se inicia y termina la jornada de trabajo, la entrega de reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas, la entrega diaria al trabajador del estado de su asistencia registrada automáticamente y con que el elemento computacional utilizado para el procesamiento directo de la información registrada asegure la inviolabilidad de los datos, requisitos todos que, como puede apreciarse, se ajustan en definitiva, a los objetivos actualizados tenidos en vista por el legislador al establecer los sistemas de registros de asistencia.

Ahora bien, en la especie, se propone un sistema de control de asistencia electrónico que ha sido adquirido a la empresa Ingeniería de Software S.A. y que ha sido licenciado por ésta con el nombre de " DB SOFT- Programación de Turno y Control de Asistencia" e inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual con los números 86.886, el 2 de junio de 1993 y 67.668 y 80.467, el 25 de septiembre de 1991, cumpliendo con las características técnicas que permiten minimizar los riesgos de errores e irregularidades de la información.

Para la implantación del referido sistema de control de asistencia, CAR S.A.l ha adquirido relojes control de alta tecnología a la empresa VIGATEC, los cuales permiten a los trabajadores registrar su asistencia mediante el sistema de Biometría (huella digital), con entrega de registros diarios de entradas y salidas.

De los antecedentes acompañados consta que los mencionados relojes operan con una impresora de vales que entrega el comprobante de entrada-salida en forma automática cuando el trabajador registra su asistencia. Los relojes están integrados en forma batch o en línea y permiten conexión con torniquetes de acceso y hardware de control de casino. Aparece asimismo que el módulo de Control de Asistencia del aludido sistema es una aplicación altamente paramétrica que permite definir las áreas de acceso y las asocia con los Hardware que controlan tal acceso (torniquetes, puertas, etc.) y apoya los siguientes procesos:

Carga la información de marcas de entrada y salidas de los trabajadores, las interpreta y determina las horas extras o bonos a pagar en un período;

Genera informes de asistencia diaria, indicando las horas marcadas y si el trabajador tuvo alguna asistencia justificada;

Traspasa automáticamente las variables calculadas a Remuneraciones;

Define diferentes rangos de períodos de valorización del control de asistencia ( semanales, mensuales, etc.);

Permite cambiar la tarjeta del dependiente en cualquier momento y define sus días libres.

Cabe destacar, por último, que los antecedentes acompañados expresan que la función de control de acceso del sistema especial cuya autorización se solicita está orientado al personal interno de la empresa, caso en el cual está programado para registrar su asistencia y también a las visitas, respecto de las cuales se registra adicionalmente a su identificación, el motivo de la visita, el nombre de la persona a la que se visita y la asignación de la tarjeta que le da derecho al acceso. El Control de casino, por su parte, permite el control del uso de los servicios de alimentación, según la programación diaria del trabajo y el perfil del trabajador, como asimismo, rescatar las marcas de consumo para generar los descuentos correspondientes y realizar análisis estadísticos de los servicios prestados.

Lo expresado en los párrafos que anteceden fue ratificado el 9 de diciembre del presente año, en comparecencia personal a este Servicio de don Cristian Zúñiga Pastén, Jefe de Negocios de DB NeT, empresa proveedora de los sistemas de que se trata y hace posible afirmar que el sistema propuesto cumple con las características o modalidades básicas a que nos hemos referido anteriormente.

En efecto, al tenor de lo expuesto, resulta posible sostener que el sistema propuesto permite mediante una unidad de control electrónico con reloj incorporado, el registro automático de la identidad del dependiente y de la fecha, la hora y minutos en que se inicia y termina una jornada de trabajo, todo esto a través de la huella digital. Entrega, además, reportes semanales de la suma total de las horas trabajadas y diariamente, los datos relativos a la asistencia de los dependientes. Constituye, finalmente, una base cerrada de datos o, en otros términos, contiene datos encriptados, lo que asegura la inviolabilidad de los mismos.

De todo lo expuesto en los párrafos anteriores es posible concluir que en la especie el sistema especial por el que se consulta presenta, en la práctica, las mismas características de un reloj control, razón por la cual debe entenderse comprendido dentro de una de las dos formas de registro expresamente permitidas por la ley para controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, a que nos hemos referido precedentemente.

Con todo, es necesario hacer presente que al utilizar dicho sistema, deberá darse cumplimiento a las normas reglamentarias sobre la materia, contenidas en el Decreto N° 969, de 1933, que se encuentran vigentes, en conformidad a las cuales deberán existir reportes semanales que contengan la suma total de horas trabajadas por cada dependiente, el que los firmará en señal de aceptación.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, consideraciones formuladas y jurisprudencia administrativa contenida en el dictamen N° 696/27, de 24 de enero de 1996, cúmpleme informar que el sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone CAR S.A, que se detalla en el presente informe, se ajusta a las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional y puede, por consiguiente, estimarse un sistema válido para dichos efectos, de acuerdo a la normativa laboral vigente sobre la materia.

Saluda a Ud.,

MARCELO ALBORNOZ SERRANO

ABOGADO

DIRECTOR DEL TRABAJO (S)

FCGB/fcgb

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