ORD. Nº3245

Ordinarios

Sistema de registro y control de asistencia digital;

ORD. Nº3245

21-ago-2014

El dispositivo de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone la empresa Banco BICE de acuerdo a los antecedentes expuestos en su presentación, se ajustaría a las exigencias establecidas en el Ord. Nº 696/027, de 24.01.96. Ello, sin perjuicio de las observaciones que este Servicio, en uso de sus facultades, pueda efectuar en lo sucesivo mediante fiscalizaciones en terreno.

ORD. Nº3245

DEPARTAMENTO JURIDICO

K5380(1344)2014

ORD.: Nº 3245 /

MAT.: Registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo

RORD.: E l dispositivo de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone la empresa Banco BICE de acuerdo a los antecedentes expuestos en su presentación, se ajustaría a las exigencias establecidas en el Ord. Nº 696/027, de 24.01.96. Ello, sin perjuicio de las observaciones que este Servicio, en uso de sus facultades, pueda efectuar en lo sucesivo mediante fiscalizaciones en terreno .

ANT.: 1) Correos electrónicos de 31 y 23.07.2014, del recurrente.

2) Correos electrónicos de 31 y 23.07.2014, del Departamento Jurídico.

3) Presentación de 26.06.2014, de don Juan Pablo Gómez por Banco BICE.

SANTIAGO, 21.08.2014

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. JUAN PABLO GÓMEZ

BANCO BICE

TEATINOS Nº 220

SANTIAGO

Mediante presentación del antecedente 3), complementada mediante correos electrónicos del antecedente 1), solicitan que este Servicio determine si el sistema de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo propuesto cumple con lo dispuesto por el Ord. Nº696/27, de 24.01.96, que establece las características que un mecanismo de tipo electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, debe tener para ser asimilado a alguno de los sistemas de control establecidos por la legislación vigente.

Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. que el artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:

"Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro".

Del precepto legal transcrito se desprende que la asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:

a) Un libro de asistencia del personal, o

b) Un reloj con tarjetas de registro.

Al respecto, cabe precisar que la Dirección del Trabajo mediante Ord. Nº 696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico - computacional, para entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente.

Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro de las facultades de la Dirección del Trabajo, el certificar a priori que las características técnicas de un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.

Por el contrario, la competencia de este Servicio se encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser analizada en cada caso en particular.

En razón de lo expuesto, es que las denominadas solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido Ord. Nº 696/027, y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N° 969, de 1933, conforme al cual se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación. De ello se infiere necesariamente que tales resoluciones no autorizan o deniegan la implementación de un determinado sistema en particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de si cumple o no los requisitos antes señalados, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio.

Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede válidamente implementar un sistema electrónico - computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que las características que debe cumplir un sistema como el que se consulta, de acuerdo a lo señalado en el precitado Ord. Nº 696/27, de 24.01.96, son las siguientes:

a) El sistema deberá permitir, mediante un dispositivo electrónico con reloj incorporado, el registro automático de la identidad del trabajador, la fecha, hora y minutos en que inicia y termina la jornada de trabajo, al deslizar por los lectores del reloj una tarjeta personal de identificación provista de banda magnética.

El sistema propuesto cumpliría con este requisito, toda vez que se informa que permite el registro del trabajador a través de un sistema biométrico mediante huella dactilar y de proximidad. Asimismo, permite discriminar si una marca es de entrada o salida a través de teclado y visor.

b) En caso que el número de tarjeta del trabajador sea distinto a su Rut, dicho número debe mantenerse permanentemente, mientras dure la relación laboral y encontrarse grabado en la banda magnética de la misma e impreso en su parte anterior.

De acuerdo a los antecedentes acompañados, el sistema cumple con el requisito en examen, por cuanto la tarjeta que utiliza tiene impresa el Rol único, no reutilizable, que se mantiene durante toda la vigencia del contrato del trabajador.

c) En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento Nº 969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.

De acuerdo a lo señalado por el solicitante, el sistema consultado entrega los reportes requeridos, por lo que cumple con el requisito mencionado.

d) Asimismo, el sistema computacional de control de asistencia debe también posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su asistencia registrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para lo cual debe contar con una impresora u otro elemento asociado en éste que permita la emisión automática de un comprobante impreso de forma que el trabajador tenga un respaldo diario físico y tangible de su asistencia, cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al establecer los sistemas tradicionales de registro de asistencia.

Según indican los antecedentes examinados, el sistema propuesto emite los comprobantes diarios a través de su impresora térmica, por lo que da cumplimiento al requisito precitado.

e) El reloj incorporado al dispositivo electrónico deberá estar dotado de: 1) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en que cada tarjeta ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por cada trabajador; 2) batería para operación en caso de corte de energía eléctrica, con autonomía de 24 horas; 3) batería para almacenamiento de parámetros de configuración, con autonomía de doce meses; 4) dispositivos para definir si se inicia o termina la jornada de trabajo y 5) puerta de impresora para emitir los comprobantes de los eventos registrados.

De acuerdo a la información proporcionada por el solicitante, el equipo consultado cumple a cabalidad con las características requeridas en este literal, tanto a nivel de software como de hardware.

f) El software que se instale en el computador, que permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en términos que asegure la inviolabilidad de éstos.

Según indica la empresa consultante, el sistema en examen cumple con los requisitos exigidos.

g) La certificación de que el software utilizado está constituido por un sistema cerrado de datos debe ser otorgada por un organismo público competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas.

A fin de dar cumplimiento a este requisito, Ud. acompañó a su presentación el certificado emitido por la empresa Deloitte, instrumento que señala que el software utilizado cumple con los parámetros de seguridad exigidos por este Servicio.

De esta forma, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada, normas legales y reglamentarias precitadas, es posible concluir que el dispositivo de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone la empresa Banco BICE, de acuerdo a su presentación y antecedentes complementarios, se ajustaría a las exigencias establecidas en el Ord. Nº 696/027, de 24.01.96, que debe reunir un sistema de tipo electrónico computacional para poder ser considerado un mecanismo válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo. Ello, sin perjuicio de las observaciones que este Servicio, en uso de sus facultades, pueda efectuar en lo sucesivo mediante fiscalizaciones en terreno.

Saluda a Ud.,