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Documentación Laboral. Documentación Electrónica. Contrato de Trabajo. Firma Electrónica. - Documentación Laboral. Documentación Electrónica. Impedimento físico o geográfico. Firma Electrónica.

ORD. Nº3170/63

05-ago-2011

1) En caso de negativa del trabajador a firmar su contrato de trabajo por medios electrónicos, el empleador debe recurrir al procedimiento señalado en el inciso 3º del artículo 9 del Código del Trabajo. 2) En caso de existir impedimentos físicos o geográficos para suscribir digitalmente la documentación laboral, el empleador debe tomar las providencias necesarias para subsanar los inconvenientes y permitir la firma del trabajador.

DEPARTAMENTO JURIDICO
K. 5430(842)2011

ORD.: Nº 3170 / 063 /
MAT.: - Documentación Laboral. Documentación Electrónica. Contrato de Trabajo. Firma Electrónica.
- Documentación Laboral. Documentación Electrónica. Impedimento físico o geográfico. Firma Electrónica.

RDIC.: 1) En caso de negativa del trabajador a firmar su contrato de trabajo por medios electrónicos, el empleador debe recurrir al procedimiento señalado en el inciso 3º del artículo 9 del Código del Trabajo .
2) En caso de existir impedimentos físicos o geográficos para suscribir digitalmente la documentación laboral, el empleador debe tomar las providencias necesarias para subsanar los inconvenientes y permitir la firma del trabajador.

ANT.: 1) Instrucciones de 13.07.2011, de Jefa Departamento Jurídico.
2) Presentación de 24.05.2011, de Sra. Paula Martínez Osorio, Subgerente Organización y Recursos Humanos, empresa COLBÚN S.A.
FUENTES: Código del Trabajo, artículos 7º, 8º, 10º, 9º, 11º . Ley Nº19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma .
CONCORDANCIAS: Dictamen N° 3161/064, de 29.07.2008.

SANTIAGO, 05.AGOSTO.2011

DE : DIRECTORA DEL TRABAJO

A : SRA PAULA MARTÍNEZ OSORIO

SUBGERENTE ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS

EMPRESA COLBÚN S.A.

AVENIDA APOQUINDO Nº 4775, PISO 11

LAS CONDES/

Mediante presentación del antecedente 2), Ud. Señala que actualmente se encuentran analizando la posibilidad de implementar un proyecto de firma electrónica, el que importaría por un lado la firma digital de la documentación laboral y, por otro, la centralización de los antecedentes mediante un sistema informático.

Indica su presentación, asimismo, que durante el proceso de análisis señalado les han surgido una serie de interrogantes, motivo por el cual plantean las siguientes consultas:

1-. Procedimiento a seguir en caso que el trabajador se niegue a firmar la documentación laboral mediante firma electrónica.

2-. Procedimiento a seguir en caso que el trabajador se encuentre imposibilitado para firmar documentación laboral mediante firma electrónica.

3-. Procedimiento a seguir en caso que el trabajador se encuentre imposibilitado geográficamente para firmar documentación laboral mediante firma electrónica. Lo anterior, en el caso de existir impedimentos para implementar los mecanismos tecnológicos.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1.- En cuanto a la consulta signada con este número, cabe indicar que el artículo 1º de la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, establece entre otros, el principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el del papel escrito en los actos y contratos celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del Estado.

Agrega el inciso final del mismo artículo que "Toda interpretación de los preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los preceptos señalados."

Complementa este principio de equivalencia, el principio de eficacia a que se refiere el inciso 1º del artículo 3º del mismo cuerpo legal, al precisar en lo que interesa, que "los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que celebrados por escrito y en soporte de papel."

Ahora bien, en lo que respecta a los contratos de trabajo, cabe señalar que el inciso 1º del artículo 9º del Código del Trabajo dispone:

"El contrato de trabajo es consensual; deberá constar por escrito en el plazo a que se refiere el inciso siguiente, y firmarse por ambas partes en dos ejemplares, quedando uno en poder de cada contratante."

Por su parte, el artículo 11º del mismo cuerpo legal expresa:

"Las modificaciones del contrato de trabajo se consignarán por escrito y serán firmadas por las partes al dorso de los ejemplares del mismo o en documento anexo."

Como se aprecia, la escrituración del contrato de trabajo no constituye un requisito de la esencia del mismo, sino que ha sido impuesta como obligación por el legislador para efectos probatorios, como lo ha establecido la reiterada doctrina de este Servicio contenida, entre otros, en Ord. Nº5056, de 23.10.84, conforme al cual la escrituración del contrato tiene como objetivo servir de prueba de lo pactado entre empleador y trabajador, y el incumplimiento de esta obligación acarrea para el empleador la aplicación de multa administrativa.

De tal manera, forzoso es razonar que la forma y los medios en que se proceda a practicarla, en nada alteran la naturaleza consensual del contrato en comento y por ende, en tanto dicha escrituración contenga las menciones mínimas de todo contrato de trabajo establecidas en el artículo 10 del Código del Trabajo, resultará irrelevante que se practique por medios manuscritos, mecánicos, electrónicos o computacionales, siempre que aquellos no impidan el otorgamiento del ejemplar del contrato de trabajo que el dependiente requiere mantener en su poder.

Conforme a lo señalado, y considerando que la voluntad es posible de ser manifestada de múltiples formas, resultará irrelevante que ella se exteriorice por medios electrónicos, mecánicos u otros, para dar origen a una relación laboral regida por el art. 7º del mismo cuerpo legal.

Corrobora lo anterior, el que nuestro ordenamiento jurídico establece en el artículo 8º del Código del Trabajo la existencia de un contrato de trabajo cuando la prestación de los servicios personales del trabajador se efectúa bajo dependencia y subordinación del empleador, aún cuando no hayan suscrito un contrato de trabajo entre ellas.

Lo señalado es consecuencia de que la relación laboral es la que genera efectivamente derechos y obligaciones entre las partes y constituye en nuestra normativa una manifestación del principio de primacía de la realidad, conforme al cual deberá estarse a la realidad de los hechos por sobre lo que indiquen los documentos, al momento de analizar si estamos en presencia o no, de una relación laboral.

La doctrina expuesta se encuentra en armonía con lo señalado por este Servicio mediante dictamen N°3161/064, de 29.07.2008.

Aclarado lo anterior, es decir, que no existe inconveniente para la suscripción electrónica de documentación laboral, cabe señalar que si un dependiente se negare a suscribir a través de medios electrónicos su contrato de trabajo o las modificaciones al mismo, el empleador deberá proceder de acuerdo a lo prescrito en el inciso 3º del artículo 9º del Código del Trabajo, cuyo texto dispone:

"Si el trabajador se negare a firmar, el empleador enviará el contrato a la respectiva Inspección del Trabajo para que ésta requiera la firma. Si el trabajador insistiere en su actitud ante dicha Inspección, podrá ser despedido, sin derecho a indemnización, a menos que pruebe haber sido contratado en condiciones distintas a las consignadas en el documento escrito."

En efecto, como se señalara en los párrafos precedentes, el principio de equivalencia del soporte de los medios electrónicos y el papel escrito, importa dar igual tratamiento jurídico a ambos tipos de documentación.

De tal modo, al no existir una disposición que regule la materia consultada para el caso de la documentación electrónica, debe necesariamente recurrirse al procedimiento señalado en el precitado inciso 3º del artículo 9º del Código del Trabajo, para lo cual el empleador deberá necesariamente generar una copia en papel del documento a firmar, a fin de remitirlo a la Inspección del Trabajo que corresponda.

En consecuencia, cabe estimar que la falta de una norma expresa que regule la materia consultada, debe ser subsanada por el empleador recurriendo al procedimiento señalado en el inciso 3º del artículo 9º del Código del Trabajo.

2.- En cuanto a la consulta signada con este número, cabe señalar que del texto del artículo 9º del Código del Trabajo, es dable colegir que sobre el empleador pesa la obligación de tomar las providencias necesarias para que ambas partes de la relación laboral firmen el contrato respectivo, dentro de los plazos legales, bajo el apercibimiento de ser sancionado con una multa a beneficio fiscal de una a cinco unidades tributarias mensuales, de acuerdo a lo señalado por el inciso 2º del precepto en análisis.

Por ende, si el trabajador se viera impedido por causas físicas de suscribir la convención de manera electrónica, las partes deberán firmar el texto en soporte de papel, dado que el legislador no ha contemplado ninguna causal de exención a la obligación de firmar el contrato de trabajo establecida en el inciso 1º del precitado artículo 9º del Código del Trabajo.

3.- Respecto de su consulta signada con este número, es dable reiterar lo señalado en los párrafos que anteceden, en cuanto, a que no existe ninguna causa legal que pueda sostenerse para dejar de cumplir con la obligación de escrituración del contrato de trabajo.

Por lo tanto, en caso de existir impedimentos geográficos que no permitan al trabajador firmar digitalmente la respectiva convención es el empleador quien tendrá que buscar la forma de subsanar el problema recurriendo, por ejemplo, al soporte de papel o solucionando los problemas de software o hardware que impiden la firma del dependiente.

Finalmente, resulta necesario señalar que la centralización de la documentación laboral, debe realizarse de acuerdo a los parámetros de seguridad indicados por este Servicio mediante dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008, debiendo siempre entregar al trabajador su copia del documento firmado por las partes, sea en soporte de papel o digital.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, doctrina enunciada y consideraciones expuestas, cumplo con informar a Ud., lo siguiente:

1) En caso de negativa del trabajador a firmar su contrato de trabajo por medios electrónicos, el empleador debe recurrir al procedimiento señalado en el inciso 3º del artículo 9 del Código del Trabajo.

2) En caso de existir impedimentos físicos o geográficos para suscribir digitalmente la documentación laboral, el empleador debe tomar las providencias necesarias para subsanar los inconvenientes y permitir la firma del trabajador.

Saluda a Ud.,

MARÍA CECILIA SÁNCHEZ TORO
ABOGADA

DIRECTORA DEL TRABAJO
MAO/FCGB/RCG
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