ORD. N°1012/20

Dictámenes

Finiquito; Suscripción mediante firma electrónica; Procedencia;

ORD. N°1012/20

27-feb-2015

Atiende presentación de Sr. Álvaro González Riedemann, en representación de empresa Acepta.com S.A.

DICT. N°1012/20

DEPARTAMENTO JURIDICO

K9238 (1599) 2014

ORD.: N° 1012 / 020 /

MAT.: Finiquito; Suscripción mediante firma electrónica; Procedencia;

RDIC.: Atiende presentación de Sr. Álvaro González Riedemann, en representación de empresa Acepta.com S.A.

ANT.: 1) Comparecencia personal de 12.02.2015, de Sr. Gonzalo Toledo Brito, en representación de empresa Acepta.com S.A.

2) Memo N°228, de 17.11.2014, de Jefe Departamento de Tecnologías de la Información.

3) Memo N°57, de 06.11.2014, de Jefe Departamento Jurídico.

4) Presentación de 07.08.2014, de Sr. Álvaro González Riedemann, en representación de empresa Acepta.com S.A.

FUENTES: Artículo Nº177 del Código del Trabajo.

CONCORDANCIAS: Dictamen N°3161/064, de 29.07.2008.

SANTIAGO, 27.02.2015

DE : DIRECTOR DEL TRABAJO

A : SR. ÁLVARO GONZÁLEZ RIEDEMANN

EMPRESA ACEPTA.COM S.A.

AVENIDA PROVIDENCIA N°1760, PISO 7

PROVIDENCIA

Mediante su presentación de antecedente 4), complementada mediante comparecencia personal de antecedente 1), solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio respecto de la posibilidad implementar en notarías un sistema de firma electrónica para finiquitos laborales.

Respecto del procedimiento de firma de los finiquitos, señala en su presentación que han desarrollado un sistema para suscribir documentos con firma electrónica, utilizando para ello la huella digital de los firmantes, previa verificación de identidad biométrica por medio de la misma huella dactilar, la cual se encontraría almacenada en su base de datos, contando siempre con la autorización de los titulares a fin de poder usar esta para los fines de verificación de identidad.

Agregan que dicho procedimiento se encontraría acorde a lo señalado en los dictámenes N°3161/064 de 29.07.2008 y N°5172 de 06.12.2010, así como en el dictamen N°4348 de 11.11.2013.

Al respecto, es dable precisar que el inciso 1° del artículo 3°, de la Ley N°19.799, dispone:

"Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."

Por su parte, el inciso 2° de la misma norma, prescribe en su letra b):

"Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos otorgados o celebrados en los casos siguientes:

b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes,"

Como puede apreciarse del texto transcrito, excepcionalmente respecto de aquellos actos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, no será aplicable lo dispuesto en el inciso 1° del citado artículo, esto es, no resultaría aplicable el principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el del papel, por existir un requisito especial para la validez de dicho acto o contrato que no puede satisfacerse a través de medios electrónicos.

A contrario sensu, es posible inferir que no habiendo norma legal que lo prohíba expresamente, la documentación que emana de las relaciones laborales puede ser firmada a través de medios electrónicos, conclusión armónica con lo resuelto por esta Dirección en dictamen N°789/15, de 16.02.2015.

A partir de lo expuesto, y atendiendo que los finiquitos laborales requieren, para poder ser invocados por el empleador y gozar de mérito ejecutivo, ser ratificados por el trabajador ante un ministro de fe -notario público o un Inspector del Trabajo-, es que la recurrente ha desarrollado un sistema que permite reunir los requisitos necesarios para que los documentos de que se trata puedan ser suscritos mediante firma electrónica, de acuerdo al siguiente esquema:

i) El empleador o su representante suscribe electrónicamente el finiquito mediante huella digital, previa verificación de su identidad por medio de la misma huella dactilar, a través de un lector biométrico instalado en la oficina de la empresa.

ii) Una vez suscrito el documento por el empleador, éste es enviado al correo electrónico personal del trabajador y al del notario público, respectivamente, junto con la información necesaria para que el trabajador acuda a la Notaría Pública correspondiente, a suscribir el documento (dirección, hora de atención, funcionario a cargo).

iii) Se envían electrónicamente al ministro de fe los documentos necesarios, esto es, cédula nacional de identidad de los comparecientes, proyecto de finiquito, liquidación de remuneración del mes anterior del trabajador, copia del contrato de trabajo, planillas de cotizaciones previsionales pagadas del trabajador y su cartola previsional actualizada.

iv) El trabajador concurre a la notaría pública y ante el ministro de fe ratifica y firma electrónicamente el finiquito mediante huella digital, previa verificación de su identidad por medio de su misma huella dactilar a través de un lector biométrico instalado en el oficio del notario.

v) Una vez que el finiquito se encuentra firmado por las partes en la forma señalada y ratificado por el trabajador, el notario público procede a suscribir el documento también mediante firma electrónica.

vi) Por último, se envía el documento electrónico al correo electrónico del trabajador y al de la empresa.

Aclarado lo anterior, resulta necesario señalar que para resolver la consulta de que se trata se solicitó un pronunciamiento técnico al Departamento de Tecnologías de la Información de este Servicio, trámite evacuado mediante memorándum del antecedente 2).

En su informe el Departamento citado expone, básicamente, que no se realizan observaciones al mecanismo planteado, toda vez que se utilizan medios y herramientas que permiten validar la identidad del trabajador, esto es, mediante firma electrónica simple (huella) e interviene, además, la certificación por parte de un ministro de fe (notario).

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe impedimento para que la empresa Acepta.com S.A., utilice un procedimiento de firma electrónica para los finiquitos laborales.

Saluda a Ud.,

CHRISTIAN MELIS VALENCIA

ABOGADO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

JFCC/SOG/RCG

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