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Documentación laboral; Resolución que autoriza centralizar la documentación; Subcontratación; Empresa principal; Empresa subcontratista; Individualización de las faenas;
ORD. N°5814
30-nov-2017
La resolución que autoriza la centralización de la documentación laboral y previsional, debe incluir la ubicación de los lugares en que prestan servicios los trabajadores a quienes se refiere dicha resolución, ya sea que estos cumplan labores en locales de la subcontratista o en sucursales de la empresa principal.
DEPARTAMENTO JURIDICO
K. 2222 (572) 2017
ORD.:5814/
MAT.: Documentación laboral; Resolución que autoriza centralizar la documentación; Subcontratación; Empresa principal; Empresa subcontratista; Individualización de las faenas;
RORD.: La resolución que autoriza la centralización de la documentación laboral y previsional, debe incluir la ubicación de los lugares en que prestan servicios los trabajadores a quienes se refiere dicha resolución, ya sea que estos cumplan labores en locales de la subcontratista o en sucursales de la empresa principal.
ANT.: 1) Pase N°435 de 15.11.2017, de Jefe Departamento de Inspección.
2) Pase N°430 de 02.11.2017, de Jefe Departamento Jurídico.
3) Presentación de 14.03.2017 de Nicole Pitronello, Abogado Adecco Recursos Humanos S.A.
SANTIAGO, 30.11.2017
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : NICOLE PITRONELLO CORNEJO
ADECCO RECURSOS HUMANOS S.A.
ROSARIO NORTE N°100, PISO 10
LAS CONDES/
Mediante presentación del antecedente 3) se ha solicitado un pronunciamiento jurídico de esta Dirección, en orden a determinar si la resolución N°1338/423, de 05.09.2014, que autoriza la centralización de documentación laboral y previsional de la empresa requirente, debe incluir la ubicación de las sucursales de la empresa principal en la que prestan servicios los trabajadores subcontratados.
Sobre el particular, cúmpleme informar a Ud. que el inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, expresa:
“Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones.”
La norma legal transcrita establece la obligación para el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez, facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.
Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a través de dictamen Nº3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el precitado inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, no debe ser un obstáculo para el desarrollo de procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre modernidad y eficiencia, al permitir el cabal cumplimiento de las disposiciones legales y faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes.
Asimismo, debe tenerse en consideración lo dispuesto en los incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9° del Código del Trabajo, cuyo texto indica:
“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes.
Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.
La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código.”
De las disposiciones legales precitadas, es posible inferir que la centralización de documentación –en papel o en formato electrónico– que emana de las relaciones laborales debe contar, previo a su materialización, con la autorización de esta Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa contenida en la Orden de Servicio N°01, de 26.01.2010, como también, a lo señalado mediante dictamen Nº3161/64, de 29.07.2008, que establece los requisitos para considerar que un software de centralización de documentación da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967.
Ahora bien, en la especie, de los antecedentes acompañados a su presentación, consta que la empresa recurrente cuenta con la resolución N°1338/423, de 05.09.2014, que autoriza la centralización de la documentación laboral y previsional, correspondiente al personal que presta servicios en las sucursales, obras o faenas descritas en la misma.
Por su parte, de la información proporcionada, aparece que la empresa a la que Ud. representa, presta servicios en régimen de subcontratación, cuyos trabajadores cumplen labores en dependencias de la empresa principal.
En tales circunstancias, su consulta va dirigida a resolver sobre la procedencia de incluir, en la respectiva resolución, la ubicación de las faenas, sucursales o locales de la empresa principal, donde sus trabajadores prestan servicios.
Al respecto, cabe señalar que, a fin de dar respuesta a su solicitud, se solicitó informe al Departamento de Inspección, el que, mediante Pase del antecedente 1), precisó que lo que se autoriza a centralizar es la documentación laboral y previsional de los trabajadores que laboran en los locales, faenas o sucursales individualizados en la respectiva resolución.
Con arreglo a lo precedentemente expuesto, no cabe sino concluir que la resolución que autoriza la centralización de la documentación laboral y previsional, debe incluir la ubicación de los lugares en que prestan servicios los trabajadores a quienes se refiere dicha resolución, ya sea que estos cumplan labores en locales de la subcontratista o en sucursales de la empresa principal.
En consecuencia, sobre la base de las consideraciones formuladas, disposiciones legales citadas e informe expuesto, cumplo con informar a Ud. que sobre la materia en consulta debe estarse a lo expresado en el cuerpo del presente oficio.
Saluda a Ud.,
LORETO BARRERA PEDEMONTE
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
RGR/MBA
Distribución:
Jurídico,
Parte,
Control.
