ORD. N°4304

Ordinarios

Remuneraciones; Anexo de comprobantes de remuneraciones; Entrega y envío electrónico;

ORD. N°4304

04-nov-2014

Atiende Presentación de 19.05.2014, de empresa Fotográfica Forestier S.A.J

ORD. N°4304

DEPARTAMENTO JURIDICO

K5609 (1147) 2014

ORD.: N° 4304 /

MAT.: Remuneraciones; Anexo de comprobantes de remuneraciones; Entrega y envío electrónico

RORD.: Atiende Presentación de 19.05.2014, de empresa Fotográfica Forestier S.A.J

ANT.: 1) Instrucciones de 15.09.2014, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Instrucciones de 17.07.2014, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

3) Presentación de 19.05.2014, de Sr. José Francisco Gana Vergara, en representación de empresa Fotográfica Forestier S.A.

SANTIAGO, 04.11.2014

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. JOSÉ FRANCISCO GANA VERGARA

EMPRESA FOTOGRÁFICA FORESTIER S.A.

CAMINO DE LA COLINA Nº1447

HUECHURABA

Mediante presentación del antecedente, solicita de este Servicio un pronunciamiento jurídico respecto de la posibilidad de implementar un sistema informático que les permita visualizar a los trabajadores los comprobantes de remuneraciones a que se refiere el artículo 54 bis del Código del Trabajo.

Al respecto, cúmpleme informar a Ud., que el empleador se encuentra obligado a entregar a sus dependientes, conjuntamente con el pago de sus remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación se indican:

Monto de la remuneración pagada,

Forma como se determinó dicha remuneración, y

Descuentos practicados.

Sobre el particular, este Servicio ha señalado mediante dictamen Nº3161/ 064, de 29.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.

La conclusión anterior encuentra su fundamento en la reiterada y uniforme doctrina de este Servicio, contenida entre otros en dictamen Nº7301/341, de 12.12.94, según la cual no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación, por lo que resultaría jurídicamente procedente estimar que dichos comprobantes, emitidos electrónicamente, se encontrarían entre aquellos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir, sin respaldo material, en tanto el documento electrónico permita hacer efectivas las labores de fiscalización, y el sistema conforme al cual se practique garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe entenderse previa autorización de este servicio.

Ahora bien, aclarado lo anterior, debe mencionarse que en el inciso 3º, del artículo 54 bis, del Código del Trabajo, el legislador ha establecido la obligación para el empleador de añadir a la liquidación de remuneraciones un anexo que forma parte de ésta, que debe contener los montos, bonos, premios u otros incentivos, con explicación del detalle de la operación que originó el estipendio y la forma de calcularlo.

Al respecto, debe tenerse en consideración que la norma precitada complementa lo dispuesto en el inciso 3º del artículo 54, del mismo cuerpo normativo, de lo que se infiere que la obligación adicional que la ley atribuye al empleador de acompañar un anexo al comprobante de remuneraciones, que contenga información detallada sobre comisiones, entre otras retribuciones, debe interpretarse y entenderse en armonía con lo ya resuelto por éste Servicio respecto a la materia y, en especial, con la jurisprudencia administrativa que se ha pronunciado sobre la legalidad de proporcionar el referido comprobante por medios informáticos.

En estas condiciones, es dable colegir que tanto el comprobante de remuneraciones analizado como su anexo, pueden ser emitidos y remitidos por vía electrónica, conclusión que se encuentra en armonía con la jurisprudencia administrativa de esta Dirección contenida, entre otros, en los Ordinarios Nº816, de 20.02.2013 y Nº2840, de 18.07.2013.

Precisado lo anterior, es dable indicar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, mediante Ord. Nº4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada y remitida de manera electrónica.

Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de remuneraciones. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, sus liquidaciones y anexos de remuneraciones deberán ser entregados en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección o estampada la última firma, si corresponde, el sistema debe enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador.

No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Como puede apreciarse, si bien este Servicio no se opone al uso de una intranet o correos institucionales como medios para difundir o comunicar la documentación laboral, no se consideran medios idóneos para dar por cumplida la obligación del empleador de poner en conocimiento de sus trabajadores dichos antecedentes. Dicho objetivo sólo puede ser alcanzado, como se indicó previamente, mediante la remisión de los antecedentes a casillas de correo particulares, previa autorización de los propios dependientes.

En suma, no basta con poner a disposición del trabajador su documentación laboral electrónica, como plantea el sistema propuesto, sino que por el contrario, el sistema informático utilizado debe garantizar su envío a los dependientes.

Aclarado lo anterior, vale decir, que no existe inconveniente para confeccionar, procesar y enviar mediante correos electrónicos la documentación que emana de la relación laboral, es dable señalar que de acuerdo a la uniforme y reiterada jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, cuya copia se acompaña, la solución informática que se utilice para tal fin se encuentra dentro de la categoría de los sistemas de centralización de documentación laboral.

Ello, por cuanto el sistema permitirá, como se señaló, no sólo generar los comprobantes referidos, sino también, almacenarlos, comunicarlos y administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir con las exigencias vigentes sobre la materia.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe inconveniente para que un empleador emita electrónicamente los comprobantes de pago de remuneraciones, sus anexos, en la medida que la emisión y su envío posterior se realice de acuerdo a lo indicado en el presente informe.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

SOG/RCG

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