Noticias
Ordinarios
Documentación laboral; Sistema electrónico;
ORD. N°4952
17-oct-2019
La documentación acompañada para respaldar las características técnicas del sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado “Mis Liquidaciones”, no da cuenta del cumplimiento de las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015.
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E3183 (214) 2019
ORD. N°4952
MAT.: Documentación laboral; Sistema electrónico;
RORD.: La documentación acompañada para respaldar las características técnicas del sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado "Mis Liquidaciones", no da cuenta del cumplimiento de las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015.
ANT.: 1) Instrucciones de 10.10.2019, de Jefe Departamento Jurídico y Fiscal.
2) Instrucciones de 19.08.2019 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
3) Instrucciones de 22.04.2019 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
4) Presentación de 25.01.2019 de Sr. Edgardo Quintanilla Muñoz, en representación de empresa Investigación, Desarrollo e Innovación en Tecnologías de la Información S.p.A.
SANTIAGO, 17.10.2019
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR. EDGARDO QUINTANILLA MUÑOZ
equintanilla@editi.cl
INVESTIGACIÓN, DESARROLLO E INNOVACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN S.P.A.
RAFAEL CAÑAS N°270, OFICINA 34
PROVIDENCIA
Mediante presentación del antecedente 4), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de comercializar una plataforma Web, denominada "Mis Liquidaciones", la cual permita generar, firmar, gestionar y notificar los comprobantes de pago de remuneraciones a través de medios electrónicos.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Esta medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Precisado lo anterior, es necesario señalar que el inciso 3° del artículo 54 del Código del Trabajo, dispone:
"Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas."
De la norma precitada se infiere que la ley obliga al empleador a entregar a sus dependientes, conjuntamente con el pago de sus remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación se indican:
a. Monto de la remuneración pagada,
b. Forma como se determinó dicha remuneración, y
c. Descuentos practicados.
Sobre el particular, este Servicio ha señalado mediante dictamen Nº3161/064, de 29.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.
Se fundamenta lo resuelto, en la circunstancia de que conforme a la reiterada y uniforme doctrina de este Servicio, contenida entre otros en dictamen Nº7301/341, de 12.12.94, no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación, por lo que resultaría jurídicamente procedente sostener que los comprobantes de remuneraciones emitidos electrónicamente serían de aquellos documentos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir, sin respaldo material, en tanto el respaldo electrónico permita hacer efectivas las labores de fiscalización y el sistema que las genere garantice la fidelidad de su información.
Ahora bien, en cuanto a la plataforma por la que se consulta, debe indicarse que la documentación tenida a la vista para la confección del presente informe no da cuenta del cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el citado dictamen N°0789/15, de 16.02.2015 dado que, por ejemplo, no menciona si existen restricciones a las facultades de fiscalización de esta Dirección.
Finalmente, es dable indicar que la generación, firma, gestión y envío de la documentación laboral electrónica no requiere autorización previa de esta Dirección, existiendo como única obligación que los empleadores utilicen sistemas computacionales que se ajusten a las exigencias legales y administrativas vigentes sobre la materia.
En consecuencia, sobre la base de la norma legal citada, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la documentación acompañada a su presentación, para respaldar las características técnicas del sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado "Mis Liquidaciones", no da cuenta del cumplimiento de las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015.
Saluda atentamente a Ud.,
DAVID ODDÓ BEAS
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
MBA/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes.
