ORD. N°6183

Ordinarios

Documentación laboral; Comprobante de remuneraciones; Entrega electrónica;

ORD. N°6183

29-dic-2016

Emisión y entrega electrónica de comprobantes de remuneraciones. ANT.: Presentación de Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Aérea Ltda., de 10.11.2016, recibida el 24.11.2016.

ORD. N°6183

DIRECCION DEL TRABAJO

DEPARTAMENTO JURIDICO

K11605(2583)2016

ORD. N°6183/

MAT.: Documentación laboral; Comprobante de remuneraciones; Entrega electrónica;

RORD.: Emisión y entrega electrónica de comprobantes de remuneraciones. ANT.: Presentación de Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Aérea Ltda., de 10.11.2016, recibida el 24.11.2016.

SANTIAGO, 29.12.2016

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO UNIÓN AÉREA LTDA.

ALAMEDA LIBERTADOR BERNARDO O´HIGGINS Nº 2274

SANTIAGO/

Mediante presentación del antecedente, se consulta sobre la forma de proceder para entregar comprobantes de liquidaciones de remuneraciones por medio digital.

Al respecto, cabe recordar que el inciso 3º del artículo 54 del Código del Trabajo establece:

"Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas".

Asimismo, el inciso 3º del artículo 54 bis del citado cuerpo legal precisa:

"Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, y conforme a lo señalado en los incisos precedentes, las liquidaciones de remuneraciones deberán contener en un anexo, que constituye parte integrante de las mismas, los montos de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que recibe el trabajador, junto al detalle de cada operación que le dio origen y la forma empleada para su cálculo".

En estas condiciones, el empleador se encuentra en la obligación de extender y entregar al trabajador un comprobante de la liquidación de las remuneraciones, y cuando proceda, deberá además agregar a éste, un anexo que para todos los efectos legales forma parte del comprobante principal, donde constarán las comisiones, bonos, premios u otros incentivos.

Ahora bien, la jurisprudencia a administrativa de esta Dirección, entre otros, Ordinarios Nºs 0155/004, de 11.01.2016, 0789/015, de 16.02.2015, 4304, de 04.11.2014 y 2571, de 11.07.2014, que se acompañan, ha dejado establecido que toda la documentación laboral electrónica - incluidos los comprobantes de remuneraciones - debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que los comprobantes de remuneraciones en que incide la consulta, sea confeccionada, procesada y remitida de manera electrónica.

Es decir, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de remuneraciones. Por tanto, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, sus liquidaciones y anexos de remuneraciones deberán ser entregados en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección o estampada la última firma, si corresponde, el sistema debe enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador.

No es razonable su envío a casillas institucionales, pues ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedarían impedidos de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Finalmente, debe tenerse especialmente presente lo consignado en el Ordinario Nº 0155/004, citado precedentemente, que detalla las dos formas de transición de una plataforma documental de papel a otra electrónica, esto es, digitalizando la documentación, y la otra alternativa, reemplazando la documentación en soporte de papel por una nueva en formato electrónico.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que reunidos los requisitos precedentemente descritos, no existe inconveniente para que esa entidad financiera emita y entregue electrónicamente los comprobantes de pago de remuneraciones, y sus anexos; en la medida que se ajuste a lo descrito en el presente informe.

Saluda a Ud.