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Documentación laboral; Digitalización; Sistema Electrónico;
ORD. N°5565
03-dic-2019
1. El procedimiento de digitalización presentado por la recurrente se ajusta a la doctrina de este Servicio vigente sobre la materia. 2. Frente a esta Dirección, las copias de los documentos laborales microfichados, microcopiados o digitalizados (escaneados) tienen el mismo valor jurídico. 3. No existe inconveniente para que los empleadores centralicen digitalmente la documentación laboral, y ofrezcan documentos digitalizados durante los procesos de fiscalización de esta Dirección, en la medida que ello se realice de acuerdo con la doctrina vigente sobre la materia.
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E41456 (2227) 2019
ORD. N°5565
MAT.: Documentación laboral; Digitalización; Sistema Electrónico;
RORD.: 1. El procedimiento de digitalización presentado por la recurrente se ajusta a la doctrina de este Servicio vigente sobre la materia.
2. Frente a esta Dirección, las copias de los documentos laborales microfichados, microcopiados o digitalizados (escaneados) tienen el mismo valor jurídico.
3. No existe inconveniente para que los empleadores centralicen digitalmente la documentación laboral, y ofrezcan documentos digitalizados durante los procesos de fiscalización de esta Dirección, en la medida que ello se realice de acuerdo con la doctrina vigente sobre la materia.
ANT.: 1) Revisión de 28.11.2019, de Jefe Departamento Jurídico y Fiscal.
2) Presentación de 09.10.2019 de Sra. Paola Francisca Arce, en representación de empresa AdiosPapel S.p.A.
SANTIAGO, 03.12.2019
DE:JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A:SRA. PAOLA FRANCISCA ARCE
EMPRESA ADIOSPAPEL S.P.A.
paola.arce@adiospapel.cl
Mediante presentación del antecedente, solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio respecto de las siguientes consultas:
1. En primer lugar, consulta si el flujo de digitalización de la documentación laboral en formato de papel, propuesto en su presentación, se ajustaría a la jurisprudencia administrativa vigente sobre la materia.
2. En segundo término, consulta si frente a esta Dirección, los documentos laborales microfichados, microcopiados o digitalizados tendrían el mismo valor legal.
3. Finalmente, consulta si, tal como lo indica el Ord. N°2550 de 08.06.2017, frente a los procesos de fiscalización es posible ofrecer copias digitalizadas de la documentación laboral con el objeto de mantenerla centralizada.
Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
1. Respecto de su primera consulta, cabe señalar que el fujo de digitalización que propone se estructura en los siguientes pasos:
I-. Agrupamiento de la documentación en soporte de papel según los requerimientos del cliente (por trabajador, fecha, local o tipo de documento).
II-. Se digitalizarían los documentos mediante equipos modernos de alto volumen de operaciones, capaces de procesar de 80 a 100 imágenes por minuto o tasas incluso superiores, lo que aseguraría la calidad y fidelidad de las imágenes.
III-. El proceso mismo de digitalización se desarrolla ante un ministro de fe y luego los documentos se envían a un repositorio con la estructura solicitada por cada cliente. Esto permite que las copias digitales mantengan su valor legal y así poder destruir las copias en papel.
IV-. El resultado final sería un documento en formato PDF, al cual se agrega un código QR, lo que permite que los trabajadores o fiscalizadores puedan compararlo con la versión original que se encuentra almacenado centralmente.
Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted que la materia consultada ha sido regulada por este Servicio mediante dictamen N°0155/4 de 11.01.2016 el cual, en lo pertinente, señala que "No existe impedimento para que los empleadores traspasen su plataforma de documentación laboral de formato de papel a electrónico (…)".
Ahora bien, respecto del procedimiento planteado, cabe indicar que él coincide con lo señalado en la letra a) del citado pronunciamiento, en cuanto se trata de la digitalización de la documentación con la intervención de un ministro de fe, quien garantizará la integridad de los antecedentes respaldados lo que a su vez, posibilitaría a los empleadores mantener copias fieles de los documentos originales.
2-. En cuanto a su segunda consulta, debemos indicar que el artículo 1° de la Ley N°18.845, dispone lo siguiente:
"Artículo 1°.- Para los efectos de esta ley, microforma es cualquier alternativa de formatos de películas fotográficas, microfilmes u otros elementos análogos que contengan imágenes de documentos originales como producto del proceso de microcopia o micrograbado y que sean susceptibles de ser reproducidos.
El mérito probatorio de las microformas que se obtengan, se regirá por las disposiciones de esta ley."
Respecto del texto citado, debemos tener en consideración que la tecnología existente a la fecha de dictación de la citada ley (1989) se encuentra en la actualidad superada por equipos que permiten realizar respaldos digitales de manera mucho más eficiente y menos costosa. En tal sentido, en lo que a este Servicio concierne, la obsolescencia de los medios tecnológicos no puede convertirse en un impedimento para la modernización de los procesos de gestión.
En el mismo orden de consideraciones, resulta esencial tener presente la frase "u otros elementos análogos" que emplea el precepto en análisis, la cual permite considerar opciones más modernas que las que la misma norma describe.
En el mismo sentido se ha pronunciado esta Dirección mediante el dictamen N°0789/015 de 16.02.2015 el cual, frente a una situación análoga, en lo pertinente, indica:
"No obstante lo señalado por la norma en examen, dicho precepto debe ser interpretado teniendo en consideración, en primer término, que la data del Código del Trabajo impidió al legislador considerar el uso de las tecnologías actuales, por lo que resultaría antojadizo desconocer que el fin de la medida de publicidad contemplada en el mismo precepto -publicación en sitios visibles- puede ser cumplida mediante medios electrónicos, por ejemplo manteniendo el texto en una pantalla…"
Por otra parte, el artículo 2° de la Ley N°18.845, señala:
"Artículo 2°.- El método que se emplee deberá garantizar, en una medida equiparable a la de los documentos originales, la duración, indelebilidad, integridad, legibilidad y fidelidad de las microformas que se usen y la obtención de copia fiel de los documentos microcopiados o micrograbados."
Armonizando la interpretación conjunta de las normas precitadas, es posible concluir que tanto el procedimiento como la tecnología propuestas en la presentación que nos ocupa permiten cumplir con la finalidad que tuvo en vista el legislador al dictar la Ley N°18.845, vale decir, permitir el respaldo de la información en soporte digital de manera íntegra y fiable.
3-. Respecto de su tercera consulta, es del caso indicar que no existe inconveniente para centralizar la documentación que emana de las relaciones laborales en formato electrónico, pudiendo ofrecer dichos instrumentos ante procesos de fiscalización desarrollados por esta Dirección.
En consecuencia, sobre la base de las consideraciones formuladas, normas legales citadas y jurisprudencia administrativa invocada, cumplo con informar a Ud., lo siguiente:
1-. El procedimiento de digitalización presentado por la recurrente se ajusta a la doctrina de este Servicio vigente sobre la materia.
2-. Frente a esta Dirección, las copias de los documentos laborales microfichados, microcopiados o digitalizados (escaneados) tienen el mismo valor jurídico.
3-. No existe inconveniente para que los empleadores centralicen digitalmente la documentación laboral y ofrezcan documentos digitalizados durante los procesos de fiscalización de esta Dirección, en la medida que ello se realice de acuerdo con la doctrina vigente sobre la materia.
Saluda atentamente a Ud.,
DAVID ODDÓ BEAS
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
MBA/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes.
