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Documentación laboral; Suscripción por medios electrónicos;
ORD. N°4560
06-sep-2016
Atiende presentación de Sr. Luis Enríquez Gallegos, en representación de Banco de Crédito e Inversiones S.A., sobre documentación laboral electrónica.
DEPARTAMENTO JURIDICO
K3790 (939) 2016
ORD.:4560/
MAT.: Registro especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo;
RORD.: Atiende presentación de Sr. Luis Enríquez Gallegos, en representación de Banco de Crédito e Inversiones S.A., sobre documentación laboral electrónica.
ANT.: 1) Instrucciones de 12.08.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Instrucciones de 25.07.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
3) Presentación de 08.04.2016, de Sr. Luis Enríquez Gallegos, en representación de Banco de Crédito e Inversiones S.A.
SANTIAGO, 06.09.2016
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SR. LUIS ENRÍQUEZ GALLEGOS
SUB GERENTE DE GESTIÓN Y PROCESOS PERSONAS
BANCO DE CRÉDITO E INVERSIONES S.A.
EL GOLF Nº125
LAS CONDES/
Mediante su presentación del antecedente 3), solicita un pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de implementar un sistema de generación, firma, gestión y notificación de documentación laboral.
Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
1.- En cuanto a la plataforma de generación y administración de los documentos laborales, indican que utilizan la solución denominada Peoplenet 8, internamente conocida como Ser Humano.
Se indica que actualmente el sistema mantiene diversos Wokflow para la gestión de feriado legal, por ejemplo. Asimismo, entrega certificados de antigüedad, consulta de liquidaciones de sueldo, etc.
Además, dentro del proceso de administración de usuarios y contraseñas, la presentación que nos ocupa describe el proceso de generación inicial y cambios de claves para los trabajadores usuarios de la plataforma, destacando las características de seguridad de la misma, entre las cuales indica que debe constar de entre 6 y 10 caracteres, al menos una letra, al menos un número, etc.
Sobre este punto se ha pronunciado este Servicio mediante Ord. N°1336, de 08.03.2016, expresando que dicha materia carece de un marco regulatorio general, tanto legal como administrativo, motivo por el cual, en principio, no existe impedimento en la actualidad para que los empleadores administren autónomamente las firmas, claves o password de los trabajadores, a través de los cuales estos últimos manifestarán su voluntad por medios electrónicos en los respectivos instrumentos.
Ahora bien, no obstante lo señalado, el mismo pronunciamiento establece que, por razones de seguridad de la información y transparencia en el manejo de la misma, esta Dirección no estima conveniente que los empleadores generen y administren las firmas, claves o password de la documentación electrónica que emane de las relaciones laborales, resultando recomendable que tal función sea entregada a un tercero independiente que garantice la fidelidad y disponibilidad de la información y la transparencia en su utilización.
Lo anterior, resulta aún más importante en la especie dado que, de acuerdo a la documentación que se ha tenido a la vista para la confección del presente informe, la firma electrónica de los documentos es autogenerada por el sistema y el trabajador sólo se identifica desde que se le solicita el logging in.
En cuanto a los requisitos de operación de este tipo de sistemas, es del caso señalar que esta Dirección ha normado la materia a través del dictamen N°0789/15, de 16.02.2015.
En dicho contexto, resulta necesario hacer presente que los requisitos exigidos por la citada jurisprudencia son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
Con relación a esta exigencia, es del caso precisar que la presentación no señala dar cumplimiento a la misma, por lo que no puede entenderse cumplida.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.
Esta medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión de acceso sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
Por lo tanto, si un sistema no permite el acceso remoto a la documentación señalado en la letra a), tampoco se ajustará al protocolo de acceso contenido en la letra b).
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
De acuerdo a los antecedentes tenidos a la vista para la confección del presente informe, la plataforma cumpliría con este requisito.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
El sistema también cumpliría esta condición.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir.
De acuerdo a su presentación, el sistema cumple con esta característica, describiendo el proceso de consulta ante la comparecencia física de un fiscalizador.
Sólo debe hacerse presente que para no entrabar la función de este Servicio, el sistema debe ofrecer la posibilidad de fiscalizar, a lo menos, por cédula Nacional de Identidad y nombres de trabajadores.
2.- Con relación a la firma de los documentos, es del caso hacer presente que esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N°4826, de 05.11.2012, que la documentación que emana de las relaciones laborales individuales tiene el carácter de instrumento privado.
Sobre el particular, es dable precisar que si bien el instrumento privado no goza de una definición explícita en nuestra legislación, puede conceptualizárselos por exclusión -atendiendo a sus características- como todo documento o escrito que da cuenta de un acto o contrato y que no reviste las particularidades de un instrumento público.
En tal orden de ideas, es necesario señalar que el artículo 4º de la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, prescribe:
"Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada."
Del texto transcrito puede colegirse -a contrario sensu-, que aquellos documentos que no tengan la calidad de instrumento público no requieren de firma avanzada para su validez.
Por tales razones, en aquellos casos en que sea requerida la firma del trabajador o de ambas partes, bastará para la validez del instrumento una firma electrónica simple, cuyas características se ajusten a lo dispuesto en el artículo 2º letra f) de la ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, cuyo texto es el siguiente:
"Para los efectos de esta ley se entenderá por:…
…f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"
En la especie, de acuerdo a la presentación las firmas podrán ser auditadas mediante un Log accesible también para el trabajador, el cual registrará las acciones de consulta documental, firmas, envío de documentos por mail, señalando en cada caso fecha, hora, acción y Rut de usuario.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que el sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica presentado por el Banco de Crédito e Inversiones S.A., no da cumplimiento a todos los requisitos exigidos por este Servicio para dichas plataformas, por lo que su utilización no resulta ajustada a Derecho.
Saluda a Ud.,
JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
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