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Documentación laboral; Gestión por medios electrónicos; Comprobante de remuneraciones;
ORD. N°2241
24-may-2017
Atiende presentación de Sr. Patricio Clemente C., en representación de Cooperativa de Ahorro y Crédito "Unión Área Ltda.", sobre utilización de documentación laboral electrónica.
DEPARTAMENTO JURIDICO
K3616 (872) 2017
ORD.: 2241/
MAT.: Documentación laboral; Gestión por medios electrónicos; Comprobante de remuneraciones;
RORD.: Atiende presentación de Sr. Patricio Clemente C., en representación de Cooperativa de Ahorro y Crédito "Unión Área Ltda.", sobre utilización de documentación laboral electrónica.
ANT.: Presentación de 25.04.2017, de Sr. Patricio Clemente C., en representación de Cooperativa de Ahorro y Crédito "Unión Área Ltda.".
SANTIAGO, 24.05.2017
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SR. PATRICIO CLEMENTE C.
SUBGERENTE DE RECURSOS HUMANOS
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO "UNIÓN ÁREA LTDA.".
AVENIDA LIBERTADOR BERNARDO O´HIGGINS Nº2274
SANTIAGO
Mediante su presentación de antecedente, solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio respecto de la posibilidad de entregar los comprobantes de pago de remuneraciones, en formato electrónico, subiendo dichos documentos a su intranet institucional para que puedan ser descargados y administrados por cada trabajador.
Sobre el particular, cúmpleme informar a usted que la reiterada y uniforme jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en el dictamen N°0789/015, de 16.02.2015, ha señalado que no existe inconveniente para que un empleador genere, administre, firme y remita la documentación que emana de la relación laboral a través de medios electrónicos, en la medida que la plataforma empleada y los parámetros de utilización se ajusten a las condiciones impuestas precisamente por el precitado dictamen.
En el mismo contexto, cabe señalar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica, sin distinción, debe cumplir los siguientes requisitos:
1-. Como se indicó, los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Como puede apreciarse, es requisito esencial para operar con documentación electrónica en el ámbito laboral el envío de los antecedentes, entre los cuales se encuentran los comprobantes de pago de remuneraciones, mediante correos electrónicos particulares de los dependientes.
Ahora bien, sin perjuicio de lo señalado, no existe inconveniente para que los empleadores, además del envío por correo electrónico, dispongan la documentación a través de intranets institucionales, tótems, etc., pero como se señaló, estas medidas permiten mejorar el acceso a los antecedentes pero en ningún caso reemplazan el uso de los E-Mails.
Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.
Saluda a Ud.,
JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
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