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Remuneraciones; Comprobante de pago; Documentación laboral; Conservación;
ORD.: Nº8003/321
11-dic-1995
Absuelve diversas consultas relativas a los comprobantes de pago de remuneraciones y al período durante el cual el empleador debe conservar el registro de asistencia para los efectos del cobro de las horas extraordinarias.
ORD.: Nº 8003/321
MATERIA: Remuneraciones Comprobante de pago.
Documentación laboral Conservación.
RESUMEN DE DICTAMEN: Absuelve diversas consultas relativas a los comprobantes de pago de remuneraciones y al período durante el cual el empleador debe conservar el registro de asistencia para los efectos del cobro de las horas extraordinarias.
ANTECEDENTES DEL DICTAMEN: Ord. Nº 4547, de 27.12.94, de Sr. Director Regional del Trabajo del Maule.
FUENTES LEGALES:
CONCORDANCIAS DEL DICTAMEN:
FECHA DE EMISION: 11/12/1995
DICTAMEN:
DE : DIRECTOR DEL TRABAJO
A : SR. DIRECTOR REGIONAL DEL TRABAJO MAULE
Mediante ordinario del antecedente y, atendido lo resuelto por esta Dirección en dictamen Nº 7.301-341, de 12.12.94, se ha solicitado un pronunciamiento en relación con las siguientes materias.
1) Si procede requerir al empleador la presentación de comprobantes de pago de remuneración y asignaciones familiares a través de "Oficio Requerimiento Documentación" y "Oficio Corrección Infracciones".
Al respecto, cumplo con informar a Ud. que lo resuelto en el punto 1 del dictamen señalado dice relación única y exclusivamente con la obligación que impone al empleador el inciso 3º del artículo 54 del Código del Trabajo, cual es, la de entregar al trabajador un comprobante que contenga el monto de la remuneración, la forma como se determinó el mismo y los descuentos practicados a las remuneraciones.
Lo expuesto precedentemente, ha de entenderse sin perjuicio de la obligación que pesa sobre el empleador de acreditar efectivamente el pago de la remuneración como se señala en el aludido dictamen Nº 7.301-341, por algún medio tendiente a hacer constar tal circunstancia.
Ahora bien, cabe tener presente que el propio comprobante a que se refiere el inciso 3º del citado artículo 54 servirá de medio suficiente para acreditar el pago de la remuneración en el evento que estuviere firmado por el dependiente, formalidad ésta que en caso alguno puede ser exigida para entender cumplida la obligación que se consigna en el aludido precepto legal.
En relación con lo expuesto y, sólo a vía ejemplar, es del caso puntualizar que para los efectos de que se trata podría recurrirse al libro auxiliar de remuneraciones, si en él apareciere estampada la firma del trabajador en señal de haber recibido el pago de la remuneración.
En efecto, el artículo 12 del Decreto Nº 375, del año 1969, que reglamenta el libro auxiliar de remuneraciones, vigente en virtud de lo dispuesto en el artículo 3º transitorio del Código del Trabajo, dispone:
" Las anotaciones que se consignan en este libro no " constituirán prueba de que las remuneraciones a que ellas se " refieren hayan sido pagadas y-o percibidas, a menos que el " recibo de ellas conste en el mismo libro, bajo la firma del " beneficiario".
De consiguiente, a la luz de lo expuesto, posible es afirmar que procede que los fiscalizadores del Servicio en virtud de las funciones que les confiere la ley exijan al empleador a través de "Oficio Requerimiento Documentación" y "Oficio Infracciones" que acredite el pago de la remuneración.
2) Si el empleador se encuentra obligado a mantener comprobantes de pago de remuneraciones o si, por el contrario, basta la sola declaración del empleador de haber pagado las mismas.
En relación con esta pregunta se dá por reproducido lo expuesto en la consulta que antecede.
3) Si el empleador puede eliminar el registro de asistencia transcurrido seis meses.
Sobre el particular, cabe señalar que lo resuelto en el punto 2 del dictamen 7.301-31, se refiere, exclusivamente, a la conservación del registro de asistencia para los efectos del cobro de horas extraordinarias.
Ahora bien, preciso es tener presente que para arribar a tal conclusión el dictamen aludido hace aplicación de la doctrina vigente del Servicio, contenida en dictamen Nº 7.053-160, de 28 de septiembre de 1990, el cual concluye que "el lapso durante el cual un empleador debe conservar la documentación laboral, tributaria y contable es, a lo menos, el suficiente para respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la empresa frente al eventual ejercicio de acciones labores, previsionales, civiles, penales o tributarias, según los casos, espacio de tiempo que por lo tanto no podría ser inferior a los plazos de cada uno de los diversos derechos y acciones".
Conforme con lo anterior, en la especie, el dictamen 7.301-341 resolvió que, el empleador debe conservar los registros de asistencia por un período de seis meses en el evento que se trate de horas extraordinarias, atendido que al tenor de lo previsto en el inciso 3º del artículo 480 del Código del Trabajo, el derecho al cobro de las mismas prescribe en seis meses desde la fecha en que debieron ser pagadas.
De consiguiente, posible es afirmar que el lapso durante el cual un empleador debe conservar el registro de asistencia dependerá en cada caso particular de los derechos laborales y previsionales que se hagan valer; asi, a vía ejemplar, tratándose del beneficio de semana corrida y del descanso semanal dicho período será de dos años, en tanto que, en el caso de las horas extraordinarias sólo será de seis meses.
En consecuencia, a la luz de lo expuesto en acápites que anteceden no cabe sino concluir que el período por el cual el empleador debe conservar el registro de asistencia es de a lo menos dos años.
4) Si a través del aludido dictamen Nº 7.301-341, de 12,12,94 se estaría declarando la prescripción de derechos laborales.
Al respecto, cabe tener presente que el referido pronunciamiento sólo se limita a señalar el plazo de prescripción del derecho al cobro de horas extraordinarias, al tenor de lo previsto por el propio legislador laboral en el inciso 3º del artículo 480 del Código del Trabajo, sin que ello signifique, en caso alguno, declarar la prescripción del derecho, toda vez que tal facultad no corresponde a esta Dirección sino a los Tribunales Ordinarios de Justicia, acorde con lo prevenido en el artículo 2493 del Código Civil.
En efecto, la prescripción como modo de extinguir derechos y obligaciones, solo produce efectos cuando ha sido judicialmente declarada.
De ello se sigue que la inactividad del acreedor sólo puede ser aprovechada por el deudor a través de un solo medio a saber, alegándola judicialmente en su favor, ejerciendo la acción u oponiendo la excepción respectiva en la oportunidad legal y obteniendo su declaración por el tribunal competente.
Lo anterior, se traduce en que un derecho o acción puede ser reclamado o ejercido mientras su extinción, por vía de la prescripción no haya sido alegada y declarada por los Tribunales de Justicia, en cada caso en particular.
Saluda a Ud.,
MARIA ESTER FERES NAZARALA
ABOGADO
DIRECTOR DEL TRABAJO
