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ORD. Nº 3677 / 189

06-nov-2002

La conservación y exhibición de la documentación que sustenta el pago de las gratificaciones - como obligación específica del empleador - puede exigirse dentro del plazo de cinco años, contados desde el término de los respectivos servicios.

DEPARTAMENTO JURIDICO

K.7756(792)/2002

ORD.: Nº 3677/189

MAT.: La conservación y exhibición de la documentación que sustenta el pago de las gratificaciones - como obligación específica del empleador - puede exigirse dentro del plazo de cinco años, contados desde el término de los respectivos servicios.

ANT.: 1) Ordinario Nº 970, de 19.07.2002, de IPT de Valparaíso.

2) Pase Nº 155, de 20.09.2002, del Departamento de Fiscalización.

FUENTES:

Código del Trabajo, artículos 47 y 50.

Ley Nº 17.322, artículo 49

CONCORDANCIAS:

Dictámenes Nos 2682, de 23.06.83; 3648, de 21.09.81; 7053/160, de 28.09.90, y 3780/150, de 04.07.96.

SANTIAGO, 06.11.2002

DE : DIRECTORA DEL TRABAJO

A : SEÑOR INSPECTOR PROVINCIAL DEL TRABAJO

VALPARAISO/

Por el oficio del antecedente, esa Inspección consulta sobre el tiempo que una empresa está obligada a conservar y exhibir documentación laboral y contable. En este caso específico, se trata de la documentación en que se sustenta eventuales derechos a gratificación.

Del examen de la jurisprudencia administrativa de esta Dirección, se infiere que la obligación del empleador de conservar y exhibir estos documentos, se encuentra vinculada a los plazos de prescripción de los correspondientes derechos y obligaciones.

Sobre esta materia, los dictámenes Nos 2682, de 23.06.83, y 3648, 21.09.81, han dejado establecido que, "los derechos legales

o convencionales que se reclamen ante los Inspectores del Trabajo podrán ser exigidos por éstos, en tanto no exista un pronunciamiento judicial que los declare prescritos". En la misma línea, el dictamen Nº 3780/150, de 04.07.96, concluyó que, "las atribuciones fiscalizadoras de la Dirección del Trabajo pueden ejercerse en cualquier tiempo, sin perjuicio de los alcances que en definitiva establezcan los Tribunales de Justicia".

Por tanto, mientras no se declare judicialmente la prescripción es válido fiscalizar derechos y obligaciones laborales o previsionales pendientes, pero la eficacia de esta fiscalización dependerá de la documentación a la que pueda efectivamente acceder la institución fiscalizadora, debiendo el empleador conservarla, a lo menos, por el plazo de prescripción de los derechos y obligaciones correspondientes.

Así se ha dejado establecido, por lo demás, en dictamen Nº 7053/160, de 28.09.90, al precisarse que, "en opinión de este Servicio, el lapso durante el cual un empleador debe conservar la documentación aludida es, a lo menos, el suficiente para respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la empresa frente al eventual ejercicio de acciones laborales, previsionales, civiles, penales o tributarias, según los casos, espacio de tiempo que, por lo tanto, no podría ser inferior a los plazos de prescripción de cada uno de los diversos derechos y acciones analizadas en párrafos que anteceden".

Consultada la opinión del Departamento de Fiscalización sobre esta materia, por Pase Nº 155, de 20.09.2002, manifestó en síntesis, "que considerando el carácter multipropósito de toda la documentación necesaria para efectuar las labores de fiscalización, respecto a todos los derechos laborales, el plazo que debe conservarse es de, a lo menos, el del plazo de prescripción de mayor extensión concebido por la legislación, cual es, el aplicable a los derechos y obligaciones previsionales, esto es, de cinco años, contados desde la terminación de la respectiva relación laboral".

En estas condiciones, teniendo presente el carácter de imponibles de las gratificaciones - y por otra parte - la obligación que asiste a esta Dirección de fiscalizar la declaración o el pago oportuno de las correspondientes cotizaciones previsionales, es razonable concluir que a lo menos el empleador deberá conservar la documentación respectiva durante cinco años, que de acuerdo al artículo 49 de la ley Nº 17.322, es el plazo de prescripción de las acciones de los institutos de previsión para el cobro de las imposiciones, aportes y multas - como lo ha hecho ver el Departamento de Fiscalización del Servicio - sin perjuicio que pueda exigirse su pago en tanto la prescripción no sea judicialmente declarada.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales precedentes, cúmpleme manifestar a Ud. que la conservación y exhibición de la documentación que sustenta el pago de las gratificaciones - como obligación específica del empleador - puede exigirse dentro del plazo de cinco años, contados desde el término de los respectivos servicios.

Saluda a Ud.,

MARIA ESTER FERES NAZARALA

ABOGADA

DIRECTORA DEL TRABAJO

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