Dictámenes y Normativa

Departamento Jurídico

Unidad de Dictámenes e

Informes en Derecho

E103406/2026

ORDINARIO Nº: 521

ACTUACIÓN: Aplica doctrina.

MATERIA: Documentación laboral electrónica.

RESUMEN: Sin perjuicio de que la documentación derivada de la relación laboral puede ser confeccionada, firmada y remitida por medios electrónicos, y de que para su suscripción basta la firma electrónica simple, el sistema de generación, gestión, firma y custodia de documentación laboral electrónica denominado Portal de Colaboradores CIT-COLAB, presentado por la empresa CONSTRUIT SPA, no da cumplimiento a todas las exigencias contenidas en el Dictamen Nº0789/15, de 16.02.2015, por lo que se rechaza la solicitud.

ANTECEDENTES: Instrucciones de 06.10.2026 de Jefe de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. Presentación de 27.11.2025 de XXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX, Gerente General de CONSTRUIT SPA.

SANTIAGO, 05 NOV 2026

DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A: CONSTRUIT SPA, RUT: 76.226.044-1, RAMÓN SUBERCASEAUX Nº1268,

SAN MIGUEL,

XXXXXXXX@CONSTRUIT.CL

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio respecto del sistema de generación, gestión, firma y custodia de documentación laboral electrónica desarrollado por la empresa que representa, denominado Portal de Colaboradores CIT-COLAB, a fin de que se autorice su utilización por los empleadores que requieran confeccionar, administrar y firmar electrónicamente contratos de trabajo, liquidaciones de remuneraciones, comprobantes de feriado y permisos y demás documentación derivada de la relación laboral. Acompaña un informe técnico que describe la arquitectura de la plataforma, los perfiles de usuario, el flujo de firma electrónica, el registro de auditoría, las políticas de protección de datos y un manual de uso con las pantallas de cada módulo.

Al respecto, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:

Su presentación pide que este pronunciamiento certifique la conformidad del sistema con el Dictamen Nº0789/15, de 16.02.2015. El alcance de lo que el Servicio emite al examinar un software quedó precisado en el Ordinario Nº509, de 30.07.2025, conforme al cual "La Dirección del trabajo no 'certifica' software, sólo constata, de acuerdo a la información tenida a la vista, sí el sistema cumple con las normas legales y administrativas vigentes."

El Dictamen Nº0789/15, de 16.02.2015, establece los requisitos de operación de los sistemas de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, los cuales son copulativos y no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente. Dichos requisitos son:

"a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía íntemet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o límite su práctica.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, sí corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir."

El mismo pronunciamiento requiere que la emisión, gestión y firma de los documentos que emanan de la relación laboral a través de un sistema computacional cuente con la autorización previa de los respectivos dependientes, expresada en el contrato de trabajo o en un anexo del mismo, y precisa que los trabajadores que mantienen contratos vigentes no pueden ser obligados a suscribir esa documentación mediante firmas electrónicas, a menos que se obliguen a ello en forma expresa en un anexo de la respectiva convención. Recoge, a su tumo, del Ordinario Nº4890, de 17.12.2013, las exigencias de operación relativas a los dependientes que utilicen la plataforma:

"1-. Como se indicó, los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica. Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la reladón laboral. De este modo, sí el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada."

Sobre la validez de la firma electrónica simple, por la que su presentación consulta, el Ordinario Nº844, de 14.06.2023, resolvió que los documentos derivados de la relación laboral tienen la calidad jurídica de instrumentos privados, de modo que para su perfeccionamiento sólo se requiere estampar en ellos la firma electrónica simple de los intervinientes, la que no requiere certificación por un prestador acreditado, sin perjuicio de que los firmantes puedan emplear voluntariamente la rúbrica electrónica avanzada. El mecanismo que su informe describe, consistente en un código alfanumérico que el sistema remite al correo del trabajador y que éste ingresa en el portal para confirmar la suscripción, queda comprendido en la definición que el artículo 2º, letra f), de la Ley Nº19.799 entrega de la firma electrónica, esto es, "cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor".

Analizada la documentación acompañada, el sistema consultado dedara un perfil de fiscalizador que, conforme al manual de uso, ingresa al portal mediante su correo electrónico y el RUT de la empresa a fiscalizar, consulta el historial de documentos firmados de todos los trabajadores o de uno en particular y descarga los documentos, en tanto el flujo de firma describe que el código de acceso se remite a la casilla institucional del funcionario de este Servicio. Remite, además, el documento suscrito al correo del trabajador, adjunto en formato PDF, según dan cuenta los ejemplares de correo acompañados respecto del contrato de trabajo, de la liquidación de remuneraciones y del comprobante de feriado, y mantiene ese mismo documento disponible para su descarga desde el portal.

La primera de las exigencias de operación transcritas, en cambio, no se satisface. Su informe sitúa la declaración de consentimiento dentro del flujo de firma, en el numeral 4 de su Anexo 3, entre el acceso del trabajador al portal y la suscripción del documento, de modo que ella se despliega junto a cada instrumento al momento de firmarlo. La carta de solicitud la enuncia, a su turno, como una garantía del portal, y el Anexo 5 la refiere al tratamiento digital de los datos personales, en el marco de la Ley Nº19.628. Ninguno de esos antecedentes da cuenta de la autorización previa que el Dictamen Nº0789/15 requiere, expresada en el contrato de trabajo o en un anexo del mismo, ni de que ella comprenda que la documentación del dependiente sea confeccionada, procesada, firmada y remitida por medios electrónices.

Una hipótesis equivalente resolvió el Ordinario Nº1318, de 25.10.2023, frente a un flujo en que el trabajador recibía copia electrónica de su documentación según hubiera consentido previamente en ello. El texto acompañado permitía inferir, según allí se señala, "que el derecho de elección del trabajador nace una vez firmado el documento y se refiere al formato en que el dependiente recibirá su copia", agregando el mismo pronunciamiento que ''la normativa vigente requiere que la autorización del trabajador induya el tipo de firma (electrónica o manuscrita), de modo que el flujo reseñado no se ajusta a lo dispuesto por el Dictamen Nº0789/15". El consentimiento prestado en el acto de suscripción de cada documento no sustituye la autorización previa, que es la que determina si respecto de ese trabajador puede operarse por medios electrónicos o debe hacerse en soporte de papel, con firma manuscrita cuando el documento la requiera.

Por otro lado, resulta hacer 2 precisiones respecto del envío automático. La primera, que la remisión debe dirigirse a la casilla particular que el trabajador haya indicado a su empleador, sin que se autorice el envío a casillas institucionales, en tanto su informe alude al correo electrónico registrado del trabajador sin precisar que corresponda a una casilla personal, imprecisión que este Servicio observó en el Ordinario Nº622, de 25.09.2024, respecto de una presentación que sólo hacía referencia a los correos electrónicos. La segunda, que la obligación de envío abarca todos los antecedentes generados en el sistema, requieran o no rúbrica de las partes, según precisó el citado Ordinario Nº1318, en tanto los ejemplares de correo acompañados dan cuenta únicamente de los tres documentos que pasan por el flujo de firma.

El perfil de fiscalización que el manual describe, a su tumo, no pudo ser verificado con lo acompañado. El expediente no induye la dirección de internet del portal ni credencial alguna que permitiera revisarlo, y las direcciones que exhiben las imágenes del informe corresponden al equipo local en que fueron generadas, de modo que la consulta directa por RUT del empleador desde un computador de esta Dirección, en los términos de la letra a) transcrita, no consta acreditada. El perfil detallado comprende, además, el ingreso, la consulta y la descarga de documentos, sin que se describa la función mediante la cual el fiscalizador, directamente ante el empleador fiscalizado y con su sola identificación, ratifica los antecedentes laborales mediante firma electrónica, conforme a la letra e).