ORD.N°096

Ordinarios

Documentación laboral electrónica;

ORD.N°096

05-feb-2026

La información acompañada a la presentación de la empresa "Innovación que Soluciona SpA" "INQSOL SpA" para solicitar un pronunciamiento de este Servicio acerca de la validez de un sistema informático denominado "ADAM" para registrar entrega y devolución de herramientas y equipos de construcción, así como la entrega de elementos de protección personal a los trabajadores, no se ajusta a las condiciones técnicas mínimas exigidas por el Dictamen Nº0789/15 de 16.02.2015.

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Departamento Jurídico

Unidad de Dictámenes e

Informes en Derecho

E49220/2025 (UD333/2025)

ORDINARIO Nº: 96

MATERIA:

Documentación laboral electrónica.

RESUMEN:

ANTECEDENTES:

Instrucciones de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho de 26.12.2025.

Oficio Ordinario Nº1322-9663/2025 de ICT Santiago Oriente de 05.03.2025.

Solicitud de pronunciamiento de 20.02.2025 de empresa "Innovación que soluciona INQSOL SpA".

SANTIAGO, 05 FEBRERO 2026

DE: JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)

A: SR. XXXXXX XXXXX XXXX EN REPRESENTACIÓN DE EMPRESA "INNOVACIÓN QUE SOLUCIONA SpA"

A través de ANT.3), se ha solicitado un pronunciamiento a este Servicio que se refiera a la validez de la firma realizada a mano alzada por un trabajador sobre una pantalla digital, dentro del contexto de uso del software denominado "ADAM" que ha desarrollado y comercializado la empresa solicitante.

Señala que, tal tecnología permite que los trabajadores completen registros de entrega y devolución de herramientas y equipos de construcción, así como habilita que se consigne el suministro de los elementos de protección personal a los dependientes de una obra en construcción.

Seguidamente, se otorga una explicación con ilustraciones de los formularios digitales empleados y que detallan el funcionamiento del software, señalando que este servicio se viene utilizando en Chile en más de setecientos proyectos de construcción y por más de tres mil usuarios, posibilitando que sea más fácil generar trazabilidad y registro completo del uso, cargo y entrega de estos elementos, lo que evita pérdidas y asegura el cumplimiento de la ley en un contexto fácilmente auditable por terceros.

Se añade, que el programa informático se comercializa en formato "SaaS" (Software as a Service), que es respetuoso de la Ley Nº19.799 sobre "documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma", y que, además, se cumple con los criterios y requisitos de validez que ha establecido el Dictamen de este Servicio Nº0789/15 de 16.02.2015. Sin embargo, afirma que, el sistema sólo permite el acceso a los fiscalizadores de la Dirección del Trabajo previo permiso de las empresas usuarias quienes deben proporcionar las credenciales de acceso. Por ello propone que se creen accesos específicos para los inspectores del trabajo de manera de permitirles ingresar a los documentos susceptibles de ser fiscalizados.

Luego, en materia de impresión y firma electrónica de documentos, se sostiene que el software permite la exportación de documentos al formato "PDF", que es de fácil el acceso a las opciones de impresión, mediante el uso de los menús estándar que ofrecen los navegadores digitales (Safari, Microsoft Edge, Google y otros).

Por último, se argumenta en la presentación, que el programa informático "ADAM" permite el envío de correos electrónicos automáticos a correos personales de los trabajadores, por lo que finalmente solicita se autorice el funcionamiento del software individualizado en consideración a que se cumplen con todas las exigencias señaladas en el Dictamen Nº0789/15 de 16.02.2015.

Al respecto cúmpleme informar a Ud. que el Dictamen Nº0789/15 de 16.02.2015, destacó a los requisitos de operación de los sistemas de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, los cuales son de carácter copulativo, de modo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Advertido lo anterior, a continuación, se enuncian las condiciones aludidas en el pronunciamiento jurídico precitado que permiten la operación de sistemas informáticos referidos a la documentación laboral en formato electrónico:

"Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.

El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el Jugar de trabajo.

Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica".

También la jurisprudencia institucional recogida en el mismo dictamen al que se hizo referencia anteriormente, y considerando lo señalado en el Ord. Nº4890 de 17.12.2013 entre otros, refiere que existen exigencias de operación consistentes en:

"1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

2-Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos-a/ mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada".

Luego, cabe precisar, que la doctrina de este Servicio contenida en Ord. Nº754 de 19.11.2025, ha reconocido que, salvo las excepciones en que exista una norma legal expresa en tal sentido o que nos encontremos frente a alguno de los actos o contratos señalados en-el inciso 2º del artículo 3º de la Ley Nº19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, vale decir: aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico; aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, y aquellos relativos al derecho de familia, no existen inconvenientes jurídicos para proceder a la creación, firma y gestión de la documentación derivada de la relación laboral por medios electrónicos, incluida la relativa al área de salud y seguridad ocupacional, comprobantes de entrega y recepción de los equipos de protección personal (EPP), etc.

Ahora bien, contrastados los requisitos y exigencias de operación previamente indicados, se desprende que el sistema informático "ADAM" cuya revisión ha sido solicitada por la empresa requirente, no otorga cumplimiento al primer requisito establecido en el Dictamen Nº0789/15 de 16.02.2015, dado que, no permite el acceso a un inspector del trabajo vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador, dado que, tal posibilidad está restringida a una eventual autorización o permiso previo de las empresas que utilizarán el software "ADAM", a partir del cual la empresa propone la creación de accesos específicos a los fiscalizadores del trabajo.

La anterior circunstancia, significaría que la Dirección del Trabajo en esta materia, sólo podría ejercer su facultad de fiscalización de la normativa laboral, consagrada en el inciso 1º del artículo 505 del Código del Trabajo, en relación con el literal a) del artículo 1º del DFL Nº2 de 1967 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, únicamente cuando el mismo empleador lo autorice, conclusión que evidentemente es contraria a la normativa laboral y se aleja de la finalidad que ha previsto el legislador al consagrar la fiscalización laboral e impediría o entorpecería el cumplimiento de la misión de la Dirección del Trabajo cual es promover, proteger y garantizar los derechos laborales.

De esta forma, tampoco el sistema informático en análisis contempla una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, lo que constituye el segundo requisito exigido por el Dictamen Nº0789/15 de 16.02.2015.

En consecuencia, sobre la base de las consideraciones formuladas, disposiciones normativas citadas y jurisprudencia administrativa invocada:

Cumplo con informar a usted que la información acompañada a la presentación de la empresa "Innovación que soluciona SpA" "INQSOL SpA" para solicitar un pronunciamiento de este Servicio acerca de la validez de un sistema informático denominado "ADAM" para registrar entrega y devolución de herramientas y equipos de construcción así como la entrega y devolución de herramientas y equipos de construcción así como la entrega de elementos de protección personal a los trabajadores, no se ajusta a las condiciones técnicas mínimas exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.

Saluda a Ud.,