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Documentación laboral electrónica;
ORD.N°754
19-nov-2025
Salvo las excepciones citadas en el presente informe, no existen inconvenientes jurídicos para proceder a la creación, firma y gestión de la documentación derivada de la relación laboral por medios electrónicos, incluida la relativa al área de salud y seguridad ocupacional, comprobantes de entrega y recepción de los equipos de protección personal (EPP), actividades relativas al Derecho a Saber, capacitaciones u otras charlas dictadas por el empleador o sus representantes, ni firmar para acreditar la concurrencia, siempre y cuando no se trate de aquellas que requieran la comparecencia personal del trabajador.
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes
e Informes en Derecho
E147725/2025
E151025/2025
E250595/2025
ORDINARIO N°: 754
ACTUACIÓN: Aplica doctrina.
MATERIA: Documentación laboral electrónica.
RESUMEN: Salvo las excepciones citadas en el presente informe, no existen inconvenientes jurídicos para proceder a la creación, firma y gestión de la documentación derivada de la relación laboral por medios electrónicos, incluida la relativa al área de salud y seguridad ocupacional, comprobantes de entrega y recepción de los equipos de protección personal (EPP), actividades relativas al Derecho a Saber, capacitaciones u otras charlas dictadas por el empleador o sus representantes, ni firmar para acreditar la concurrencia, siempre y cuando no se trate de aquellas que requieran la comparecencia personal del trabajador.
ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 04.11.2025 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 2) Presentación de 28.05.2025 de empresa WSign S.p.A.
SANTIAGO, 19 NOV 2025.
DE: JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A: SRES.EMPRESA WSIGN S.P.A.
LAS CARRETAS N°2056
LA REINA
Mediante la presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio respecto de las siguientes consultas:
a. Determinar si la siguiente documentación puede ser creada y suscrita por medios electrónicos:
a.1 Documentación asociada al área de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, tales como; Obligación De Informar (ODI); DPS: Declaración de Salud Obligatoria; SSOMA: Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente; EES: Encuestas de Compromiso de los Trabajadores; SST: Seguridad y Salud de los Trabajadores; SSO: Activos de Seguridad y Salud Ocupacional, etc.,
a.2. Comprobantes de entrega de los Equipos de Protección Personal (EPP).
a.3. Comprobantes de asistencia a charlas relacionadas con el área de seguridad y salud ocupacional.
b. Posibilidad de suscribir la documentación utilizando un PIN (Personal Identification number).
c. Consulta por la Posibilidad de aplicar el sistema de generación y firma electrónica de documentación laboral electrónica que maneja WSign S.p.A., bajo el dominio www.worklite.cl.
Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
a. En cuanto a su primera pregunta, es del caso indicar que la doctrina reiterada de este Servicio ha señalado que se podrá proceder a la suscripción digital de la documentación laboral, incluyendo la asociada al área de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, a menos que exista una norma legal expresa en tal sentido o que nos encontremos frente a alguno de los actos o contratos señalados en el inciso 2° del artículo 3° de la Ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, vale decir: aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico; aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, y aquellos relativos al derecho de familia.
De este modo, salvo las excepciones señaladas no existen inconvenientes para proceder a la firma electrónica de la documentación laboral, dentro de la cual se incluye aquella referida al área de salud y seguridad ocupacional.
El mismo razonamiento se extiende a la creación y firma de los comprobantes de entrega y recepción de los equipos de protección personal (EPP), ropa de trabajo y entrega de los distintos materiales de trabajo, señalando como ejemplo a los martillos, guantes y antiparras, etc.
Finalmente, acerca de su primera consulta, cabe reiterar que no existe inconveniente jurídico para realizar por medios telemáticos actividades relativas al Derecho a Saber, capacitaciones u otras charlas dictadas por el empleador o sus representantes, ni firmar para acreditar la concurrencia, siempre y cuando no se trate de aquellas que requieran la comparecencia personal del trabajador como sería, por ejemplo, un curso de uso de extintores o el recorrido de las vías de escape de un recinto.
Además, se debe tener en consideración que la firma de un libro electrónico que verifique la concurrencia de los dependientes a las actividades de que se trata no reemplaza el uso de un sistema autorizado por este Servicio para el registro de la asistencia y horas de trabajo de acuerdo a las normas de la Resolución Exenta N°38 de 26.04.2024.
Lo expuesto resulta concordante con la doctrina de este Servicio expuesta, entre otros, en Ord. N°2161 de 15.12.2022.
b. Respecto de la posibilidad de suscribir la documentación utilizando un PIN (Personal Identification number), se debe precisar, en primer término, que el artículo 2°, letra f), de la Ley Nº19.799, define la firma electrónica simple en los siguientes términos:
Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;
Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento digital. Por el contrario, el precitado concepto de firma electrónica resulta sumamente amplio y permite incluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o sonidos.
De este modo, es posible inferir que tanto las claves o password (categoría de la cual forma parte un PIN), constituyen alternativas perfectamente válidas para la rúbrica de documentación electrónica laboral.
c. Consulta por la Posibilidad de aplicar el sistema de generación y firma electrónica de documentación laboral electrónica que maneja WSign S.p.A., bajo el dominio www.worklite.cl.
Respecto de esta materia es del caso advertir que la correcta individualización del sistema cuya autorización se solicita es esencial para el proceso.
Sin embargo, en la especie no queda clara la solicitud del recurrente y la relación que habría entre la empresa WSign S.p.A. y el sitio Web www.worklite.cl, ni tampoco el nombre comercial del producto final lo que, evidentemente, impide emitir un pronunciamiento sobre este punto.
En el mismo orden de consideraciones, resulta importante indicar que, analizada la documentación acompañada por el recurrente, y sin perjuicio de la falta de claridad respecto de la correcta individualización del sistema objeto del presente informe, la plataforma propuesta sí se ajustaría a las condiciones señaladas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015 que actualmente regula la materia.
En consecuencia, sobre la base de las normas legales y reglamentarias citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, salvo las excepciones citadas en el presente informe, no existen inconvenientes jurídicos para proceder a la creación, firma y gestión de la documentación derivada de la relación laboral por medios electrónicos, incluida la relativa al área de salud y seguridad ocupacional, comprobantes de entrega y recepción de los equipos de protección personal (EPP), actividades relativas al Derecho a Saber, capacitaciones u otras charlas dictadas por el empleador o sus representantes, ni firmar para acreditar la concurrencia, siempre y cuando no se trate de aquellas que requieran la comparecencia personal del trabajador.
