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Documentación laboral electrónica;
ORD. N°1390
10-nov-2023
Si bien la utilización de la plataforma de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provista por la empresa BUK S.p.A., ha sido previamente autorizada por esta Dirección, la forma de implementación planteada por la empresa Operadora de Servicios Médicos Maitenes S.A., no se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la solicitud.
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes
e Informes en Derecho
E177913 (1968) 2023
ORD. N°:1390
MAT.: Documentación laboral electrónica.
RORD.: Si bien la utilización de la plataforma de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provista por la empresa BUK S.p.A., ha sido previamente autorizada por esta Dirección, la forma de implementación planteada por la empresa Operadora de Servicios Médicos Maitenes S.A., no se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la solicitud.
ANTS.: 1) Instrucciones de 06.10.2023 de Jefe (S) de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Oficio Ordinario N°1300-29363/2023 de 08.08.2023 de Directora Regional (S) del Trabajo Santiago Poniente.
3) Presentación de 18.07.2023 de Sr. Jaime Gómez Alarcón en representación de empresa Operadora de Servicios Médicos Maitenes S.A.
SANTIAGO, 10.11.2023
DE:JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A:SR. JAIME GÓMEZ ALARCÓN
OPERADORA DE SERVICIOS MÉDICOS MAITENES S.A.
jgomez@clinicaregionales.cl
Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar un sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica, provisto por la empresa BUK S.p.A. y, además, consulta por los documentos que podrían ser creados, firmados y gestionados por medios digitales.
Aclarado lo anterior, resulta necesario señalar que este Servicio, a través de Ord N°5463 de 25.11.2019, se pronunció respecto de la aludida solución de la compañía BUK S.p.A. concluyendo, en lo pertinente, que el sistema consultado se ajustaba a las exigencias contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015 que regula la materia por lo que, en principio, no existiría inconveniente para su utilización.
Sin embargo, analizada la documentación acompañada, es necesario realizar las siguientes observaciones:
1-. Dado que la solución se implementaría como una intranet no daría cumplimiento a la exigencia de la letra a) del citado Dictamen N°0789/15 ya que no permitiría una consulta desde fuera de la red de la empleadora.
2-. Sólo una vez que un trabajador ha consentido expresamente en la utilización de medios electrónicos para la suscripción y gestión de su documentación laboral, podrá procederse en tal sentido por parte del empleador. De este modo, si el trabajador no aceptara la utilización de medios electrónicos para los fines señalados, respecto de él se deberá operar siempre en soporte de papel y, cuando un documento requiera firma, ella deberá ser holográfica.
Respecto de este punto, la documentación tenida a la vista señala que los "Los trabajadores que en el contrato de trabajo hubieran consentido expresamente que la documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica, recibirán en su correo electrónico personal una copa del contrato de trabajo firmado por ambas partes, una vez que el contrato haya sido firmado por el empleador. En caso que el trabajador no hubiera efectuado la autorización, recibirá una copia del contrato en papel…"
El texto transcrito permite inferir que el derecho de elección del trabajador nace una vez firmado el documento y se refiere al formato en que el dependiente recibirá su copia.
No obstante, la normativa vigente requiere que la autorización del trabajador incluya el tipo de firma (electrónica o manuscrita), de modo que el flujo reseñado no se ajusta a lo dispuesto por el Dictamen N°0789/15.
3-. El sistema debe remitir automáticamente a los correos electrónicos personales de los trabajadores todos los documentos que la plataforma genere respecto de ellos, de lo cual se desprende que, si bien la mantención de una intranet constituye una acción positiva, la medida básica de publicidad y garantía de recepción de copia de los documentos es el envío automático de los antecedentes por parte de la plataforma a los correos personales de los dependientes, y no su puesta a disposición en una red controlada por el empleador. La presentación tenida a la vista para la confección del presente informe señala que al trabajador le serán enviados los documentos firmados a su correo electrónico personal, pero no indica que los envíos serán automáticos, vale decir, sin intervención humana y, además, sólo se refiere al contrato en circunstancias que la obligación de envío de la documentación abarca a todos los antecedentes generados en el sistema, requieran o no rúbrica de las partes.
De este modo, sin bien la plataforma de gestión documental comercializada por la empresa BUK S.p.A. fue autorizada por esta Dirección, su utilización se encuentra condicionada a que la implementación y uso se ajusten a los términos del Dictamen N°0789/15, lo cual no ocurre en la especie.
Finalmente, en cuanto a la documentación que puede ser creada, firmada y gestionada por medios digitales, cabe indicar que la materia se encuentra latamente tratada en el citado Dictamen N°0789/15.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, si bien la utilización de la plataforma de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provista por la empresa BUK S.p.A., ha sido autorizada por esta Dirección, la forma de implementación planteada por la empresa Operadora de Servicios Médicos Maitenes S.A., no se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la solicitud.
Saluda a Ud.,
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
GMS/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control
