Dictámenes y Normativa

Ordinarios

Sistema de registro y control asistencia digital;

ORD.N°136

14-mar-2025

No existe inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión y firma de documentación electrónica laboral denominado "NUBOX", consultado por la empresa Nubox S.p.A., en la medida que la plataforma se implemente en los mismos términos autorizados.

Departamento Jurídico

Unidad de Dictámenes

e Informes en Derecho

E265603 (1875) 2024

ORD. N°136

ACTUACIÓN: Aplica doctrina.

MAT.: Documentación laboral electrónica.

RORD.: No existe inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión y firma de documentación electrónica laboral denominado "NUBOX", consultado por la empresa Nubox S.p.A., en la medida que la plataforma se implemente en los mismos términos autorizados.

ANTS.: 1) Instrucciones de 03.03.2025 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Instrucciones de 27.12.2024 de Jefe (S) de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

3) Presentación de 24.09.2024 de Sr. XXXXXXXX, en representación de empresa Nubox S.p.A.

SANTIAGO, 14.03.2025

DE:JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

A:SR.

XXXXXX

NUBOX S.P.A.

CARLOS ANTUNEZ N°2025 OFICINA 809

PROVIDENCIA

eguerrero@calvoycia.cl

Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento respecto de la posibilidad de utilizar un sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, estable los requisitos de operación de los sistemas de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

En tal contexto, es del caso indicar que, analizada la documentación tenida a la vista para la confección del presente informe, es dable constatar que el sistema consultado se ajustaría a la normativa señalada en el cuerpo del presente informe.

No obstante, resulta necesario hacer presente que los requisitos o parámetros técnicos de seguridad del proceso de suscripción no pueden significar que el trabajador pierda el control de la firma de los documentos, vale decir, la plataforma no puede, bajo la justificación de mejorar la identificación de las partes, imponer condiciones que entraben innecesariamente o impidan la manifestación del consentimiento como lo sería, por ejemplo, el uso de claves dinámicas u OTP generadas por el mismo sistema, convirtiendo a la rúbrica electrónica del dependiente en un elemento meramente complementario y, por ende, no determinante, situación que la recurrente deberá corregir.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, corregida la observación formulada, no existirá inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral denominado "NUBOX", consultado por la empresa Nubox S.p.A.

Saluda a Ud.,

NATALIA POZO SANHUEZA

ABOGADA

JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

MGC/RCG

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