Dictámenes y Normativa

Ordinarios

Registro de asistencia; Sistemas paralelos; Improcedencia; Registro especial; Autorización;

ORD. N°5032

02-oct-2018

Atiende consulta sobre registro de control de asistencia.

DEPARTAMENTO JURÍDICO

K4822(1356)/2018

ORD.:5032

MAT.: Registro de asistencia; Sistemas paralelos; Improcedencia. Registro especial; Autorización;

RORD.: Atiende consulta sobre registro de control de asistencia.

ANT.: 1.-Instrucciones de 23.08.2018, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2.-Instrucciones de 10.07.2018, de Jefe Departamento Jurídico.

3.- Pase N° 242, de 14.06.2018, de Jefe Departamento de Inspección.

4.-Presentación de 14.06.2018, de empresa Arancibia Macleod y Cía.Ltda.

SANTIAGO, 02.10.2018

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)

A : SR. FRANCISCO JAVIER ARANCIBIA TAGLE

EMPRESA ARANCIBIA MACLEOD Y CÍA. LTDA.

SARMIENTO N°890

PUNTA ARENAS

Mediante presentación del antecedente 4), remitida a este Departamento por Ord. del antecedente 3), y en representación de la empresa Arancibia Macleod y Cía. Ltda., solicita la autorización de esta Dirección para utilizar como único sistema de control de asistencia de su personal, aquel de carácter computacional existente en el Hospital Clínico Dr.Lautaro Navarro Avaria de la ciudad de Punta Arenas, lugar donde presta servicios en calidad de contratista.

Hace presente que es adjudicataria del contrato "de servicio de manejo de residuos REAS" del establecimiento hospitalario antes mencionado y que el punto 12, párrafo tercero de las Bases Técnicas de dicho contrato señala que éste proporcionará la tarjeta de proximidad para el registro y control de asistencia del personal, recayendo sobre la empresa adjudicataria la obligación de ajustarse a las normas vigentes sobre la materia.

Agrega que en cumplimiento de la normativa vigente, ha implementado un libro de asistencia del personal para sus trabajadores, no obstante lo cual, en virtud de lo establecido en el punto 12 de las Bases Técnicas del contrato adjudicado, los citados dependientes deben además consignar sus datos de ingreso y salida en el registro computacional de control de asistencia existente en el referido hospital. Ello se traduce en un doble control para los trabajadores afectados y en discrepancias entre los datos que arrojan ambos registros, lo que podría ocasionar problemas por eventuales descuentos, multas y amonestaciones a que podrían verse expuestos debido a dichas discrepancias.

En virtud de lo anterior solicita que en conformidad a lo dispuesto en el inciso 2° del artículo 33 del Código del Trabajo, se establezca como registro único de asistencia de su personal, el sistema electrónico computacional que establecen las Bases Técnicas del contrato de adjudicación, esto es, el que utiliza el hospital mandante para su propio personal.

Sobre el particular, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:

En primer término, es necesario señalar que la doctrina reiterada y uniforme de esta Dirección, contenida, entre otros pronunciamientos en Ords. N°2389 de 03.05.2016 y 810/45 de 08.02.1999, interpretando el inciso 1° del artículo 33 del Código del Trabajo, ha establecido que en una misma empresa, o en cada uno de sus establecimientos, únicamente puede existir un solo sistema de control de asistencia y de horas de trabajo, sean éstas ordinarias como extraordinarias.

Es preciso agregar, que, conforme a dicha doctrina, la prohibición a que se encuentra afecto el empleador en relación con el registro de asistencia, se encuentra referida únicamente a la utilización de más de uno de los sistemas que contempla la ley para controlar la asistencia y determinar las horas ordinarias y extraordinarias de trabajo, esto es, a la mantención simultánea de reloj control y libro de asistencia del personal, prohibición ésta que no rige en cuanto aquella cuente con más de un establecimiento, caso en el cual en cada uno de ellos podrá emplearse indistintamente cualquiera de los mencionados registros o, asimismo, cuando existieren registros de asistencia especiales autorizados por esta Dirección.

La citada doctrina concluye que no dándose los casos de excepción antes anotados, no resulta jurídicamente procedente la implementación simultánea al interior de una empresa de dos sistemas paralelos de registro y control de asistencia.

Atendido lo antes expuesto, cúmpleme manifestar a Ud. que no resulta procedente que los trabajadores de esa empresa estén afectos a dos sistemas paralelos de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, correspondiendo utilizar para tal efecto sólo uno de aquellos que contempla la normativa vigente.

En cuanto a la solicitud de autorización de un sistema especial para el personal de su representada, en los términos del inciso 2° del artículo 33 del Código del Trabajo, cúmpleme indicar que la citada disposición legal, establece:

"Cuando no fuere posible aplicar las normas previstas en el inciso precedente, o cuando su aplicación importare una difícil fiscalización, la Dirección del Trabajo, de oficio o a petición de parte, podrá establecer y regular, mediante resolución fundada, un sistema especial de control de las horas de trabajo y de la determinación de las remuneraciones correspondientes " al servicio prestado. Este sistema será uniforme para una misma actividad".

Del análisis de la normativa indicada se desprende que la Dirección del Trabajo puede autorizar y regular, mediante resolución fundada, sistemas especiales de control de las horas de trabajo, y de determinación de las remuneraciones correspondientes al servicio prestado, cuando concurran las circunstancias siguientes:

a) Que no sea posible aplicar las normas previstas en el inciso primero del mencionado artículo, esto es, que no resulte factible controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, mediante un libro de asistencia del personal o a través de un reloj control con tarjetas de registro, o bien, que su eventual aplicación importe una difícil fiscalización, es decir, que su implantación dificulte la supervigilancia del cumplimiento de las normas sobre jornada ordinaria y extraordinaria por parte de los Servicios del Trabajo, y

b) Que el sistema que se autorice sea uniforme para una misma actividad.

Ahora bien, de los antecedentes aportados en la presentación que nos ocupa aparece que, en la especie, no concurre ninguna de las condiciones precedentemente anotadas, por lo que no resulta procedente acceder a la petición que se funda en la normativa legal antes transcrita y comentada, en orden a autorizar un sistema especial de control de asistencia para el personal de que se trata.

Finalmente y en cuanto a la petición final que se plantea en su presentación y que dice relación con la posibilidad de aplicar al personal de su dependencia el sistema electrónico computacional de control de asistencia que utiliza la entidad mandante - Hospital Clínico Dr. Lautaro Navarro Avaria-cúmpleme informarle que esta Dirección ha resuelto, entre otros, en Ord. N°1677 de 22.03.2016, que no se visualizan reparos jurídicos para que una solución (Compuesta de software y hardware) pueda ser utilizada en forma compartida por diferentes empresas, en la medida que se cumplan dos condiciones:

1-. Que los respectivos software cumplan con las exigencias contenidas en los dictámenes N°1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, 04.12.2017

2-. Que la información registrada en los sistemas sea gestionada y administrada de manera separada, a fin de que cada empleador sólo tenga acceso a los antecedentes de sus trabajadores y, estos últimos, puedan acceder sin inconvenientes a sus antecedentes, para lo cual la plataforma deberá contar con las medidas de seguridad que resulten necesarias.

Cabe agregar que conforme a lo precisado por la citada jurisprudencia, "aunque el sistema electrónico de registro y control de asistencia y horas de trabajo sea compartido, la responsabilidad de llevar correctamente dicho registro sigue estando radicada legalmente en el empleador, respecto de los trabajadores de su dependencia".

No obstante lo señalado, cabe manifestar que atendida la condición de servicio público de la entidad mandante, esta Dirección carece de competencia legal para determinar si dicho sistema se ajusta o no a las condiciones que la doctrina institucional ha establecido como necesarias para autorizar la implantación de un determinado sistema computacional de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo.

En tales circunstancias, no resulta procedente que este Servicio se pronuncie sobre la factibilidad de aplicar dicho sistema a los trabajadores a que se refiere la consulta planteada.

De este modo, en opinión de esta Dirección, el sistema de control actualmente utilizado por la empresa, consistente, como ya se expresara, en un libro de asistencia del personal, constituiría el único medio idóneo para tales efectos siendo los datos allí consignados los únicos que deberán considerarse para los fines previstos en el artículo 33, inciso 1° del Código del Trabajo.

Saluda a Ud.,

ROSAMEL GUTIERREZ RIQUELME

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO(S)

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