Dictámenes

Dirección del trabajo; Fiscalizadores; Facultades; Documentación laboral; Lugar de mantención;

ORD.: Nº1648/83

01-abr-1997

1) Un Inspector de la Dirección del Trabajo cuenta con facultades para exigir que se ponga en uso un sistema de registro de control de asistencia en el módulo o local de venta que una Empresa tiene en la Zona Franca de Iquique, en uso de su facultad legal de fiscalizar la correcta aplicación de la legislación laboral. 2) El empleador se encuentra obligado a mantener en los lugares en que se desarrollan las labores o funciones toda la documentación que deriva de las relaciones de trabajo, de manera tal que el no hacerlo importa una infracción a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº 2, de 1967.

ORD.: Nº 1648/83

MAT.: Dirección del trabajo Fiscalizadores Facultades.

Documentación laboral Lugar de mantención.

RDIC.: 1) Un Inspector de la Dirección del Trabajo cuenta con facultades para exigir que se ponga en uso un sistema de registro de control de asistencia en el módulo o local de venta que una Empresa tiene en la Zona Franca de Iquique, en uso de su facultad legal de fiscalizar la correcta aplicación de la legislación laboral.

2) El empleador se encuentra obligado a mantener en los lugares en que se desarrollan las labores o funciones toda la documentación que deriva de las relaciones de trabajo, de manera tal que el no hacerlo importa una infracción a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº 2, de 1967.

ANT.: Ord. Nº839, de 26.06.96 de Sr. Inspector Provincial del Trabajo de Iquique.

FUENTES: Código del Trabajo, artículos 317, 318 y 319.

CONCORDANCIAS: Dictámenes Nºs. 935-24, de 30.01.91 y 1183, de 02.06.82. FECHA DE EMISION= 01/04/1997

DICTAMEN:

DE : DIRECTOR DEL TRABAJO

A : SR. INSPECTOR PROVINCIAL DEL TRABAJO

IQUIQUE

Mediante ordinario citado en el antecedente se ha solicitado un pronunciamiento acerca de las siguientes materias:

1) Si un Inspector del Trabajo se encuentra facultado para instruir a una Empresa poner en uso un registro de control de asistencia para los trabajadores que laboran en un local de ventas.

2) Si la circunstancia de mantener la documentación laboral en un lugar que permanece cerrado los días domingo y festivos constituye o no una infracción a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº 2, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, de 1967.

Al respecto cumplo con informar a Ud. lo siguiente:

En lo que dice relación con su primera consulta, cabe hacer presente que el inciso 1º del artículo 32 del Código del Trabajo, dispone:

" Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las " horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el " empleador llevará un registro que consistirá en un libro de " asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de " registro".

De la disposición legal precedente se colige que tanto para controlar la real asistencia de los trabajadores como para determinar las horas de trabajo laboradas sean en jornadas ordinarias o extraordinarias, el empleador deberá llevar un registro que consistirá en un libro de asistencia o un reloj control con tarjetas de registro.

Asimismo, se infiere que tanto el libro de asistencia como el reloj control cumplen una finalidad específica, cual es la determinación de las horas que constituyen la jornada real y deben, por lo tanto, ser medios aptos para alcanzar con la mayor fidelidad posible este objetivo, esto es, registrar cabalmente y de modo íntegro el período trabajado por cada trabajador.

Por otra parte, el artículo 22 del Código del Trabajo, dispone:

" Jornada de trabajo es el tiempo durante el cual el trabajador " debe prestar efectivamente sus servicios en conformidad al " contrato.

" Se considerará también jornada de trabajo el tiempo en que el " trabajador se encuentra a disposición del empleador sin " realizar labor, por causas que no le sean imputables".

Del contexto de la disposición legal transcrita se colige que se entiende por jornada de trabajo tanto el tiempo durante el cual el dependiente presta efectivamente sus servicios al empleador, de acuerdo al contrato de trabajo, como también, el período de tiempo en que permanece a disposición del mismo, sin realizar labor alguna por causas que no le sean imputables.

En relación con lo señalado en párrafos que anteceden, cabe hacer presente que la correcta determinación de la jornada cumplida por un trabajador es un factor esencial para establecer, además, los distintos beneficios que le corresponden, incidiendo su control en las remuneraciones, horas extraordinarias, permisos sindicales, etc., motivo por el cual, toda distorsión en el registro de asistencia impide la adecuada y correcta fiscalización de la aplicación a cabalidad de las distintas normas laborales.

Ahora bien, precisada la trascendencia del control de asistencia, es necesario establecer la competencia de los Inspectores del Trabajo en el ámbito de la fiscalización de dicho control, para lo cual debe tenerse en consideración, sin perjuicio de la facultad amplia y genérica que les confiere el artículo 450 del Código del ramo, lo prevenido al respecto por el D.F.L. Nº 2 de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, cuyo artículo 1º dispone en su letra a), que corresponde a este Servicio lo siguiente:

" La fiscalización de la aplicación de la legislación laboral".

" A su vez, el artículo 5º del mismo cuerpo legal, en materia de " funciones del Director, en su letra c), le encomienda:

" Velar por la correcta aplicación de las leyes del trabajo en " todo el territorio de la República".

De las normas legales citadas anteriormente se colige que compete a la Dirección del Trabajo y a su Director fiscalizar y velar por la aplicación de la legislación laboral, recayendo, por ende en el personal de fiscalizadores la labor de cuidar que tales normas sean cumplidas "correctamente" vale decir, "libre de errores o defectos" según la acepción que al término señalado confiere el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, texto al que hay que atender para fijar el sentido de las palabras que sirven de base para la aplicación del elemento gramatical de interpretación que contemplan los artículos 19 y 20 del Código Civil.

Del análisis conjunto de las normas antes transcritas y consideraciones efectuadas se colige, que un Inspector del Trabajo debe cuidar que las normas sobre control de asistencia se cumplan sin errores o defectos, y es lícito convenir que un defecto, y de carácter grave, lo sería la ubicación del sistema de control en un lugar que impide que alcance su objetivo legal, cual es el registro de la jornada real del trabajador.

Se sigue de lo expuesto, que un Inspector del Trabajo se encuentra legalmente facultado para instruir se cambie de lugar el sistema de control a un sitio adecuado al cumplimiento de la finalidad prevista por el legislador y expresamente señalada en el inciso 1º del artículo 32 del Código del Trabajo, constituyendo la idoneidad del sitio una situación de hecho que deberá calificar en cada caso el inspector que realiza la fiscalización. Asimismo, éste se encuentra facultado para ordenar que se ponga en uso un registro en aquellos lugares en que no existe.

En la especie, de los antecedentes tenidos a la vista aparece que, en el caso por el cual se consulta se trata de empresas que se encuentran ubicadas en la Zona Franca de Iquique, las cuales tienen trabajadores en, a lo menos, dos sectores de dicho recinto, esto es, los galpones donde se encuentran las oficinas de administración, bodegas y se efectua la venta por mayor y los módulos, donde se efectua la venta por menor.

En lo que respecta al control de asistencia, cada Empresa mantiene sólo un sistema de registro, el que se encuentra ubicado en el galpón, debiendo los trabajadores que laboran en módulos desplazarse todos los días, aproximadamente 8 cuadras, hasta el galpón para registrar su asistencia.

De los mismos antecedentes aparece que la situación antes descrita ocasiona diversos problemas, lo que a su vez se traduce en irregularidades, como por ejemplo que por diferencias de horario los trabajadores que se desempeñan en módulos no pueden, en algunas oportunidades, registrar su asistencia por encontrarse cerrado el galpón, situación que también ocurre los festivos en que sólo abren los módulos. Por lo anterior los trabajadores efectuan anotaciones posteriores en las tarjetas de reloj control y en los libros de asistencia.

Lo señalado anteriormente ocasiona además dificultades de fiscalización para los funcionarios del trabajo, por cuanto en muchas oportunidades se ven imposibilitados de tener a la vista los respectivos registros de asistencia al encontrarse cerrado el galpón y no existir un registro en el módulo.

Ahora bien, aplicando la doctrina expuesta en párrafos anteriores, al caso por el cual se consulta posible resulta concluir que un Inspector del Trabajo se encuentra legalmente facultado para exigir que en las Empresas ubicadas en la Zona Franca de Iquique, el respectivo empleador lleve un registro de control de asistencia en el galpón y otro en el módulo, de manera tal que dicho sistema de control se lleve en forma correcta y adecuada al cumplimiento de la finalidad prevista por el legislador en el inciso 1º del artículo 32 del Código del Trabajo.

En efecto, la manera en que se lleva actualmente el registro control de asistencia no permite obtener una información fehaciente respecto de la jornada de trabajo que, en definitiva, cumplen los dependientes de que se trata.

2) En lo que dice relación con esta consulta, cabe señalar que el artículo 31 del D.F.L. Nº 2, de 1967, en su inciso 2º, preceptúa:

" Toda aquella documentación que derive de las relaciones de " trabajo deberán mantenerse en los establecimientos y faenas en " que se desarrollan labores y funciones".

De la disposición precedentemente transcrita se infiere que el empleador se encuentra obligado a mantener todos los documentos referidos a las relaciones de trabajo en cada establecimiento o faena en que realice labores o funciones.

Al respecto, la doctrina vigente de este Servicio, contenida en dictamen Nº 1183, de 02.06.82 ha resuelto que "si una empresa " mantiene varias sucursales en diversos lugares del Area " Metropolitana o del resto del país, deberá mantener en cada una " de ellas toda la documentación que derive de las relaciones de " trabajo con los dependientes que prestan servicios en esa " sucursal".

Lo anterior, en atención a que la finalidad implícita del precepto es la de facilitar la fiscalización de la documentación laboral por parte de los Inspectores del Trabajo.

Por lo tanto, en el caso de que se trata el empleador deberá mantener la documentación que deriva de las relaciones de trabajo en los respectivos módulos.

La conclusión anterior, debe entenderse sin perjuicio del derecho que tiene todo empleador de solicitar a la Dirección del Trabajo la centralización de la documentación laboral y previsional, a condición de que se cumplan determinados requisitos, excluyéndose, en todo caso, la centralización de toda aquella documentación que reviste el carácter de permanente a definitiva, de suerte tal que siempre existirá la obligación de mantener en los lugares en que se desarrollan las labores un ejemplar de los siguientes documentos:

-Contratos de Trabajo,

-Comprobantes de pago de remuneraciones,

-Registro de Asistencia,

-Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, si procede,

-Convenio de Sala Cuna, si procede, y

-Finiquitos.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud. lo siguiente:

1) Un Inspector de la Dirección del Trabajo cuenta con facultades legales para exigir que se ponga en uso un sistema de registro de control de asistencia en el módulo o local de venta que una Empresa tiene en la Zona Franca de Iquique, en uso de su facultad legal de fiscalizar la correcta aplicación de la legislación laboral.

2) El empleador se encuentra obligado a mantener en los lugares en que se desarrollan las labores o funciones toda la documentación que deriva de las relaciones de trabajo, de manera tal que el no hacerlo importa una infracción a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº 2, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, de 1967.

Saluda a Ud.,

MARIA ESTER FERES NAZARALA

ABOGADO

DIRECTOR DEL TRABAJO