Dictámenes y Normativa

Ordinarios

Sistema de registro y control de asistencia digital;

ORD. N°125

26-feb-2025

El sistema de registro y control de asistencia denominado "Gestión de Asistencia Zenda By Defontana", consultado por la empresa Defontana Corp S.p.A., RUT N°76.389.464-9, no se ajusta a todas las exigencias establecidas en la Resolución Exenta N°38 de 26.04.2024, por lo que no se autoriza su utilización en el marco de la relación laboral.

Departamento Jurídico

Unidad de Dictámenes

e Informes en Derecho

E367478 (230) 2025

ORD. N°125

ACTUACIÓN: Aplica doctrina.

MAT.: Sistema electrónico de registro y control de asistencia digital.

RORD.: El sistema de registro y control de asistencia denominado "Gestión de Asistencia Zenda By Defontana", consultado por la empresa Defontana Corp S.p.A., RUT N°76.389.464-9, no se ajusta a todas las exigencias establecidas en la Resolución Exenta N°38 de 26.04.2024, por lo que no se autoriza su utilización en el marco de la relación laboral.

ANTS.: 1) Instrucciones de 20.02.2025 de Jefa (S) de Departamento Jurídico.

2) Presentación de 24.12.2024 de Sr. xxxxxx, en representación de empresa Defontana Corp S.p.A.

SANTIAGO, 26.02.2025

DE:JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

A:SR.xxxxxxxxxxx

DEFONTANA CORP S.P.A.

AVENIDA APOQUINDO N°6550

LAS CONDES

comunicaciones_dt@defontana.com

Mediante la presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establece la Resolución Exenta N°38 de 26.04.2024.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, ha acompañado informe de certificación de la empresa Veltec Informática y Cía., Rut 76.201.051-8, firmado por el Sr. xxxxxxxxxx.

En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al proceso de revisión señalad en el artículo 68° de la Resolución Exenta N°38, cuyo resultado es el siguiente:

a) Examen de admisibilidad: Durante esta etapa se analiza el cumplimiento de las exigencias formales de presentación de los antecedentes, así como la omisión de información general, las credenciales o accesos al módulo de fiscalización y la falta de documentos.

Conclusión: La documentación presentada se ajusta a las exigencias vigentes.

b) Análisis de los aspectos informáticos: En esta etapa se examina el cumplimiento de las condiciones relativas a la arquitectura del software, seguridad, integridad y respaldo de la información, base de datos, alertas, etc.

Analizada la documentación se concluye lo siguiente:

1) Respecto del artículo 13°, Contenido de los comprobantes de marcación: Todos los comprobantes de marcación generados por los sistemas deberán indicar, a lo menos, la siguiente información:

f) Geolocalización o geoposición

Observación: El informe indica erróneamente que la exigencia no le es aplicable al sistema analizado. Sin embargo, la obligación se extiende a todas las plataformas, sin importar si se utiliza o no. Lo que es opcional es su uso por parte de los empleadores.

2) Respecto del artículo 22.3) Acceso de terceros a la plataforma:

a) Subcontratación. Los sistemas deberán contemplar la posibilidad de que las empresas principales o mandantes puedan acceder a la información de los registros de asistencia de los trabajadores de sus contratistas o subcontratistas.

El acceso señalado deberá ser otorgado voluntariamente por los respectivos empleadores, es decir, las empresas contratistas o subcontratistas y se sujetará a las siguientes reglas:

i) Las empresas principales deberán velar por el respeto al tratamiento de los datos personales de los trabajadores.

ii) El perfil de su acceso sólo les permitirá visualizar información y descargar reportes y no, por ejemplo, modificar la forma u oportunidad de la prestación de los servicios.

Observación: El informe indica erróneamente que la exigencia no le es aplicable al sistema analizado. Sin embargo, la obligación se extiende a todas las plataformas, sin importar si se utiliza o no. Lo que es opcional es su uso por parte de los empleadores.

b) Empresas de servicios transitorios. Sin perjuicio de la recepción del correo electrónico señalado en el artículo 12°, las empresas de servicios transitorios podrán acceder a la información de los sistemas de registro de asistencia de sus trabajadores que hayan puesto a disposición de compañías usuarias.

Observación: El informe indica erróneamente que la exigencia no le es aplicable al sistema analizado. Sin embargo, la obligación se extiende a todas las plataformas, sin importar si se utiliza o no. Lo que es opcional es su uso por parte de los empleadores.

3) Respecto del artículo 45.4) Alerta de desconexión. En el caso de los teletrabajadores sujetos a la obligación de uso de un sistema electrónico de registro y control de asistencia, las plataformas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de aviso al dependiente cuando falten 30 minutos para el inicio de su periodo de desconexión.

Observación: El informe indica erróneamente que la exigencia no le es aplicable al sistema analizado. Sin embargo, la obligación se extiende a todas las plataformas, sin importar si se utiliza o no. Lo que es opcional es su uso por parte de los empleadores.

4) Respecto del artículo 55º. Trabajo a distancia. Los dependientes que presten servicios a distancia y los teletrabajadores podrán encontrarse sujetos a un sistema de registro y control de asistencia, el cual, además de los requisitos contenidos en la presente resolución exenta, deberá cumplir las condiciones que a continuación se indican:

Observación: El informe indica erróneamente que la exigencia no le es aplicable al sistema analizado. Sin embargo, la obligación se extiende a todas las plataformas, sin importar si se utiliza o no. Lo que es opcional es su uso por parte de los empleadores.

c) Análisis de los aspectos jurídicos: Si los sistemas aprueban las etapas anteriores se revisa el cumplimiento de las exigencias jurídicas de los sistemas, especialmente, aquellas que dicen relación con el portal de fiscalización y la reportería de la plataforma.

Conclusión: Atendido que el sistema consultado no aprobó el examen técnico señalado en la letra b) del artículo 68°, no procede realizar el análisis jurídico de la plataforma.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema electrónico de registro y control de asistencia denominado "Gestión de Asistencia Zenda By Defontana", consultado por la empresa Defontana Corp S.p.A., RUT N°76.389.464-9, no se ajusta a todas las exigencias establecidas en la Resolución Exenta N°38 de 26.04.2024, por lo que no se autoriza su utilización en el marco de la relación laboral..

Saluda atentamente a Ud.,

NATALIA POZO SANHUEZA

ABOGADA

JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

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