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Registro especial de asistencia y determinación horas de trabajo;
ORD. N°1348
02-abr-2020
El sistema de registro y control de asistencia denominado "WorkZone", presentado por la empresa Creati Ltda., no se ajusta a todas las exigencias establecidas por los dictámenes Nº1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Sin perjuicio de lo anterior, la compañía recurrente puede volver a presentar su solicitud una vez subsanadas las observaciones señaladas en el presente informe.
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E49258 (2592) 2019
ORD. N°1348
MAT.: Sistema de registro y control de asistencia electrónico.
RORD.: El sistema de registro y control de asistencia denominado "WorkZone", presentado por la empresa Creati Ltda., no se ajusta a todas las exigencias establecidas por los dictámenes Nº1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Sin perjuicio de lo anterior, la compañía recurrente puede volver a presentar su solicitud una vez subsanadas las observaciones señaladas en el presente informe.
ANT.: 1) Revisión de 11.02.2020 de Jefe Departamento Jurídico y Fiscal.
2) Presentación de 25.11.2019 de Sr. Carlos Mellado, en representación de empresa Creati Ltda.
SANTIAGO, 02.04.2020
DE:JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A:SR. CARLOS MELLADO
EMPRESA CREATI LTDA.
AERÓDROMO CARLOS IBÁÑEZ DEL CAMPO N°7840
CERRILLOS
cmellado@creati.cl
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado "WorkZone", y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los dictámenes Nºs.1140/27, de 24.02.2016 y 5849/133, de 04.12.2017.
Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa OpenSoftware.cl S.A., Rut N°76.095.771-2, suscrito por el Sr. Carlos Moreno.
En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico, con el objeto de determinar el cumplimiento de los requisitos que deben comprender los sistemas computacionales de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con los citados dictámenes.
Concluido dicho trámite, se han realizado las siguientes observaciones:
1-. En cuanto a lo dispuesto en el dictamen N°1140/27, cabe señalar:
1) Respecto del N°1, Marcaciones Fallidas: No se adjunta evidencia acerca de esta materia. En efecto, de acuerdo con el N°1 del dictamen N°1140/027, si existiere algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica. Finalmente, cabe señalar que todas las marcaciones deberán ser transferidas en línea, a una base de datos central, sin importar si se trata de equipos fijos o móviles. Ello, sin perjuicio de los respaldos que puedan contemplarse opcionalmente.
2) Respecto del N°2, Identificación: No se adjunta evidencia respecto del módulo en que los trabajadores pueden hacer el cambio de clave. De acuerdo a la norma, los sistemas de registro que utilizaren para la identificación de los trabajadores claves o password, deberán contemplar la posibilidad de que el dependiente las modifique a su elección las veces que estime necesario, sin más restricciones que los parámetros mínimos de seguridad, por ejemplo, cantidad de números, letras o uso de mayúsculas.
3) Respecto del N°5, Disponibilidad del servicio: No se adjunta evidencia de la infraestructura de la plataforma. Sin embargo, el dictamen analizado señala que el servicio de aplicaciones (sistema o sitio web, por ejemplo) que mantiene funcionando la solución, tiene que estar distribuido en más de un servidor (equipo) y/o datacenter, de manera que el trabajador no pierda la posibilidad de registrar los eventos asociados con la jornada. Igualmente, el servicio de base de datos que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de almacenamiento externos, de tal forma que, en caso de algún incidente, se pueda recuperar la información histórica. Además, las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que prevengan la adulteración de información post-registro.
Los respaldos de la información indicados en el párrafo anterior deberán tener mecanismos de seguridad, por ejemplo, códigos de "Hash" o firmas electrónicas, que aseguren la integridad del contenido de dichos respaldos, es decir, que la información que se consulte no haya sufrido alteraciones o, si las hubo, que ellas sean indicadas en los reportes y/o marcaciones.
2-. En cuanto a lo dispuesto en el dictamen N°5849/133, cabe señalar:
1) Respecto del N°1.3, Marcaciones automáticas: Si bien el informe indica que el sistema posee la cualidad de manejar marcaciones offline, no adjunta evidencia que respalde dicha afirmación. Respecto de este punto, debemos precisar que si bien todas las marcaciones deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada, se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión, por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al recuperar la señal.
2) Respecto del N°1.4, Obligación de emitir un mensaje de alerta para las marcaciones fallidas: No adjunta evidencia sobre este punto, a pesar de que la norma requiere que las plataformas cuenten, dentro de sus funcionalidades, con un registro electrónico de incidentes que provoquen su cese operacional total o parcial, lo que permitirá lograr una trazabilidad entre el uso del mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.
3) Respecto del N°1.7, Reportes: Revisado el portal se constata que este no permite realizar búsquedas por número de cédula de identidad por grupos de trabajadores.
Ahora bien, en cuanto a los reportes, se verificó que los reportes de asistencia y de jornada, contienen la misma información. Además, al exportarlo a Word la información se corta no permitiendo su correcta visualización.
Sobre el reporte de domingos y festivos, debemos indicar que al intentar pedir un reporte de más de 60 días la página emite un mensaje que señala "Periodo no puede ser superior a 2 meses o 62 días", en circunstancias que el dictamen en comento señala expresamente, respecto de este reporte, que "Debe ser posible consultar la información relativa a todos los días domingos y/o festivos laborados, por uno o más trabajadores, durante un periodo mínimo de 12 meses anteriores a la fecha de emisión del informe…", por lo que tampoco se ajusta a la exigencia en examen.
Finalmente, en cuanto a este reporte, aunque se ajustaron las fechas a lo solicitado por la plataforma, no exhibe información en pantalla lo que, a su vez, impide determinar si su información cumple la exigencia de que se trata.
En cuanto al Reporte de Modificaciones y/o alteraciones de sistemas de turnos, debemos indicar que las columnas del informe exhibido no permiten determinar si se ha producido o no un cambio de turno.
A su turno, el Reporte de exceso de jornada se encuentra dividido en dos informes, uno denominado "Informe de Exceso de Jornada" y otro llamado "Jornada Horas Extraordinarias", los cuales no se ajustan a los requerimientos vigentes.
4) Respecto del N°2.5, Las soluciones deberán encontrarse alojadas en servidores con sistemas operativos en versiones vigentes (con soporte), y considerar una plataforma tecnológica que permita dar cuenta de un alto volumen de transacciones (marcajes) tanto para su procesamiento como para su almacenamiento. No adjunta evidencia sobre la materia.
5) Respecto del N°2.10, No adjuntan evidencia que acredite la manera en que el sistema evita el ingreso de cuentas de correos duplicadas.
6) Respecto del N°3.3, Descuentos por falta de marcación: No se adjunta evidencia respecto de alerta por falta de marcación: Es dable señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada.
7) Respecto del N°3.4.2, Modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió. La documentación indica que el sistema no permite la modificación de marcaciones por lo que no da cumplimiento a la exigencia en examen.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia presentado por la empresa Creati Ltda., denominado "WorkZone", no se ajusta a todas las exigencias establecidas por los dictámenes Nºs.1140/027, de 24.02.2016 y 5849/133, de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Lo anterior, no obsta a que, una vez subsanadas las observaciones realizadas, la solicitud de autorización pueda ser ingresada nuevamente a este Servicio.
Saluda atentamente a Ud.,
SONIA MENA SOTO
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes.
