Dictámenes y Normativa

Ordinarios

Registro especial asistencia y determinación horas de trabajo;

ORD.N°1344

02-abr-2020

El sistema de registro y control de asistencia denominado "Mi Agenda Soft", presentado por la empresa SICPA Government Security Solutions Latam S.A., no se ajusta a todas las exigencias establecidas por los dictámenes Nº1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Sin perjuicio de lo anterior, la compañía recurrente puede volver a presentar su solicitud una vez subsanadas las observaciones señaladas en el presente informe.

Departamento Jurídico y Fiscalía

Unidad de Pronunciamientos,

Innovación y Estudios Laborales

E49800 (2603) 2019

ORD.N°1344

MAT.: Sistema de registro y control de asistencia electrónico.

RORD.: El sistema de registro y control de asistencia denominado "Mi Agenda Soft", presentado por la empresa SICPA Government Security Solutions Latam S.A., no se ajusta a todas las exigencias establecidas por los dictámenes Nº1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Sin perjuicio de lo anterior, la compañía recurrente puede volver a presentar su solicitud una vez subsanadas las observaciones señaladas en el presente informe.

ANT.: 1) Instrucciones de 26.03.2020 de Jefa (S) Departamento Jurídico y Fiscal.

2) Revisión de 03.02.2020 de Jefe Departamento Jurídico y Fiscal.

3) Presentación de 27.11.2019 de Sr. Felipe Wilenmann, en representación de empresa SICPA Government Security Solutions Latam S.A.

SANTIAGO, 02.04.2020

DE:JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A:SR. FELIPE WILENMANN

EMPRESA SICPA GOVERNMENT SECURITY SOLUTIONS LATAM S.A.

SANTA CLARA N°762, CUIDAD EMPRESARIAL

HUECHURABA

Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado "Mi Agenda Soft", y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los dictámenes Nºs.1140/027, de 24.02.2016 y 5849/133, de 04.12.2017.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa OpenSoftware.cl S.A., Rut N°76.095.771-2, suscrito por el Sr. Carlos Moreno.

En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico, con el objeto de determinar el cumplimiento de los requisitos que deben comprender los sistemas computacionales de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con los citados dictámenes.

Concluido dicho trámite, se han realizado las siguientes observaciones:

1-. En cuanto a lo dispuesto en el dictamen N°1140/027, cabe señalar:

1) Respecto del N°1, Marcaciones Fallidas: No se adjunta evidencia acerca de esta materia. En efecto, de acuerdo con el N°1 del dictamen N°1140/027, si existiere algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica. Finalmente, cabe señalar que todas las marcaciones deberán ser transferidas, en línea, a una base de datos central, sin importar si se trata de equipos fijos o móviles. Ello, sin perjuicio de los respaldos que puedan contemplarse opcionalmente.

2) Respecto del N°6.2, Confidencialidad: No se adjunta evidencia respecto de la auditoria de la plataforma. En efecto, la definición de cada perfil, así como la respectiva asignación de personas a los mismos, deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este registro deberá ser automático y sólo deberá ser accesible mediante perfiles de administración.

2-. En cuanto a lo dispuesto en el dictamen N°5849/133, cabe señalar:

1) Respecto del N°1.3, Marcaciones automáticas: No se adjunta evidencia respecto de la marcación offline. Puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión, por lo que se considerará ajustado a la norma aquel sistema que permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al recuperar la señal.

2) Respecto del N°1.4, Obligación de emitir un mensaje de alerta para las marcaciones fallidas: Se estima necesario que las plataformas cuenten, dentro de sus funcionalidades, con un registro electrónico de incidentes que provoquen su cese operacional total o parcial, lo que permitirá lograr una trazabilidad entre el uso del mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.

3) Respecto del N°2.10, No se informa la manera en que el sistema evita el ingreso de cuentas de correos duplicadas.

4) Respecto del N°3.3, Descuentos por falta de marcación: No se adjunta evidencia respecto de alerta por falta de marcación: Es dable señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada.

5) Respecto del N°3.4.2, Modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió. La documentación indica que el sistema no permite la modificación de marcaciones por lo que no da cumplimiento a la exigencia en examen.

6) Respecto del N°1.7, Reportes: Revisada la plataforma pudo constatarse que no se ofrecen los 5 reportes mínimos obligatorios establecidos en este punto. Además, las opciones de reportes solicitados no entregan la información requerida. Finalmente, se verificó que el sistema no cuenta con las opciones de búsqueda ni los formatos de exportación exigidos.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia presentado por la empresa SICPA Government Security Solutions Latam S.A., denominado "Mi Agenda Soft", no se ajusta a todas las exigencias establecidas por los dictámenes Nºs.1140/027, de 24.02.2016 y 5849/133, de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Lo anterior, no obsta a que, una vez subsanadas las observaciones realizadas, la solicitud de autorización pueda ser nuevamente ingresada a este Servicio.

Saluda atentamente a Ud.,

SONIA MENA SOTO

ABOGADA

JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

Distribución:

Jurídico;

Partes.