Ordinarios

Registro de asistencia; Sistema electrónico computacional de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo;

ORD. N°1934

28-may-2019

Atiende consultas sobre la correcta utilización de un sistema de registro y control de asistencia.

Departamento Jurídico y Fiscalía

Unidad de Pronunciamientos,

Innovación y Estudios Laborales

E3455 (234) 2019

ORD.:1934

MAT.: Registro de asistencia; Sistema electrónico computacional de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo;

RORD.: Atiende consultas sobre la correcta utilización de un sistema de registro y control de asistencia.

ANT.: 1) Instrucciones de 25.04.2019 de Jefe de Departamento Jurídico y Fiscal.

2) Instrucciones de 26.03.2019 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

3) Presentación de 29.01.2019, de Sr. Marcial Navarro Salinas.

SANTIAGO, 28.05.2019

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

A : SR. MARCIAL NAVARRO SALINAS

marcial.navarro@VEL.cl

Mediante su presentación de antecedente 3), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de las siguientes consultas relacionadas con los sistemas de registro y control de asistencia electrónicos, regulados por los dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 04.12.2017:

1-. Si una empresa, cuyo giro es la comercialización de sistemas de control de asistencia, puede auto certificar sus propias plataformas a fin de dar cumplimiento a la exigencia señalada en el N°6 del citado dictamen N°1140/027.

2-. Si el cambio de dominio de un sistema ya autorizado por este Servicio obliga a su nuevo comercializador o clientes usuarios a solicitar un nuevo pronunciamiento sobre la plataforma.

3-. Si una plataforma que entrega comprobantes de marcación en soporte de papel se encuentra obligada, asimismo, a enviar la misma información vía correo electrónico a los trabajadores.

4-. Si el acceso al portal de fiscalización por parte de los funcionarios de esta Dirección, puede realizarse con conectividad VNP.

5-. Consulta el monto de las multas asociadas a las infracciones sobre sistemas de registros de asistencia.

6-. Si los servidores que almacenan la aplicación Web de consulta de los trabajadores pueden encontrarse en otros países.

Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1-. Respecto de su primera consulta, vale decir, si una empresa puede certificar su propio sistema de control de asistencia, cabe señalar que el N°6 del citado dictamen N°1140/027, en lo pertinente, señala:

"La institución verificadora deberá ser jurídicamente independiente de la empresa u organismo que desea comercializar o utilizar la plataforma, vale decir, no podrá ser matriz, filial, empresa coligada, relacionada, ni tener interés directo o indirecto, participación o relación societaria de ningún tipo, con la compañía que importará, comercializará o utilizará el sistema."

Como puede apreciarse del texto transcrito, el objetivo del proceso de verificación es justamente que un tercero sin vinculación alguna con el interesado examine y valide las características técnicas de las plataformas, por lo que no se ajusta a la normativa vigente que una compañía emita un informe de certificación respecto de sus propios productos.

2-. Acerca de su consulta signada con este número, es dable indicar que las revisiones y pronunciamientos emitidos por este Servicio se refieren siempre a los sistemas, y no a su propietario, importador o comercializador.

De lo señalado, se sigue que los cambios en el dominio u otros atributos del derecho de propiedad no afectan a los pronunciamientos ya emitidos por esta Dirección respecto de la plataforma no siendo necesario, por ende, que el nuevo dueño, licenciatario, importador, etc., vuelva a certificar y validar el producto. Lo anterior, debe ser entendido en todos aquellos casos en que la autorización hubiese sido otorgada, por haberse dado cumplimiento a los requisitos contenidos en los dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 04.12.2017.

3-. En cuanto a su tercera consulta, de acuerdo al N°3 del dictamen N°1140/027, la obligación de entregar automáticamente un comprobante de cada operación a los trabajadores puede ser cumplida válidamente de dos maneras alternativas; con un ticket en formato de papel o con un correo electrónico. Ahora bien, cualquiera sea la opción escogida, los comprobantes deben contener toda la información que el mismo informe señala.

Finalmente, sobre este punto, es necesario precisar que, sin perjuicio de la opción que elija el cliente final, la plataforma sí debe contar con ambas opciones, circunstancia que debe ser sometida a revisión durante el proceso de certificación.

4-. Respecto de su consulta relacionada con la posibilidad de establecer un acceso al portal de fiscalización mediante conectividad VNP, debemos indicar que de acuerdo a la normativa administrativa vigente el acceso a la información debe darse a través de credenciales de acceso (usuario y clave) o cargando las IP de este Servicio, descartándose el acceso vía VNP.

5-. Acerca del monto de las multas asociadas a los sistemas de registros de asistencia, cabe indicar que, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 506, las infracciones tienen asignada una sanción proporcional al tamaño de la respectiva empresa, conforme se indica a continuación:

a) Empresas con 1 a 49 trabajadores 1 a 10 UTM

b) Empresas con 50 a 199 trabajadores 2 a 40 UTM

c) Empresas con 200 y más trabajadores 3 a 60 UTM

6-. Respecto de su última consulta, es decir, si los servidores que almacenan la aplicación Web de consulta de los trabajadores pueden encontrarse en otros países, debemos señalar que efectivamente no existe inconveniente en ello.

Es todo cuanto puedo informar a usted sobre las materias consultadas.

Saluda a Ud.,

DAVID ODDÓ BEAS

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCION DEL TRABAJO

MBA/RCG

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