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Registro de asistencia; Modificación del registro; Marcaciones fallidas; Reportes semanales; Contenido;
ORD. N°5238
10-oct-2018
Atiende consultas de empresa PuntoSeguro Ltda., sobre utilización de sistemas de registro y control de asistencia electrónicos.
DEPARTAMENTO JURIDICO
K4402 (873) 2018
K4761 (954 2018
K7183 (1426) 2018
ORD.:5238
MAT.: Registro de asistencia; Modificación del registro; Marcaciones fallidas; Reportes semanales; Contenido;
RORD.: Atiende consultas de empresa PuntoSeguro Ltda., sobre utilización de sistemas de registro y control de asistencia electrónicos.
ANT.: 1) Instrucciones de 13.09.2018, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Instrucciones de 24.07.2018, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho
3) Presentaciones de 19.04.2018, 26.04.2018 y 22.06.2018, de Sra. Camila Tejos Soto, en representación de empresa PuntoSeguro Ltda.
SANTIAGO, 10.10.2018
DE : JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
A : SRA. CAMILA TEJOS SOTO
EMPRESA PUNTOSEGURO LTDA.
ALCIDES DE GASPERI N°500
LAS CONDES
Mediante presentaciones de antecedente 3), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, acerca de diversas consultas relacionadas con la correcta utilización de sistemas de registro y control de asistencia, regulados por los dictámenes Nº1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.
En tal contexto, cabe precisar que las consultas efectuadas son las siguientes:
1-. Con relación a lo señalado en los numerales 3.4.1, 3.4.2 y 3.4.3 del punto 3.4 del dictamen N°5849/133 de 04.12.2017, que establece la posibilidad de modificar las marcaciones de un registro, consultan cuál es el periodo en el que las marcas pueden ser modificadas o reemplazadas.
2-. En segundo lugar, consulta por la forma de proceder cuando el empleador se percate que ha habido un error en el proceso de carga de un número de cédula nacional de identidad de un trabajador, vale decir, cuando el dependiente ya se encuentra utilizando un sistema, pero sus marcas son asociadas a un número de identificación distinto del asignado por el Servicio de Registro Civil e Identificación. La presentación propone dos alternativas de rectificación.
3-. En tercer lugar, consulta a qué información específicamente debe tener acceso cada trabajador, en virtud de lo dispuesto en el N°1.1 del punto 1 del precitado dictamen N°5849/133, vale decir, si se debe permitir el acceso a toda la información del sistema o sólo a aquella relacionada con directamente con cada dependiente.
4-. Consulta respecto de la forma de verificar la identidad de los funcionarios fiscalizadores, para los efectos de concederles acceso a los sistemas.
5-. En cuanto a las marcaciones fallidas, consulta si se debe enviar un mail por cada una o un reporte diario de las mismas.
6-. Solicita se aclare a qué se refiere el párrafo 3° del punto 1.4 del dictamen N°5849/133, en relación al registro de incidentes.
7-. Consulta si los sistemas deben mantener todos o sólo algunos de los parámetros de búsqueda indicados en el punto 1.7 letra a) del dictamen N°5849/133.
8-. Solicita se precise el alcance del concepto de "ciclos de descanso", indicado en el párrafo 3° de la letra a), del citado punto 1.7 del dictamen N°5849/133.
9-. En cuanto a los formatos en que deben ser emitidos los reportes, consulta si ellos pueden ser sólo emitidos en PDF.
10-. Requiere se le precise qué información debe contener el reporte semanal indicado en el punto 2.9 del dictamen en estudio.
11-. Realiza una serie de consultas relacionadas con la obligación de enviar un correo electrónico a los trabajadores, señalada en el párrafo 2° del punto 3.3 del dictamen N°5849/133.
12-. Finalmente, realiza consultas respecto del alcance de la facultad de modificar marcas en el sistema, establecida en el punto 3.4.1 del dictamen N°5849/133.
Precisado lo anterior, cúmpleme a usted informar lo siguiente:
1-. En cuanto a su primera consulta, cabe indicar que, además de permitir verificar el cumplimiento de la obligación de asistencia del trabajador, los sistemas de control consultados tienen otros fines, uno de los cuales es determinar la cantidad de horas trabajadas al día, semana, mes o turno, según corresponda. Ahora bien, la determinación de la asistencia y cantidad de horas trabajadas, sean ordinarias o extraordinarias, incide directamente en la remuneración del dependiente, por lo que el periodo durante el cual puedan modificarse las marcas retroactivamente está relacionado directamente con el pago de los servicios personales del trabajador. De este modo, es dable estimar que el término durante el cual pueden modificarse las marcas, no puede exceder el plazo fijado para el pago de la remuneración cuyo tope, de acuerdo a lo dispuesto en el inciso 1° del artículo 55 del Código del Trabajo, es de un mes.
2-. Respecto de su consulta signada con éste número, cabe indicar que, más allá de las fórmulas procedimentales destinadas a subsanar el error, lo relevante es que la anomalía se regularice a la brevedad; bajo una fórmula que no altere los registros ya efectuados por el dependiente; y cuyo resultado pueda ser detectado en el transcurso de una auditoría o fiscalización por ejemplo, como lo plantea la presentación, dejando un hash de la operación y reflejando el proceso en el log respectivo.
3-. En cuanto a esta consulta, resulta necesario precisar que, efectivamente, la normativa administrativa de que se trata busca mejorar los niveles de cantidad y calidad de información a la que deben poder acceder los trabajadores, para lo cual los sistemas deben garantizar que cada dependiente pueda acceder siempre, y desde cualquier lugar, a la plataforma. Una vez que se ha concretado el acceso, las soluciones deberán mostrar en pantalla una interfaz idéntica a la que se dispone para los funcionarios de esta Dirección, en la cual se ofrecerá al trabajador toda la información requerida por los dictámenes Nº1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017, vale decir, información diaria, semanal, mensual, reportes, etc.
4-. Acerca de su consulta relacionada con la identificación de los funcionarios para concederles acceso a la plataforma, es del caso recordar que el punto 7) del dictamen Nº1140/027, en lo pertinente, señala:
"7) Acceso para fiscalización: El empleador será responsable de mantener disponible la plataforma con la información actualizada y, además, deberá asegurar el acceso de los fiscalizadores a los reportes para llevar a cabo la función inspectiva de este Servicio.
El acceso señalado podrá ser presencial (en las mismas dependencias del empleador) o bien remoto (desde equipos de la Dirección del Trabajo)…"
Como puede apreciarse del texto citado, los funcionarios fiscalizadores deben poder acceder a los sistemas de dos maneras:
a) De manera presencial, es decir, concurriendo físicamente al establecimiento fiscalizado e identificándose a través del documento pertinente.
b) De manera remota, vale decir, mediante una conexión a distancia. Respecto de esta opción, cabe indicar que, para evitar procesos de identificación de cada funcionario, se recomienda solicitar a esta Dirección los rangos IP de los equipos del Servicio, los cuales una vez cargados a la solución permitirán un acceso seguro y automático eliminando, de esta forma, la contingencia de multas por este concepto.
Sin perjuicio de lo señalado, los fiscalizadores pueden solicitar directamente al empleador fiscalizado el acceso al sistema, dado que son ellos los sujetos del proceso de investigación.
5-. En cuanto a las marcaciones fallidas, es dable precisar que ellas tienen por fin alertar de problemas en el proceso de registro, por lo que no se ve inconveniente para que sean enviadas individualmente a cada empleador o como un reporte diario, cuyo requisito fundamental es informar con claridad la anomalía y el hardware en el que presentó el problema.
6-. Respecto de esta consulta, relacionada con el registro de incidentes señalado en el párrafo 3° del punto 1.4 del dictamen N°5849/133, debe aclararse que se busca, tal como indica el mismo texto, que las plataformas mantengan un historial de aquellas situaciones que hayan provocado el "cese operacional total o parcial" del sistema, con el fin de obtener una trazabilidad del funcionamiento de las medidas de seguridad y mecanismos de contingencia de la solución. Atendido lo señalado, el concepto de "incidente" excede a las marcaciones fallidas, incluyendo toda otra situación que haya influido en la correcta operación de la plataforma.
7-. Acerca de su consulta sobre los parámetros de búsqueda indicados en el punto 1.7 letra a) del dictamen N°5849/133, cabe indicar que el sistema debe mantener todas las opciones señaladas en el citado pronunciamiento.
8-. Solicita se precise el alcance del concepto de "ciclos de descanso", indicado en el párrafo 3° de la letra a), del citado punto 1.7 del dictamen N°5849/133.
Al respecto, es del caso señalar que los ciclos de descanso están compuestos por la cantidad de días que siguen a los ciclos de trabajo, como parte de un sistema excepcional de distribución de la jornada o una jornada bisemanal por ejemplo, por lo que dicho concepto no aplica al personal que labora en un sistema ordinario de prestación de servicios regulado en el artículo 22 del Código del Trabajo, cuya distribución se debe ajustar a lo dispuesto en el artículo 28 del mismo cuerpo legal.
En suma, los reportes relacionados con ciclos de trabajo y descanso, sólo resultarán aplicables cuando en la empresa respectiva haya dependientes sujetos a formas especiales de distribución de su jornada ordinaria.
9-. En cuanto a esta consulta, es decir, si los reportes pueden ser sólo emitidos en formato PDF, es dable señalar que el citado punto 1.7 del dictamen N°5849/133, indica de manera perentoria que todos los informes deben permitir ser exportados a planillas Excel y a formato Word o XML, para su posterior análisis, por lo que la alternativa planteada por la recurrente no se ajusta a la normativa administrativa citada.
10-. Acerca de su consulta signada con este número, es decir, qué información debe contener el reporte semanal indicado en el punto 2.9 del dictamen en estudio, debemos precisar que se trata de un informe destinado al respectivo empleador que debe contener todas las acciones registradas para cada trabajador durante el lapso correspondiente, por lo que deben incorporarse las marcaciones que haya debido registrar el dependiente en la semana que termina con el resultado de las mismas, vale decir, horas ordinarias y extraordinarias trabajadas, atrasos, inasistencias, etc. El fin del reporte en examen es evitar la pérdida de información por cambios en el prestador del servicio o evitar problemas de disponibilidad de los datos al momento de fiscalizar.
11-. En cuanto al correo electrónico señalado en el párrafo 2° del punto 3.3 del dictamen N°5849/133, usted consulta lo siguiente:
11.1-. ¿Qué sucede en aquellos casos en los cuáles el turno no se encuentra actualizado en el sistema para el empleado?.
Al respecto, cabe indicar que los sistemas siempre deben reflejar la realidad de la situación de cada trabajador por lo que, en forma previa a su ejecución, los turnos deben haber sido cargados y asociados a él en la plataforma.
De lo contrario, mal podría un dependiente realizar marcaciones de inicio o término de jornada si el sistema no tiene un turno asociado a él.
11.2-. ¿Qué sucede en el caso en el cual un terminal se encuentre con inconvenientes de conectividad por más de 30 minutos?.
Sobre esta consulta, es dable precisar que los problemas de conectividad constituyen anomalías del sistema que no debieran producirse, por lo que la situación planteada no es justificación frente al incumplimiento de la obligación. En todo caso, debemos recordar que el correo de que se trata tiene por objeto evitar que la falta de marcación se extienda por toda la jornada por lo que, sin perjuicio del incumplimiento señalado, dependerán del empleador, dentro del marco de sus facultades de administración, las medidas a adoptar en caso de falta de marcación.
11.3-. ¿Qué sucede en el caso de aquellos funcionarios que trabajan en flexibilidad horaria en la cual no hay horario de entrada fijo, sino cumplimiento de horas?.
En cuanto a esta consulta, en primer término, cabe precisar que si un dependiente se encuentra sujeto al cumplimiento de una jornada ordinaria de trabajo, incluyendo a aquellos que laboran con bloques horarios, debe tener una hora de inicio y una de finalización de la misma, lo cual no obsta a que ambos momentos no sean fijos o predeterminados, sino que dependan de la hora de marcación inicial.
12-. Respecto del punto 3.4.1 del dictamen N°5849/133, que contempla la posibilidad de alterar o llenar un registro faltante, realiza las siguientes consultas:
12.1-. Si por algún motivo el empleador no recibe o no lee el email o documento con la notificación de la marca manual ¿qué sucede con ese día que no fue regularizado?.
Sobre la materia, debemos recordar que el correo electrónico consultado sólo constituye una alerta destinada a que la falta de marca se extienda por toda la jornada, por lo que su ausencia no altera el derecho del empleador de ejercer las facultades que la ley le reconoce.
12.2-. ¿Qué sucede en los casos en los cuales el empleador autoriza un retiro masivo de los empleados por emergencia y necesita generar marcas manuales para todos ellos para regular su asistencia?.
Al respecto, es del caso indicar que la hipótesis consultada se encuentra contemplada en la letra d) del punto 3.4.3 del mismo dictamen, aplicándose las mismas reglas básicas que al resto de las modificaciones, eliminaciones o reemplazos de marcas, vale decir, que la acción quede registrada en el sistema; que sea visible de manera destacada en pantalla o en los reportes; y que la medida nunca cause perjuicio al trabajador.
Es todo cuanto puedo informar a usted respecto de las consultas efectuadas.
Saluda a Ud.,
SONIA MENA SOTO
ABOGADO
JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
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