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Registro especial de asistencia y determinación de horas de trabajo; Certificación;
ORD. N°6202
21-dic-2017
Atiende presentaciones de empresa Banco de Chile S.A., sobre autorización de sistema de registro y control de asistencia.
DEPARTAMENTO JURIDICO
K10371 (2308) 2016
K1218 (298) 2017
ORD.:6202/
MAT.: Registro especial de asistencia y determinación de horas de trabajo; Certificación;
RORD.: Atiende presentaciones de empresa Banco de Chile S.A., sobre autorización de sistema de registro y control de asistencia.
ANT.: 1) Dictamen N°5849/133, 04.12.2017.
2) Instrucciones de 08.08.2017, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
3) Correo electrónico de 15.05.2017, de SubJefe Departamento de Tecnologías de la Información.
4) Correo electrónico de 15.05.2017, de Sr. Eduardo Durán, en representación de Banco de Chile S.A.
5) Memo N°126, de 20.04.2017, de Subjefe Departamento de Tecnologías de la Información.
6) Memo N°16, de 24.02.2017, de Jefe Departamento Jurídico.
7) Presentaciones de 07.08.2016 y 07.02.2017, de empresa Banco de Chile S.A.
SANTIAGO, 21.12.2017
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : EMPRESA BANCO DE CHILE S.A.
AHUMADA N°251
SANTIAGO
Mediante presentaciones del antecedente 7), complementadas a través de correo electrónico de antecedente 4), el Banco de Chile S.A., ha realizado una consulta y, además, ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establece el dictamen Nº1140/027, de 24.02.2016.
1-. En primer término, en cuanto a su consulta acerca de la forma de proceder cuando el empleador, ante el acaecimiento de ciertas fechas particulares como el día de la secretaria, decide otorgar la tarde o mañana libre a todos o a grupos de trabajadores, es del caso señalar que este Servicio mediante el dictamen N°5849/133, 04.12.2017, ha regulado la materia estableciendo, en su punto 3.4.3-., letra d), lo siguiente:
“3.4.3-. Sólo podrán modificarse, remplazarse o completarse marcaciones, cuando el resultado de dicha acción no cause perjuicio a los trabajadores. Así, por ejemplo, podrán realizarse las siguientes acciones:…
d) Se podrán completar las marcaciones de entrada o salida de todos los dependientes de la empresa o grupos de ellos, cuando el empleador haya convenido otorgar la mañana o la tarde libre.”
De este modo, la práctica consultada se ajustará a Derecho en la medida que los ajustes al sistema se realicen cumpliendo las condiciones indicadas en el precitado pronunciamiento.
2-. Precisado lo anterior, cabe indicar que a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, el Banco de Chile acompañó informe de certificación emitido por la empresa Segic Usach Ltda., Rut N°77.045.700-9, suscrito por el Sr. Eduardo Durán Oliva.
En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron remitidos al Departamento de Tecnologías de la Información de este Servicio, con el objeto de determinar el cumplimiento de los aspectos técnicos que deben comprender los sistemas computacionales de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo al citado dictamen.
Dicho trámite fue evacuado mediante el memorándum de antecedente 5), señalando las siguientes observaciones:
1-. El informe de certificación da cuenta de algunos registros que no se encuentran en la evidencia: 1.8; 1.11; 1.14; 1.22.
2-. No se indica si la plataforma utilizará impresora y, de ser así, si dicho hardware fue certificado. Lo anterior por cuanto se indica que no utilizarán correos electrónicos.
3-. No se presentan evidencias claras del registro de las actividades realizadas sobre el sistema, vale decir, una auditoría sobre las operaciones que implican algún cambio que se pueda asociar con algún riesgo de seguridad que afecte la integridad o disponibilidad o confidencialidad de la plataforma.
4-. De acuerdo a las evidencias presentadas, la plataforma no ofrece la posibilidad de revisión mediante un mecanismo web (desde Internet) de la información de marcajes.
5-. No se aprecia la posibilidad de fiscalización remota (por parte de la Dirección del Trabajo) de los marcajes mediante un portal para el fiscalizador que se disponga con mecanismos de seguridad como los indicados en la normativa administrativa vigente.
Posteriormente, a través de correo electrónico de antecedente 4), la recurrente complementó su presentación, acompañando la información necesaria para corroborar la corrección de las observaciones realizadas.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, el sistema de registro y control de asistencia propuesto por el Banco de Chile S.A., se ajusta a las exigencias que sobre la materia establece el dictamen Nº1140/027, de 24.02.2016, por lo que resulta válida su utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo anterior, no obsta a las observaciones o infracciones que pudieren detectarse y sancionarse por parte de esta Dirección a través de fiscalizaciones en terreno.
Finalmente, cabe señalar que mediante dictamen N°5849/133, de 04.12.2017, esta Dirección ha precisado y complementado la normativa contenida en el precitado dictamen Nº1140/027, de 24.02.2016, lo que se hace presente a usted a fin de adoptar las medidas pertinentes.
Saluda a Ud.,
JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
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