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Sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo; Certificación;
ORD. N°6151
29-dic-2016
Atiende presentación de Sr. Héctor Carreño Nigro, en representación de DICTUC S.A, sobre sistemas de registro y control de asistencia regidos por el dictamen Nº1140/027, de 24.02.2016.
DEPARTAMENTO JURIDICO
K9725 (2183) 2016
ORD.:6151/
MAT.: Sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo; Certificación;
RORD.: Atiende presentación de Sr. Héctor Carreño Nigro, en representación de DICTUC S.A, sobre sistemas de registro y control de asistencia regidos por el dictamen Nº1140/027, de 24.02.2016.
ANT.: 1) Instrucciones de 22.12.2016, de Jefe Departamento Jurídico.
2) Instrucciones de 21.11.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
3) Memo N°327, de 25.10.2016, de Subjefe Departamento de Tecnologías de la Información.
4) Memo N°41 de 07.10.2016, de Jefe de Departamento Jurídico.
5) Presentación de 21.09.2016, de Sr. Héctor Carreño Nigro, en representación de DICTUC S.A.
SANTIAGO, 29.12.2016
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SR. HÉCTOR CARREÑO NIGRO
DICTUC S.A.
MONJITAS N°392, PISO 15, OFICINA SUR
SANTIAGO/
Mediante su presentación del antecedente 5), usted solicita un pronunciamiento de este Servicio, respecto de diversas consultas relacionadas con el dictamen Nº1140/027, de 24.02.2016, que regula los sistemas de registro y control de asistencia electrónicos.
Sobre el particular, cumplo con informar a Ud., lo siguiente:
1.- Con relación a su primera consulta, vale decir, si su institución puede sólo certificar el cumplimiento de los parámetros de seguridad, confidencialidad, GPS y requisitos funcionales del software, pero no el hardware, cabe indicar que por así disponerlo el dictamen de que se trata, la verificación debe ser integral, esto es, abarcar todos los componentes que conforman la plataforma, por lo que incluso si la empresa proveedora realiza cambios en el hardware, deberá volver a solicitar la certificación para esas modificaciones.
2.- En segundo término, señalan que en caso de haber sido afirmativa la respuesta anterior, y considerando que el reloj del equipo forma parte del hardware, consultan si ¿puede DICTUC entonces omitir la verificación de cambio de password, si esta está presente en el hardware (reloj)?, o bien, atendido que no certificarán el hardware (reloj) con que se usará el software una vez comercializado e instalado, ¿es válido emitir una certificación condicionada a que el hardware (reloj) tendrá la verificación de cambio de password?.
Sobre la materia, se reitera la respuesta anterior, en el sentido que la revisión debe ser integral, es decir, debe abarcar todos los componentes que conforman la plataforma deben ser parte de la certificación.
En cuanto a los comprobantes de marcación, se reitera la respuesta anterior.
3.- A continuación, su presentación realiza dos consultas acerca de la conectividad de los sistemas, particularmente, en cuanto a la obligación de transferir en línea las marcaciones a una base de datos central:
3.1-. ¿Cómo deben proceder aquellas empresas que no cuentan con internet?; Y
3.2-. ¿Cómo deben proceder las empresas que tienen el sistema de asistencia en varios equipos distribuidos en diferencias dependencias o locaciones?
En este contexto, es del caso señalar que el apartado N°5 del dictamen en análisis, dispone respecto de la disponibilidad del servicio que: "el empleador será siempre responsable de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de control de asistencia electrónica". Por otro lado, en el apartado N°6.3 se establece lo siguiente: "la plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la permanente disponibilidad de la información que se mantenga almacenada, para su consulta vía Web.".
De los textos transcritos, se desprende que los sistemas deben estar preparados para ser consultados a través de internet, tanto por empleadores, trabajadores y fiscalizadores. De ello se sigue que las plataformas que son objeto de esta certificación corresponden a sistemas diseñados para ser consultados en línea, por lo que su conectividad a internet es fundamental.
4.- A mayor abundamiento, su presentación indica que el apartado 6.3) del dictamen precitado señala que los softwares de asistencia deben ser o tener un componente web, por lo que consulta si un software de asistencia sin acceso o conexión a internet (con alcance sólo local, como intranet) puede obtener o no la certificación.
A este respecto, se reitera la respuesta anterior, dado que se pierde la posibilidad de ser fiscalizado por medios electrónicos.
5.- En quinto lugar, su presentación indica con relación a la disponibilidad del servicio que sólo podría certificarse un sistema ya instalado, pues es necesario verificar las políticas de respaldo que implemente la empresa (servidores distribuidos, sistema y base de datos replicadas).
Sobre este punto, consulta si ¿es válido emitir una certificación condicionada a que la empresa y/o el datacenter cumplan las políticas que ellos mismos informan?, dado que el DITUC certificará softwares antes de ser comercializados e instalados.
Al respecto, cabe indicar que los sistemas que serán objeto de estas certificaciones deben estar implementados en servidores o plataformas que la empresa proveedora considere necesarias, para poder ser validados por una empresa certificadora.
6.- Con este número, usted señala que el dictamen en comento no indica que los trabajadores de una empresa deben marcar asistencia en el lugar donde efectivamente prestan sus servicios bajo dependencia y subordinación, por lo que desean confirmar que la materia no es parte del proceso de certificación.
Sobre el particular, es del caso hacer presente que el lugar efectivo en el que se deberán realizar las marcaciones respectivas dependerá de cada empleador, debiendo corresponder al lugar o sitio específico en que los trabajadores cumplen sus funciones o presten sus servicios, circunstancia que por tal razón es ajena al proceso de certificación.
7.- Señala que cuando se instala en la práctica un software se comprende dentro del proceso la instalación también del nombre de la empresa y su logo corporativo, por lo que consulta si la personalización de un software (gráfica y nombre) hace que sea diferente a otro igual, pero con distinto nombre y logo corporativo.
Acerca de su pregunta, debemos precisar que una vez certificado y autorizado un sistema, este puede ser personalizado para cada cliente, es decir, realizar modificaciones en la capa de presentación (gráfica y nombre) u otras, en la medida que las modificaciones sólo tengan fines estéticos o de imagen y no alteren los parámetros revisados y autorizados para su funcionamiento.
8.- Más adelante señala que hay empresas que no comercializan equipos, sino que instalan el software en los equipos que tienen sus clientes, por lo que consulta si la certificación que nos ocupa debiera realizarse a cada instalación del software por cada equipo diferente.
Efectivamente, en este caso, si el software está certificado, se deberá someter al proceso de verificación y autorización el hardware a utilizar en cada caso.
9.- Relacionado con la consulta anterior, su presentación señala que hay empresas que no comercializan software administradores de datos, sino que instalan el software de modo que utilice la base de datos de la propia empresa cliente tenga (SQL server, My SQL, Oracle, etc.), manifestando la siguiente duda: ¿Significa esto que DICTUC debiera certificar cada instalación del software por cada base de datos diferentes?
Al respecto, es necesario hacer presente que si cada plataforma será configurada de manera distinta (en cuanto a los componentes que la conforman), ésta deberá ser certificada, ya que las configuraciones técnicas de cada una de ellas serán diferentes para cada cliente, lo cual podría afectar el correcto funcionamiento de la plataforma.
10.- Más adelante su presentación señala que los softwares de las características aludidas por el dictamen N°1140/027, se comercializan con diferentes funciones (unas más completas que otras). Así el mismo software se puede vender con su funcionalidad completa o con menos funciones, diferencia que, en la práctica, significa ocultar opciones en los menús.
Sobre el punto consultan ¿qué ocurrirá si se certifica la versión completa de un software, pero al venderlo la empresa oculta opciones del menú (por requerimiento del cliente)?, la certificación ¿sirve para ese software con opciones ocultas?
Efectivamente, si la certificación y posterior autorización de este Servicio abarca todas las funcionalidades del software, no habrá inconvenientes si luego alguna empresa en particular no utiliza todas esas características.
11.- Finalmente, solicita se le aclare la utilización del término "reporte" en singular y en plural en el dictamen en análisis.
Sobre la materia cabe indicar que el término reporte es utilizado indistintamente para los informes exigidos por el reglamento 969 de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social (los que ya no son obligatorios para quienes utilicen este tipo de plataformas) y para los registros de marcaciones, diarias, semanales o mensuales que pudiere requerir un fiscalizador, vale decir, se entienden como un documento, en formato de papel o electrónico, que da cuenta de un conjunto de datos.
Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.
Saluda a Ud.,
JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
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