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Documentación Laboral. Certificados Electrónicos. Cumplimiento pago de cotizaciones.
ORD. Nº343/4
21-ene-2010
Los certificados electrónicos de pago de cotizaciones previsionales emitidos por Previred.com, o las planillas de pago sujetas al mismo sistema, resultan válidos para efectos del inciso 3º del artículo 177 del Código del Trabajo, para acreditar ante ministros de fe el cumplimiento del pago de las cotizaciones ingresadas en las Administradoras de Fondos de Pensiones y en la Administradora de Fondos de Cesantía, al ratificarse los finiquitos de contratos de trabajo.
DEPARTAMENTO JURIDICO
K 7782 ( 1171 )2009
ORD .: Nº 0 343 / 004 /
MAT.: Documentación Laboral. Certificados Electrónicos. Cumplimiento pago de cotizaciones.
RDIC.: Los certificados electrónicos de pago de cotizaciones previsionales emitidos por Previred.com, o las planillas de pago sujetas al mismo sistema, resultan válidos para efectos del inciso 3º del artículo 177 del Código del Trabajo, para acreditar ante ministros de fe el cumplimiento del pago de las cotizaciones ingresadas en las Administradoras de Fondos de Pensiones y en la Administradora de Fondos de Cesantía, al ratificarse los finiquitos de contratos de trabajo.
ANT.: 1) Oficio Ord. Nº30397, de 16.11.2009, de Superintendenta de Pensiones;
2) Memo. Nº03, de 27.08.2009, de Jefa Unidad de Conciliación;
3) Memo. Nº85, de 17.08.2009, de Subjefe Departamento de Inspección;
4) Ord. Nº549, de 24.07.2009, de Inspectora Provincial del Trabajo de San Felipe.
5) Presentación de 23.06.2009, de Sr. Teodoro Rosenberg Arancibia.
FUENTES.: Código del Trabajo, art.177, incs. 3º y 4º; Ley Nº19.799, arts. 2º letra d), y 3º, inc. 1º; Dictamen Ord. Nº3673/181, de 04.10.2001.
SANTIAGO, 21.01.2010
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : SR. TEODORO ROSENBERG ARANCIBIA
ABOGADO
SALINAS Nº 348 PISO 2º
SAN FELIPE.
Mediante presentaciones de Ants. 4) y 5), se solicita un pronunciamiento de esta Dirección, acerca de si los certificados electrónicos de pago de cotizaciones previsionales y las planillas de pago emitidas electrónicamente por la empresa Previred, podrían ser considerados documentos válidos para efectos de acreditar el pago de tales cotizaciones al momento de ratificarse los finiquitos de los contratos de trabajo ante Notario Público, u otros ministros de fe.
Sobre el particular, cúmpleme expresar a Ud. lo siguiente:
El artículo 177, incisos 3º y 4º, del Código del Trabajo, dispone:
"En el despido de un trabajador por alguna de las causales a que se refiere el inciso quinto del artículo 162, los ministros de fe, previo a la ratificación del finiquito por parte del trabajador, deberán requerir al empleador que les acredite, mediante certificado de los organismos competentes o con las copias de las respectivas planillas de pago, que se ha dado cumplimiento íntegro al pago de todas las cotizaciones para fondos de pensiones, de salud y de seguro de desempleo si correspondiera, hasta el último día del mes anterior al del despido. Con todo, deberán dejar constancia de que el finiquito no producirá el efecto de poner término al contrato de trabajo si el empleador no hubiere efectuado el integro de dichas cotizaciones previsionales."
"Los organismos a que se refiere el inciso precedente, a requerimiento del empleador o de quien lo represente, deberán emitir un documento denominado "Certificado de Cotizaciones Previsionales Pagadas", que deberá contener las cotizaciones que hubieran sido pagadas por el respectivo empleador durante la relación laboral con el trabajador afectado, certificado que se deberá poner a disposición del empleador de inmediato o, a más tardar, dentro del plazo de 3 días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud. No obstante, en el caso de las cotizaciones de salud, si la relación laboral se hubiere extendido por más de un año el certificado se limitará a los doce meses anteriores al del despido."
De la disposición legal anterior se desprende que los organismos competentes en materia de recaudación de cotizaciones previsionales de fondos de pensiones, de salud y de seguro de desempleo, deben emitir un documento denominado Certificado de Cotizaciones Previsionales Pagadas, a requerimiento del empleador o su representante, a fin de poder acreditar ante los ministro de fe el pago de las correspondientes cotizaciones previsionales previo a la ratificación de los finiquitos de contrato de trabajo.
Se desprende, asimismo, que el certificado indicado puede ser reemplazado, para los mismos efectos, por las copias de las planillas de pago de las cotizaciones.
Pues bien, la doctrina de la Superintendencia de Seguridad Social ha precisado que los organismos aptos para emitir tales certificados serían, las AFP. y el INP. respecto de fondos de pensiones; las Isapres, y el INP. en el caso de los afiliados a FONASA, para salud; las CCAF. si perciben el 0.6% para cobertura de salud, y la AFC. para la cotización del seguro de desempleo.
Ahora bien, cabe expresar que en los últimos años en nuestro país se ha generalizado la práctica de la recaudación y pago de las cotizaciones por vía de transferencia electrónica, en especial a través del sitio Previred.com, sistema que ha tenido reconocimiento tácito legal al establecerse tanto en el artículo 91 Nº11, de la Ley Nº20.255, que modificó el artículo 19 del D.L Nº3.500, de 1980; como en los artículos 2º, 3º y 4º de la Nº20.288, que modificaron, respectivamente, los artículos 22 de la ley Nº17.322, sobre cobranza de cotizaciones previsionales; 10 de la ley Nº19.728, sobre seguro de desempleo, y 185, del D.F.L. Nº1, del 2006, del Ministerio de Salud, sobre Isapres, la ampliación del plazo para la declaración y el pago de dichas cotizaciones desde el día 10 hasta el día 13 de cada mes, aún cuando éste fuere sábado, domingo o festivo, cuando se emplea el sistema de transferencia electrónica.
El sistema señalado permite igualmente vía Internet, obtener tanto un certificado electrónico del pago, como de las planillas pagadas con el detalle por cada trabajador, todos los cuales son suscritos con firma electrónica por Previred.com, lo que estaría acorde en su procedencia y validez con la ley Nº19.799, publicada en el Diario Oficial del 12.04.2002, de Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma.
En efecto, el artículo 2º, letra d), de la ley Nº19.799, define el documento electrónico como " toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior."
El artículo 3º, inciso 1º de la misma ley, agrega:
"Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando consten igualmente por escrito."
De este modo, el legislador equipararía los efectos jurídicos de los documentos electrónicos con los de papel, cuando la ley requiere de estos últimos.
Cabe señalar, por otra parte, que por dictamen de este Servicio, Ord. Nº 3673/181, de 04.10.2001, que conforma su doctrina sobre el particular, se señala que el sistema de declaración y pago electrónico de planilla de cotizaciones de previsión propuesto por Previred, en la medida que cumpla con los requisitos y condiciones de seguridad y operación que indica el informe, constituye un sistema válido en los términos del inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, es decir, para efectos de poder fiscalizar toda la documentación derivada de la relación de trabajo que debe mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores, con lo que se estaría reconociendo el sistema descrito de declaración y pago de cotizaciones a través de Previred tanto para las funciones de fiscalización del cumplimiento de tales obligaciones, como también en los comparendos de conciliación, como se precisa en documento del Ant.2) de la Jefa de la Unidad de Conciliación, pero no se comprendería lo mismo en relación a los procedimientos de ministros de fe, especialmente notarios públicos, llamados a dejar constancia del pago oportuno de las cotizaciones previsionales al momento de ratificación de los finiquitos de contratos de trabajo, atendido lo dispuesto en el artículo 177 del Código del Trabajo, quiénes suelen exigir como única forma la certificación de los organismos previsionales, o las copias de las planillas de pago de cotizaciones enteradas en los organismos recaudadores.
Pues bien, con el propósito de complementar el alcance del indicado dictamen, respecto de las exigencias de los ministros de fe ante quiénes se ratifican finiquitos de contratos de trabajo, se requirió a la Superintendencia de Pensiones informe si el sistema de pago de cotizaciones señalado y su certificación por Previred, podrían ser considerados válidos o plenamente eficaces para tener por pagadas efectivamente las cotizaciones previsionales, dando prueba fehaciente de ello, al igual que si se tratara de exhibir las certificaciones de los organismos de previsión, o las copias de las planillas de pago de cotizaciones timbradas por los agentes recaudadores, como los bancos, en la ratificación de finiquitos de contratos de trabajo, según el artículo 177 del Código del Trabajo.
Al efecto, la Superintendenta de Pensiones, por Oficio Nº30397, del Ant. 1), manifiesta que " esta Superintendencia puede informar a Ud. dentro del ámbito de nuestra competencia, que mediante Circulares de cumplimiento obligatorio tanto para las AFP como para las AFC se han impartido instrucciones para la procedencia de celebrar convenios de recepción de declaraciones y recaudación de cotizaciones a través de la modalidad electrónica y mixta, las que se encuentran contenidas en las Circulares Nº 1.143 y sus modificaciones y en la Circular Nº 1.540 y mediante Oficio Ord. Nº 22.424, de 4 de septiembre del 2009, se otorgó autorización expresa a Previred para celebrar convenios con las A.F.P y A.F.C. para la recepción de declaraciones y recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes, reconociéndole la calidad de entidad recaudadora de cotizaciones previsionales, razón por la cual los certificados electrónicos emitidos por esta empresa, así como las planillas de pago de cotizaciones podrían ser considerados documentos válidos para acreditar el entero de las mismas."
En consecuencia, de conformidad a lo expuesto. doctrina, informe y disposiciones legales citadas, cúmpleme informar a Ud. que los certificados electrónicos de pago de cotizaciones previsionales emitidos por Previred.com, o las planillas de pago sujetas al mismo sistema, resultan válidos para efectos del inciso 3º del artículo 177 del Código del Trabajo, para acreditar ante ministros de fe el cumplimiento del pago de las cotizaciones ingresadas en las Administradoras de Fondos de Pensiones y en la Administradora de Fondos de Cesantía, al ratificarse los finiquitos de contratos de trabajo.
Saluda a Ud.,
PATRICIA SILVA MELÉNDEZ
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
RPL/MCST/JDM.jdm
Distribución:
- Control
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- Deptos. D.T.
- Subdirector
- U. Asistencia Técnica
- XV Regiones
- Sr.Jefe de Gabinete Ministro del Trabajo y Previsión Social
- Sr. Subsecretario del Trabajo
- Sub Jefe Departamento de Inspección
- Jefa Unidad de Conciliación
- Inspectora Provincial del Trabajo San Felipe.
