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Documentación laboral; Microcopia; Micrograbado; Procedencia;
ORD. Nº4125/209
05-jul-1995
No existe inconveniente jurídico para que los empleadores utilicen los sistemas de microcopia o micrograbados de la documentación laboral y previsional en los términos previstos por la ley 18.845, pudiendo destruir posteriormente sólo los documentos originales que la misma ley autoriza en los plazos y de acuerdo al procedimiento que ella establece.
ORD.: Nº4125/209
MATERIA: Documentación laboral Microcopia Micrograbado Procedencia.
RESUMEN DE DICTAMEN: No existe inconveniente jurídico para que los empleadores utilicen los sistemas de microcopia o micrograbados de la documentación laboral y previsional en los términos previstos por la ley 18.845, pudiendo destruir posteriormente sólo los documentos originales que la misma ley autoriza en los plazos y de acuerdo al procedimiento que ella establece.
ANTECEDENTES DEL DICTAMEN: 1) Pase Nº 112, de 29.05.95, de Sr. Jefe Departamento Fiscalización.
2) Ord. Nº 710, de 22.05.95, de Sr. Director Regional del Trabajo, Región de Llanquihue.
3) Presentación de 11.05.95, de Roberto Pradenas Lizama, representante legal de la empresa Aguas Claras S.A.
FUENTES LEGALES: Código del Trabajo, artículos 9º, inciso final; D.F.L. Nº 2 de 1967, artículo 31 y 32; Ley 18.845 de 1989, artículos 1º, 3º, incisos 2º y 3º, 5º y 6º; D.F.L. Nº 4 de 1991, del Ministerio de Justicia, artículos 8º, 12 y 13.
CONCORDANCIAS DEL DICTAMEN:
FECHA DE EMISION: 05/07/1995
DICTAMEN:
DE : DIRECTOR DEL TRABAJO
A : SR. ROBERTO PRADENAS LIZAMA REPRESENTANTE LEGAL EMPRESA AGUAS CLARAS S.A.
PEDRO MONTT 072, OFICINA 401 PUERTO MONTT
Mediante presentación del antecedente 3), se ha solicitado pronunciamiento en orden a determinar la factibilidad de aplicar, los sistemas de microcopia o micrograbación de la documentación laboral y previsional en los términos previstos por la ley 18.845 de 1989, con el objeto de destuir posteriormente los documentos originales.
Sobre el particular cúmpleme informar lo siguiente:
El artículo 9º, inciso final del Código del Trabajo, dispone:
" El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el " lugar de trabajo, un ejemplar del contrato y, en su caso, " uno del finiquito en que conste el término de la relación " laboral, firmado por las partes".
Por su parte, el artículo 31 del Decreto con Fuerza de Ley Nº 2 de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, Orgánico de la Dirección del Trabajo, establece:
" Los funcionarios del trabajo podrán requerir de los " empleadores, patrones o de sus representantes y de sus " organizaciones, toda la documentación necesaria para " efectuar las labores de fiscalización que les corresponda y " todos los datos pertinentes para realizar las encuestas " que patrocina la Dirección del Trabajo, incluso la " exhibición de sus registros contables para su examen.
" Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de " trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas " en que se desarrollen labores y funciones".
Del análisis conjunto de las disposiciones precedentemente transcritas se desprende que la ley impone perentoriamente al empleador la obligación de mantener en el lugar de trabajo, establecimientos o faenas, toda la documentación vinculada a las relaciones de trabajo, permitiendo con ello el ejercicio de la facultad fiscalizadora de los funcionarios del trabajo en cuya virtud están investidos para requerir de los empleadores toda la documentación necesaria para llevar a cabo su cometido funcionario.
En la especie se consulta si, en el contexto de aquella obligación legal del empleador precedentemente descrita, resulta factible aplicar los sistemas de microcopia o micrograbación a la documentación laboral y previsional con el objeto de destruir posteriormente los documentos originales.
Al respecto, cabe señalar que la ley 18.845, publicada en el Diario Oficial de 03.11.89, en el artículo 1º dispone:
" Para los efectos de esta ley, microforma es cualquier " alternativa de formatos de películas fotográficas, " microfilmes u otros elementos análogos que contengan " imágenes de documentos originales como producto del proceso " de microcopia o micrograbado y que sean susceptibles de ser " reproducidos.
" El mérito probatorio de las microformas que se obtengan, se " regirá por las disposiciones de esta ley".
Del precepto anotado se desprende que la ley no ha puesto limitaciones a la posibilidad de someter a proceso de microcopia o micrograbado cualquier documento.
No obstante, del mismo precepto aparece que la microforma resultante sólo tendrá mérito probatorio en la medida que en el proceso utilizado se haya cumplido en las normas que establece la ley 18.845.
Ahora bien, sobre el particular, la ley mencionada en el artículo 4º, prescribe:
" Las microformas y sus copias pertenecientes a archivos " privados, tendrán el mismo mérito que los documentos " originales, a condición de que se cumplan los siguientes " requisitos:
" a) La microcopia o micrograbado deberá haber sido efectuada por alguna de las personas o entidades inscritas en el registro respectivo y que cumplan con los requisitos que se establezcan de acuerdo a lo dispuesto en el " Nº 1, del artículo 9º de la presente ley, y " b) Deberá darse cumplimiento a lo dispuesto en los incisos " 2º y 3º del artículo 3º.
" Las letras de cambio, pagarés a la orden, cheques, " certificados de depósito y cualquier título de crédito o de " inversión, sólo podrán hacerse valer invocando el documento " original, sin perjuicio de las que autoricen la obtención " de un segundo ejemplar en los casos del extravio, hurto o " pérdida del original. En tales eventos, servirá como " segundo ejemplar una copia autorizada de su microforma, si " la hubiere".
A su vez los incisos 2º y 3º del artículo 3º que menciona la norma transcrita señalan:
" La microforma respectiva deberá comenzar reproduciendo un " acta de apertura, en la cual se dejará constancia de la " fecha de la diligencia, de la identidad del ministro de fe y " de una declaración de éste relativa al estado de " conservación del o de los documentos originales, con " indicación de cualquier observación acerca de enmendaduras, " raspaduras, adiciones, apostillas, entrerrenglonaduras y " otras alteraciones que puedan apreciarse a simple vista en " el documento original y que no se encontraren salvadas en " éste.
" La microforma deberá reproducir como término de ella un acta " de cierre emanada del ministro de fe, en la cual se " estamparán la firma y un signo, sello o timbre indeleble y " auténtico de dicho funcionario. El original de ambas actas " se mantendrá en el archivo o registro respectivo".
Del tenor literal de las disposiciones legales precedentes transcritas, se deriva que las microformas (microcopias o micrograbados) y sus copias pertenecientes a archivos privados de documentación, tienen el mismo mérito o valor que los documentos originales siempre que sean producto del riguroso proceso de microcopia o grabado que contempla circunstanciadamente la ley 18.845, como asimismo, su reglamento, el D.F.L. Nº 4, de 1991, del Ministerio de Justicia.
En estas circunstancias, preciso es convenir que los empleadores del sector privado pueden reducir a microformas la documentación laboral y previsional que la ley les obliga a mantener en el lugar de trabajo pero ellas tendrán valor probatorio ante los fiscalizadores de la Dirección del Trabajo en la medida que en el proceso respectivo se haya cumplido con las formalidades legales.
Por lo que concierne a la posterior destrucción de los documentos microcopiados o micrograbados, el artículo 6º de la ley 18.845, prescribe:
" Queda prohibida la destrucción de todo documento de valor " histórico o cultural, aunque haya sido microcopiado o " micrograbado. Se entenderá que tienen tal carácter aquellos " a que se refiere el inciso 1º del artículo 3º de esta ley y " respecto de los cuales el Conservador del Archivo Nacional " ejerza el derecho a oposición que establece este artículo.
" La prohibición señalada en el inciso anterior se hace " extensiva a los documentos pertenecientes a los archivos " privados que hubieren sido declarados monumentos " nacionales de conformidad a la ley o a cuyo respecto el " Conserdor del Archivo Nacional señale fundadamente la " necesidad de preservarlos por su valor histórico y cultural " y manifieste su oposición a la destrucción.
" Salvo la documentación referida en los incisos anteriores y " en el artículo 7º, podrá procederse a la destrucción de los " demás documentos que sean micropiados o micrograbados de " conformidad a esta ley, una vez transcurridos diez años " desde la fecha de la microcopia o micrograbado si se trata " de instrumentos públicos o cinco años si fueren instrumentos " privados. Con todo, para la destrucción de documentos " pertenecientes a archivos o registros públicos, será " necesaria la notificación mediante un aviso que se publicará " en el Diario Oficial con una anticipación mínima de sesenta " días respecto de la fecha fijada para la destrucción y de " noventa días respecto de los documentos pertenecientes a un " archivo privado. En el aviso deberá indicarse dicha fecha, " así como una breve descripción genérica de los documentos y " de su fecha o período en que se emitieron. Cualquier persona " que tuviere interés en ello, podrá a su costa, obtener " certificados vinculados con los documentos y copias del " mismo antes que se proceda a su destrucción.
" Dentro de los plazos indicados en el inciso precedente, el " Conservador del Archivo Nacional podrá examinar los " documentos y oponerse a su destrucción. Deducida esta " oposición, el Archivo Nacional estará obligado a recibir " para su custodia los documentos comprendidos en ella. Estas " exigencias y el plazo señalado no regirán para los " documentos a que alude el decreto con fuerza de ley 5.200 de " 1929, del Ministerio de Educación Pública como tampoco para " la documentación de las Municipalidades, aun cuando no se " halle contemplada en él. Al invocar respecto de los " documentos mencionados la facultad de oposición que le " concede la presente ley, el Conservador del Archivo Nacional " podrá disponer, en caso necesario que ellos se mantengan " bajo la custodia de los correspondientes servicios y en sus " propios locales.
" Corresponderá exclusivamente al Conservador del Archivo " Nacional decidir sobre la conservación o destrucción de los " documentos que estén en su poder.
" Las penas establecidas en el artículo 242 del Código Penal " no se aplicarán si los documentos destruidos han sido " previamente microcopiados o micrograbados y se ha dado " cumplimiento a lo dispuesto en este artículo".
De las normas anotadas se desprende que el sistema de microcopia o micrograbado autoriza la posterior destrucción de los documentos originales sometidos al proceso de microcopia o micrograbado en los plazos que ella establece, pero solamente respecto de aquellos cuya destrucción no esté prohibida por la ley 18.845, y siguiendo el mecanismo que ella señala.
En estas circunstancias cabe concluir que los empleadores del sector privado que han micrograbado o microcopiado la documentación laboral y previsional pueden proceder a la destrucción de los documentos originales en la forma y plazos señalados en la normativa legal que rige la materia.
Sin perjuicio de lo anterior, debe puntualizarse que la utilización del método para reproducir documentos originales en los términos expuestos, no altera la obligación del empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollan labores y funciones, toda la documentación que deriva de las relaciones laborales, y exhibirla cuando sea requerido para ello, para cuyo efecto, deberá conservar en tales lugares las microformas respectivas y los originales de las actas de apertura y cierre o bien, copia autorizada de los referidos documentos.
De esta manera, el incumplimiento o inobservancia de esta exigencia por parte del empleador, dará origen a la sanción administrativa que el artículo 32 del D.F.L Nº 2 de 1967, Orgánico de la Dirección del Trabajo, contempla para el infractor.
En consecuencia, con el mérito de lo expuesto y disposiciones legales y reglamentarias invocadas, cúmpleme informar a Ud.
que no existe inconveniente jurídico para que los empleadores utilicen los sistemas de microcopia o micrograbados de la documentación laboral y previsional en los términos previstos por la ley 18.845, pudiendo destruir posteriormente solamente los documentos originales que la misma ley autoriza en los plazos y de acuerdo al procedimiento que ella establece.
Saluda a Uds.,
MARIA ESTER FERES NAZARALA
ABOGADO
DIRECTOR DEL TRABAJO
