La Dirección del Trabajo estableció, mediante la Resolución Exenta N° 1213, de 08.10.09 (D.O. del 16-10-2009) un sistema obligatorio de control de asistencia, de las horas de trabajo y de descanso y de la determinación de las remuneraciones para los choferes de vehículos de carga terrestre interurbana. La Resolución Exenta Nº 1213 derogó toda otra instrucción administrativa que diga relación con la materia objeto de esta regulación, en especial las Resoluciones Exentas Nºs 204, de 15.07.1998 y 611, de 08.06.1999.

El sistema de control de asistencia opera sobre la base de una "LIBRETA DE REGISTRO DIARIO DE ASISTENCIA CONDUCTORES DE VEHÍCULOS DE CARGA INTERURBANOS". La referida libreta, que debe estar foliada en todas sus hojas (original y copia), es de confección y costo del empleador y es respecto de los conductores individual e intransferible.

Cada libreta debe estar compuesta de 25 hojas originales (trabajador) y una copia (empleador) por cada una de ellas a contar de la página 3, y por cada mes, debiendo comprender el registro de, a lo más, tres meses. Las páginas deben contar con una enumeración impresa del 1 al 25, en el extremo inferior derecho de cada página. La libreta debe ser timbrada y registrada en la Inspección del Trabajo que corresponda al domicilio del empleador. El empleador debe entregar la libreta al trabajador y es responsable, además, de constatar que el referido documento sea portado por el trabajador al inicio de su jornada, como asimismo por su correcto llenado al concluir la jornada o el viaje. Constituye una obligación del chofer portar su libreta y participar de su llenado, debiendo registrar en ella todas las actividades instruidas por su empleador.

La libreta se divide en las siguientes secciones:

1) Individualización del conductor: tapa o portada (página 1);

2) Artículo 25 Bis del Código del Trabajo e instrucciones de llenado: contraportada (página 2);

3) Registro Diario de Actividades (páginas 3 a la 21);

4) Resumen Control Mensual de Horas (página 22);

5) Comprobante de otorgamiento de descanso semanal compensatorio por los días domingos y festivos trabajados (página 23);

6) Comprobante para la determinación de las remuneraciones de los conductores (página 24); y

7) Control de Inspección (página 25).

En la tapa o portada de la libreta se debe contener impresa la denominación siguiente: "LIBRETA DE REGISTRO DIARIO DE ASISTENCIA CONDUCTORES DE VEHÍCULOS DE CARGA INTERURBANOS". Asimismo, deberán completarse los datos relativos a la individualización del conductor, con indicación de su nombre y apellidos completos; RUT; domicilio; teléfono; licencia de conducir; y Nº registro en la Inspección correspondiente.

La contraportada de la libreta debe contener impreso el "Artículo 25 Bis del Código del Trabajo", norma que regula la jornada de trabajo de los conductores de vehículos de carga terrestre interurbana, como asimismo, las "Instrucciones de llenado" con un ejemplo para facilitar su comprensión.

El "REGISTRO DIARIO DE ACTIVIDADES" está conformado por los siguientes apartados:

a) Cada hoja debe contener el espacio necesario para el registro de 5 días de trabajo;

b) Cada recuadro correspondiente al registro de actividad desarrollada por el trabajador representa un día calendario;

c) Cada día calendario contiene:

i) La fecha correspondiente al día de que se trate el registro de datos, expresada en dígitos referidos al día, mes y año;

ii) En la misma línea que contiene la fecha, a continuación están impresas las 24 horas del día. A su vez, las columnas correspondientes a cada una de las horas está subdividida en espacios de 15 minutos cada uno; y

iii) Las líneas correspondientes a "ACTIVIDAD", hacen referencia a: "CONDUCCIÓN",

"ESPERA" y "DESCANSO". Para los efectos de registrar estas actividades, se debe rayar una línea continua desde la fracción de hora que corresponda al horario de inicio de la actividad de que se trate hasta la fracción de hora que corresponda al término de la actividad registrada.

d) La columna correspondiente a "Resumen de Jornada", debe contener la sumatoria del tiempo empleado en cada una de las actividades durante el día de que se trate;

e) Al final de cada recuadro correspondiente al registro de actividad desarrollada por el trabajador, se debe registrar la localidad de "ORIGEN" y la de "DESTINO", correspondiente a cada día laborado. Existiendo la posibilidad de registrar hasta dos lugares de origen e igual número de localidades de destino;

f) El recuadro correspondiente al "CONTROL REGISTRO SEMANAL", debe disponer de un espacio dedicado a registrar la "FECHA" en que se realiza; el nombre del "CONDUCTOR" a quien corresponde la libreta y que se controla; el "RUT" del referido trabajador; la placa "PATENTE" del vehículo a bordo del cual laboró el trabajador y la "FIRMA" de quien ejerce el control de registro semanal; y

g) El recuadro correspondiente al "RETIRO DE COPIA" está destinado al registro de la fecha en que se retira la copia de la hoja de registro diario de actividades y la firma de quien la realiza.

La responsabilidad en el llenado del "REGISTRO DIARIO DE ACTIVIDADES" se ajusta a lo siguiente:

a) Es responsabilidad del trabajador el llenado de las siguientes secciones:

Fecha; Actividad; Origen / Destino; y Resumen Jornada.

b) Es responsabilidad del empleador el llenado de las siguientes secciones:

Control Registro Semanal y Retiro de Copia.

Todas y cada una de las hojas y recuadros correspondientes al "REGISTRO DIARIO DE ACTIVIDADES" deben ser utilizadas, inclusive en aquellos días en que el trabajador por cualquier causa no hubiere laborado, en cuyo caso junto con inutilizarse los espacios pertinentes, se dejará constancia del hecho que corresponda, como por ejemplo: día de descanso del chofer, feriado legal, vehículo en reparación, restricción vehicular, licencia médica, permisos, etc.

La copia debe ser entregada al empleador quien la debe conservar.

Es responsabilidad del empleador el llenado de la página correspondiente al "RESUMEN CONTROL MENSUAL DE HORAS", para cuyos efectos, debe transcribir las cantidades de horas registradas en la columna Resumen Jornada del Registro Diario de Actividades de los días correspondientes al mes calendario, y posteriormente proceder a su suma para obtener los totales mensuales del tiempo empleado durante el mes en cada una de las actividades.

Corresponde al empleador el llenado mensual de la hoja "COMPROBANTE DE OTORGAMIENTO DE DESCANSO SEMANAL COMPENSATORIO POR LOS DÍAS DOMINGOS Y FESTIVOS TRABAJADOS", en la cual se debe dejar constancia de los días domingos y festivos laborados ("Período al que corresponde el Descanso") y la forma de otorgar el descanso compensatorio por dichos días que corresponde a la columna "Estado" ("Otorgado", "Compensado" o "Acumulado"). Tanto trabajador como empleador deben firmar en señal de conformidad cada uno de los registros efectuados.

Siempre que las remuneraciones se encuentren conformadas sobre la base de comisión o porcentaje sobre el valor del flete o carga transportada, será de responsabilidad del empleador el llenado de la página correspondiente al "COMPROBANTE PARA LA DETERMINACIÓN DE LAS REMUNERACIONES", en donde se deberá anotar con exactitud:

"Fecha del Viaje"; "Nº Guía de Despacho"; "Nº Factura"; "Porcentaje expresado en Pesos ($)" que devenga el trabajador; y "Firma Conformidad" tanto del empleador como del trabajador.

En el evento que el espacio destinado en la libreta no sea suficiente para el registro de la totalidad de datos, se deberán adicionar tantas hojas como sean necesarias para tales efectos.

Es de uso privativo de los funcionarios que tienen facultades de fiscalización el llenado del registro destinado al "CONTROL DE INSPECCIÓN" (Inspector del Trabajo, Carabineros de Chile, Inspector Municipal e Inspector Fiscal).

Ahora bien, sin perjuicio de lo anteriormente expuesto, la misma resolución Exenta N° 1213 autoriza la utilización de un SISTEMA AUTOMATIZADO OPCIONAL. En efecto, se señala que el empleador podrá optar por utilizar un sistema automatizado de control de asistencia, que permita dar cumplimiento a cabalidad a las disposiciones contenidas en el cuerpo de la presente Resolución, para lo cual deberá solicitar a la Dirección del Trabajo la aprobación del referido sistema, acompañando una descripción técnica del mismo y la certificación de que se trata de un sistema cerrado de base de datos en términos que se asegure la inviolabilidad de los mismos.

La certificación de que se trata de un sistema cerrado de datos deberá ser otorgada por un organismo certificador público o privado, que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas y asegura la inviolabilidad de los datos.

Por otra parte, la resolución mencionada establece que los empleadores deben mantener en el domicilio de la empresa, a disposición de los Servicios fiscalizadores, por un período mínimo de seis meses, un archivo con las copias de las páginas de las libretas o con el resumen mensual del sistema automatizado, según el caso, las que deben archivarse en el orden que les corresponde, de acuerdo a su número de folio y/o a la fecha de emisión.

Si por las particularidades del viaje, en el caso de la libreta o de los sistemas automatizados, se originaren para cada trabajador más de una hoja de la libreta o más de un comprobante de registro, se conformará con ellos un expediente en forma correlativa.

La utilización incorrecta del sistema regulado por la resolución 1213 o su no implementación, constituye infracción del empleador a lo previsto en el artículo 33 del Código del Trabajo y se sanciona en conformidad a lo dispuesto en el artículo 506 del mismo cuerpo legal.

Sin perjuicio de lo anterior, constituye una obligación del trabajador el correcto y oportuno llenado de la libreta en lo que le corresponda, pudiendo aplicarse por parte del empleador, en caso de inobservancia de esta obligación, las sanciones que debidamente se establezcan en el Reglamento Interno respectivo.

Finalmente, debe hacerse presente que la Resolución contiene los modelos y formatos correspondientes a cada uno de los documentos que debe utilizarse para el control de asistencia, jornada, descansos y determinación de la remuneración de los trabajadores de vehículos de carga terrestre interurbana.