Dictámenes

1.- Documentación laboral. Planilla de cotizaciones. Declaración y pago electrónico. 2.- Terminación contrato individual. Cotizaciones previsionales.

ORD. Nº 2231/96

28-may-2004

1)Las certificaciones que sobre integro de cotizaciones previsionales otorga la Caja de Compensación de Asignación Familiar Los Andes, entidad con la cual la Empresa de Transportes Cometa S.A. mantiene un convenio de pago electrónico de las mismas, resultan válidas para acreditar el cumplimiento de la obligación prevista en el artículo 31, inciso 2º del D.F.L. 2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, en la medida que el respectivo sistema cumpla con los requisitos básicos analizados en el punto 1º del presente informe. 2)Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar no constituyen "organismos competentes" para los efectos previstos en el inciso 3º del artículo 177 del Código del Trabajo, salvo en lo que respecta a la cotización del 0.6% de salud, tratándose de trabajadores afiliados a Fonasa que además estuvieren adheridos a dichos Organismos. Por lo tanto, a excepción de esta última situación, las certificaciones que sobre el integro de cotizaciones previsionales emiten dichos organismos no constituyen documentos idóneos para acreditar al ministro de fe, ante quien se ratifica un finiquito de un trabajador despedido por alguna de las causales de término de contrato indicados en el cuerpo del presente informe, el pago de aquellas que dicha disposición indica y por el período allí señalado.

DEPARTAMENTO JURIDICO

K.13111(1574 )/2003

ORD.: Nº 2231/96

MATE.: 1.- Documentación laboral. Planilla de cotizaciones. Declaración y pago electrónico.

2.- Terminación contrato individual. Cotizaciones previsionales.

RDIC.: 1)Las certificaciones que sobre integro de cotizaciones previsionales otorga la Caja de Compensación de Asignación Familiar Los Andes, entidad con la cual la Empresa de Transportes Cometa S.A. mantiene un convenio de pago electrónico de las mismas, resultan válidas para acreditar el cumplimiento de la obligación prevista en el artículo 31, inciso 2º del D.F.L. 2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, en la medida que el respectivo sistema cumpla con los requisitos básicos analizados en el punto 1º del presente informe.

2)Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar no constituyen "organismos competentes" para los efectos previstos en el inciso 3º del artículo 177 del Código del Trabajo, salvo en lo que respecta a la cotización del 0.6% de salud, tratándose de trabajadores afiliados a Fonasa que además estuvieren adheridos a dichos Organismos. Por lo tanto, a excepción de esta última situación, las certificaciones que sobre el integro de cotizaciones previsionales emiten dichos organismos no constituyen documentos idóneos para acreditar al ministro de fe, ante quien se ratifica un finiquito de un trabajador despedido por alguna de las causales de término de contrato indicados en el cuerpo del presente informe, el pago de aquellas que dicha disposición indica y por el período allí señalado.

ANT.: 1)Ord. Nº 15052, de 21.04.04 de Superintendenta de Seguridad Social.

2)Ord. Nº 1159, de 17.03.04, de Directora del Trabajo.

3)Memo 01, de 11.02.04, de Jefe Unidad de Conciliación Individual.

4)Memo Nº 14, de 20.01.04, Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

5) Memo 178, de 2.12.03, de Jefe Departamento de Inspección.

6) Presentación de 22.10. 03, de Abogado Sr. Luis Pedro Farías Quevedo, por Transportes Cometa S.A.

FUENTES:

Código del Trabajo, artículo 177, inciso 3º, 162, incisos, 3, 4, 5 y 6.

D.F.L.2, de 1967, art.31, inciso 2º

CONCORDANCIAS:

Dictamen Nº 3673/181, de 4.10.01 y Ord. 2460, de 27.06.03, Departamento de Inspección.

SANTIAGO, 28.05.2004

DE : DIRECTORA DEL TRABAJO

A : ABOGADO SR. LUIS PEDRO FARÍAS QUEVEDO

GERENTE GENERAL TRANSPORTES COMETA S.A.

SAN BORJA Nº 235

COMUNA DE ESTACIÓN CENTRAL

Mediante presentación de antecedente 6) ha solicitado un pronunciamiento de esta Dirección acerca de las siguientes materias:

1) Si el certificado de pago de cotizaciones previsionales emitido por la Caja de Compensación los Héroes, entidad con quien la empresa de Transportes Cometa S.A. mantiene un convenio para el pago electrónico de las mismas, resulta válido frente a un requerimiento de fiscalizadores de este Servicio en orden a acreditar el integro de las mismas, y

2) Si el mencionado documento cumple con los requisitos previstos en el artículo 177 del Código del Trabajo, vale decir, si dicho certificado resulta válido para acreditar ante el respectivo ministro de fe, el pago de las cotizaciones para fondos de pensiones, de salud y de seguro de desempleo del respectivo trabajador.

Sobre el particular, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:

1) En relación con la consulta signada con este número, cabe precisar que la doctrina vigente de este Servicio, contenida, entre otros, en dictámenes Nºs 3673/ 181, de 4.10.02, y 1537/88, de 17.05.02, cuyas copias se adjuntan, ha resuelto que el sistema de declaración y pago electrónico de planillas de cotizaciones previsionales que en ellos se analiza y que cumplan con las condiciones de seguridad y operación allí indicados constituye un sistema válido en los términos del inciso 2º del artículo 31 del DFL.1, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo.

El inciso 2º del citado artículo 31, establece:

" Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones.

Conforme a la señalada jurisprudencia, a través de tales sistemas se puede considerar cumplida la exigencia establecida en el precepto legal antes transcrito, en la medida que éstos cumplan, a lo menos, los siguientes requisitos:

1. Permitir al fiscalizador la consulta directa directa a la página Web de la respectiva empresa, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del rut de la misma y una medida de seguridad a establecer conjuntamente con aquella.

2. Permitir igual consulta y forma de acceso desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

3. Permitir la impresión, tanto de planillas de cotizaciones previsionales como de la certificación que otorga la empresa de que se trate con certificado digital

4. Permitir la ratificación del certificado y planillas por parte de la empresa, con la sola identificación del fiscalizador,

Al tenor de lo expuesto preciso es convenir que la certificación sobre cotizaciones previsionales que otorgue la Caja de Compensación Los Andes, entidad con la cual esa empresa suscribió un convenio de pago electrónico de cotizaciones previsionales de su personal, resultará válido para cumplir con la obligación impuesta al empleador por el inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. 2, antes citado, en la medida que el respectivo sistema cumpla con los requisitos básicos antes enunciados.

2) En lo que respecta a la segunda consulta planteada, cabe hacer presente que el artículo 177 del Código del Trabajo, modificado por la ley Nº 19.844, publicada en el Diario Oficial de 11 de enero de 2003, en sus incisos 3º, 4º, 5º y 6º, dispone:

" En el despido de un trabajador por alguna de las causales a que se refiere el inciso quinto del artículo 162, los ministros de fe, previo a la ratificación del finiquito por parte del trabajador, deberán requerir al empleador que les acredite, mediante certificados de los organismos competentes o con las copias de las respectivas planillas de pago, que se ha dado cumplimiento íntegro al pago de todas las cotizaciones para fondos de pensiones, de salud y de seguro de desempleo si correspondiera, hasta el último día del mes anterior al del despido. Con todo, deberán dejar constancia de que el finiquito no producirá el efecto de poner término al contrato de trabajo si el empleador no hubiere efectuado el integro de dichas cotizaciones previsionales."

"Los organismos a que se refiere el inciso precedente, a requerimiento del empleador o de quien lo represente, deberán emitir un documento denominado " Certificado de Cotizaciones Previsionales Pagadas" que deberá contener las cotizaciones que hubieren sido pagadas por el respectivo empleador durante la relación laboral con el trabajador afectado, certificado que se deberá poner a disposición del empleador de inmediato o, a más tardar, dentro del plazo de 3 días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud. No obstante, en el caso de las cotizaciones de salud, si la relación laboral se hubiere extendido por más de un año, el certificado se limitará a los doce meses anteriores al despido.

" Si existen cotizaciones adeudadas, el organismo requerido no emitirá el certificado solicitado, debiendo informar al empleador acerca del período a que corresponden las obligaciones impagas e indicar el monto actual de las mismas, considerando los reajustes, intereses y multas que correspondan.

"Si los certificados emitidos por los organismos previsionales no consideraran el mes inmediatamente anterior al del despido, estas cotizaciones podrán acreditarse con las copias de las respectivas planillas de pago"

Por su parte, el artículo 162 del Código del Trabajo, en sus cinco primeros incisos, prescribe:

" Si el contrato de trabajo termina de acuerdo con los números 4, 5 ó 6 del artículo 159, o si el empleador le pusiere término por aplicación de una o más de las causales señaladas en el artículo 160, deberá comunicarlo por escrito al trabajador, personalmente o por carta certificada enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o las causales invocadas y los hechos en que se funda.

" Esta comunicación se entregará o deberá enviarse, dentro de los tres días hábiles siguientes a la separación del trabajador. Si se tratare de la causal señalada en el número 6 del artículo 159, el plazo será de seis días hábiles

" Deberá enviarse copia del aviso mencionado en el inciso anterior a la respectiva Inspección del Trabajo, dentro del mismo plazo. Las Inspecciones del Trabajo, tendrán un registro de las comunicaciones de terminación de contrato que se les envíen, el que se mantendrá actualizado con los avisos recibidos en los últimos treinta días hábiles.

" Cuando el empleador invoque la causal señalada en el inciso primero del artículo 161, el aviso deberá darse al trabajador, con copia a la Inspección del Trabajo respectiva, a lo menos con treinta días de anticipación. Sin embargo, no se requerirá esta anticipación cuando el empleador pagare al trabajador una indemnización en dinero efectivo sustitutiva del aviso previo, equivalente a la última remuneración mensual devengada. La comunicación al trabajador deberá, además, indicar, precisamente, el monto total a pagar de conformidad con lo dispuesto en el artículo siguiente.

" Para proceder al despido de un trabajador por alguna de las causales a que se refieren los incisos precedentes o el artículo anterior, el empleador le deberá informar por escrito el estado de pago de las cotizaciones previsionales devengadas hasta el último día del mes anterior al del despido, adjuntando los comprobantes que lo justifiquen. Si el empleador no hubiere efectuado el integro de dichas cotizaciones previsionales al momento del despido, éste no producirá el efecto de poner término al contrato de trabajo."

Del análisis conjunto de los preceptos legales antes transcritos se infiere, en lo pertinente, que si la relación laboral termina por aplicación de las causales consignadas en los Nºs 4, 5,ó 6 del artículo 159 del Código del Trabajo, vale decir, vencimiento del plazo convenido, conclusión del trabajo o servicio que dio origen al contrato y caso fortuito o fuerza mayor, respectivamente; por cualquiera de las previstas en el artículo 160 o las establecidas en el artículo 161 del mismo Código, esto es, necesidades de la empresa, establecimiento o servicio y desahucio, en su caso, los respectivos ministros de fe, en forma previa a la ratificación del finiquito por parte del trabajador, se encuentran obligados a exigir que el empleador acredite, mediante certificados de los organismos competentes o con las copias de las respectivas planillas de pago, que las cotizaciones para fondos de pensiones, de salud y de seguro de desempleo, si correspondiera, se encuentran debidamente pagadas, hasta el último día del mes anterior al del despido

Se infiere, asimismo, que sin perjuicio de tal requerimiento, en todos los casos anteriores dichos ministros de fe deberán dejar constancia en el respectivo finiquito, que éste no producirá el efecto de poner término al contrato de trabajo si el empleador no hubiere efectuado el pago de las señaladas cotizaciones previsionales.

Al respecto es necesario aclarar que la alusión que en el inciso 5º del señalado artículo 162 se hace a las causales previstas en el artículo anterior, debe entenderse hecha al artículo 161 del Código del Trabajo que regula las causales de necesidades de la empresa, establecimiento o servicio y desahucio, atendido que la ley 19.759, que modificó diversos preceptos del Código del Trabajo y que entró en vigencia el 1º.12.01 introdujo un artículo 161 bis nuevo, no efectuándose en el texto del inciso quinto del señalado artículo 162, la adecuación correspondiente.

Ahora bien, con el objeto de resolver fundadamente la consulta que nos ocupa, este Servicio, a través del oficio Nº 1159, de 17.03.04, solicitó un pronunciamiento a la Superintendencia de Seguridad Social, en orden a precisar lo que debe entenderse por la expresión " organismos competentes" para los efectos del inciso 3º del artículo 177 del Código del Trabajo, la cual tuvo a bien emitirlo a través del Of. Ord. 15052, de 19.04.04, que, en lo pertinente, señala:

"Mediante el oficio citado en concordancias, a requerimiento de ese Servicio, se concluyó que el nuevo texto del artículo 177 citado, requiere que se acredite el pago de las cotizaciones previsionales que indica y en que el no pago compromete gravemente las perspectivas del trabajador.

"Conforme a lo anterior, las cotizaciones previsionales cuyo pago debe acreditarse son aquellas destinadas a los fondos de pensiones, la cotización para salud común y la del seguro de desempleo.

"Desde ese punto de vista, los organismos competentes para certificar el pago de las cotizaciones previsionales respecto de los fondos de pensiones son las Administradoras de Fondos de Pensiones y el Instituto de Normalización Previsional; en cuanto a la cotización para salud, las Instituciones de Salud Previsional ( ISAPRES) respecto de sus afiliados y para los afiliados a FONASA, el Instituto de Normalización Previsional. Si la empresa de los trabajadores afiliados a FONASA estuvieren adheridos a una CCAF, deberá contarse con la certificación del 6,4% en el INP y del 0,6% a la respectiva CCAF.

" La cotización para el seguro de desempleo deberá emitirla la Administradora de Fondos de Cesantía Chile S. A. ( AFC Chile)

De esta suerte, analizada la presente consulta a la luz de la disposición legal citada y de lo informado por la Superintendencia de Seguridad Social en el oficio precitado, preciso es convenir que las Cajas de Compensación de Asignación Familiar no constituyen organismos competentes para los efectos previstos en el inciso 3º del artículo 177, salvo en cuanto a la cotización del 0,6% de salud de los trabajadores afiliados a Fonasa y adheridos a alguna de dichas entidades y por lo tanto, a excepción de esta última situación, las certificaciones que sobre el integro de cotizaciones previsionales emiten dichos organismos no constituyen documentos idóneos para acreditar al ministro de fe, ante quien se ratifica un finiquito de un trabajador despedido por alguna de las causales de término de contrato indicados en párrafos precedentes, el pago de aquellas que dicha disposición indica y por el período allí señalado.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:

1)Las certificaciones que sobre integro de cotizaciones previsionales otorga la Caja de Compensación de Asignación Familiar Los Andes, entidad con la cual la Empresa de Transportes Cometa S.A. mantiene un convenio de pago electrónico de las mismas, resultan válidas para acreditar el cumplimiento de la obligación prevista en el artículo 31, inciso 2º del D.F.L. 2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, en la medida que el respectivo sistema cumpla con los requisitos básicos analizados en el punto 1º del presente informe.

2) Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar no constituyen "organismos competentes" para los efectos previstos en el inciso 3º del artículo 177 del Código del Trabajo, salvo en lo que respecta a la cotización del 0.6% de salud, tratándose de trabajadores afiliados a Fonasa que además estuvieren adheridos a dichos Organismos. Por lo tanto, a excepción de esta última situación, las certificaciones que sobre el integro de cotizaciones previsionales emiten dichos organismos no constituyen documentos idóneos para acreditar al ministro de fe, ante quien se ratifica un finiquito de un trabajador despedido por alguna de las causales de término de contrato indicados en el cuerpo del presente informe, el pago de aquellas que dicha disposición indica y por el período allí señalado.

Saluda a Ud.,

MARIA ESTER FERES NAZARALA

ABOGADA

DIRECTORA DEL TRABAJO

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